提高高校行政管理效率的途径

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摘要：

对于高校内部行政管理系统来说，提高其管理效率是一项很核心任务。笔者认为：提高高校行政管理效率的主要途径：一是明确认识教育行政管理对象，矫正对其认识；二是合理完善高校行政组织管理机制；三是提高高校行政管理人员综合素质。

关键词：高校 行政管理 效率 探究

一、明确管理对象，矫正对其认识

管理制度是为管理对象而建立，它的建立内容与管理对象密切相关。只有明确认识到管理对象的各方面特点和需求，并根据该对象自身需要采取相应的管理措施，才能使行政管理工作开展得收放自如，这样管理工作才事半功倍。高校行政管理主要体现在对于教学科研、党政工团、教学辅导、校办企业、对外科研服务等行政管理中，所以行政管理是一项复杂繁重的工作，其管理对象也涉及到不同职位的成员，在此主要将其管理对象分成大类作分析。

1.教师。

师者，“传道授业解惑也”，教师是一项非常体面又受人尊重的职业，作为教师应该严格规范自己的言行举止，立身作则，为学生做好榜样，这就要求教师在专业素质方面、思想道德方面、职业素养方面有较高的能力和觉悟。所以，管理教师这项工作必须由专业管理人员依照遵循教学规律的方式进行。

2.学生。

学生高校是接受教育的主体，高校的一切管理措施的最终目的都是为了更好地服务于受教育者。高校学生经过层层考试选拔最后升入高等学府，认知、处理事物的能力相对较高，更能适应和接受新事物、新思想，行政管理工作者应及时观察学生们的思想动向，在秉承“学术自由”的规则下，适时采取措施指引和矫正学生心态，以防其走向偏激或极端。另外，“世界上没有两片完全相同的树叶”，学生们的天性、背景、经历、生活环境等不尽相同，另外高校学生学历也分为本科生、硕士生、博士生等，所以每个学生都有自身特殊的地方，教育行政管理者需要因材施教、分门别类地制定制度来规范和督导学生，这样管理方法与学生问题相匹配，可以提高管理效率。

3.教辅人员。

也称教导辅助人员，如在图书馆工作人员，相对教师和学生，教辅人员的所占比例较小，但由于其中人员来源复杂，可能是普通职工，可能是教师，可能是退休干部，也可能是其他职位人员，对于这种职位的群体，可以根据他们共同特点设立相应管理办法。

4.行政干部。

行政干部人员也较少，其主要任务是接受有关上级部门领导的指示，对学生日常学习生活进行管理，属于行政教育体系中的指导人和决策人。

5.后勤职工。

这一职业群体成员主要来源于有关企业干部和普通职工，所以对于这一职位成员的管理方法与其他略有不同，随着实践的推移，企业化管理将逐渐进入高校行政管理体系。以上各层次人员构成了高校行政管理的结构，其中级别层次是：党委书记和校长属于学校相互独立的最高管理级别，都直接对学校的各主管领导进行任命和管理，学校各主管领导又直接领导管理各系、处中层级别的行政管理干部，然后处于最下层级别、直接对中层行政管理干部负责的是教研干部、学生、教辅人员、党政干部、企业职工等。这些不同级别的人员可以在不同职位间转换，比如升职、转业、退休等情况，这就要求行政管理人员及时改进和调整行政管理措施，以便适应管理对象各种情形的发生。

二、合理完善教育行政机制

我国高校行政组织指定的规章制度一般都很明确，一般学校里的管理组织分工清楚、管理理性化、领取固定薪水，这种状况导致相应的管理组织存在弊端。应当及时采取措施填补和矫正。

1.避免各自为政，促进分工协作。

学校各个级别层次分明，同一级别和层次人员也互不交流，由此可能导致一些弊端：行政人员官僚化，只知道听从上级命令，指挥下级工作。比如行政系统只会接受上级下发的命令，然后根据命令采取行动，却不顾及教学系统是否实际适用该命令，各体系之间不能相互交流、通融，达不到默契合作、相互支持的境地，甚至有的部门之间相互抵制、排挤，造成不必要损失，大大降低了行政管理效率。解决这一弊端，根据业务开展，需要坚持分工协作这一工作原则，学校组织建设要进行严格分工，并建立有效的调节机制，只有各部门之间相互合作，工作才能有效地进行。

2.避免组织自我膨胀，进行精兵简政。

自我膨胀大多数是组织身不由己的趋势，可能会由于很多种原因造成，比如，新建机构需要纳入成员，基层干部分派到某地实践，部门工作繁忙需要增加职位等。除此之外还可能由于关系和人情等而接受多余的、不必要的成员，甚至因人设职，增加了冗余的人员和机构，也增加了不必要资金支出带来的浪费。最终致使部门走入恶性循环的轨道里，各个部门成员相互推卸责任、无实际作为，为体现其“业绩”，不惜人力、财力，以虚无形式主义开展不必要的工作，不但没有实际效果，还可能会干预到其他人正常工作的进行。对于这种现象，必须严格限制相关机构和部门的设置，提高有关人员进入部门的门槛儿，除去各种不必要的机构和工作人员，精简部门员工。可以通过优胜劣汰、适者留下的方式进行选拔，另外在日常任职期间，应当时常开展教育培训工作，增强员工综合素质和能力。此外，在管理观念和方式上还遗留着封建旧思想，以为既然坐上这一职位即可高枕无忧，日常疏于工作管理，在其位不谋其政，放任自己的懒散，使整体行政管理系统无法形成衔接体系。还有行政管理人员较多，系统庞大，左右推脱，效率不高。加上行政管理人员进入事业编制的“终身制”制度，就使更多人可以终身不劳而获、增加行政管理体系的开支负担。因此，高校应当实行全体员工合同制，遵循“公平竞争、公开招聘、择优聘任、严格考核、按需设岗、和约管理”准则，严格强化岗位聘任和后期考核制度。最后，需要制定各种管理条例和规章制度，以便良性发展高校的行政管理工作，使其有法可依、有据可循。为了提高高校行政管理的民主观念和透明度，学校应当实施开放性的管理工作。可以设立相应的相互约束制度和奖励制度，以便转变员工散漫的工作态度。但是这一切制度又都要围绕一个基本原则设定，那就是“以人为本”，因为所有管理成员：如老师、学生、干部等，都是具有理性和感情的人，采取的措施应当适度，使大家在最佳状态下发挥才能。3.避免职务饱和，激励员工上进心。科层组织结构具有权利分层和职位分类的特点。在科层组织中，级别越高，职位越少，然而因为一般员工的薪资与职位级别挂钩，员工们的奋斗目标是级别晋升。高层管理职位已经饱和，自身按资历排队尚需要一定时间才能升迁，使得下级成员失去了努力进取动力。况且，上级饱和职位人员中还可能存在不称职的人，使得下级成员人心不一，没有工作劲头。这时需要建立“平者让、能者上、庸者下”激励机制，任用好各类人才。

三、提高高校行政管理成员的综合素质

高校行政管理人员承担着学校大大小小的管理，对全校师生和其他工作人员负责，他们自身心理素质、业务知识、政治思想、工作能力、道德修养等高低程度，和他们时间与效率观念的强弱，对于行政管理工作的效率具有直接的影响作用。应当全面调动他们对于工作的积极性，提高全体工作人员的素质和效率。可以通过全面、系统对他们进行职业培训和教育，当员工对于工作的认识达到一定临界点，会越来越热爱教育行业、希望为教育事业做出一些自身的贡献；懂得教育教学应遵循的规律，学会使用科学有效地方法进行管理工作；与时代接轨，适时对管理体系进行改革和创新；熟练操作办公软件，提高获取信息的速度，适应快速发展的信息化社会。高校行政管理体系对整个学校管理系统来说，如同支撑一个人行为的骨架，没有了教育行政管理系统，教育系统将一盘散沙，没有目标和方向，提高行政管理系统的效率对于学校教育与教学工作的顺利进行和快速开展非常重要。综上所述，提高行政管理工作效率，首先清楚认识管理对象特点，然后根据不同需求，制定相应管理措施；合理完善教育行政机制，可以通过促进分工协作、采取精兵简政、避免职务饱和等；另外，通过不断地教育和培训，全面提高行政管理成员综合素质，提高高校行政管理人员管理能力。

参考文献：

[1]龙耀,黄崴.中国高等教育行政研究综述[J]现代大学教育,2011.

[2]周勇军,刘慧宇.关于提高高校行政管理效率的研究[J]教育探索,2011.

[3]黄伟.当前高校行政管理工作中存在的问题及对策[J]中国证券期货,2013.

作者：徐少春 陈建华 单位：南京工业大学艺术设计学院