办公室行政管理精细化研究

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【摘要】办公室行政管理涉及繁杂琐碎的事务，而要想提高工作效率，必须在精心调研、不断总结办公经验的基础上实行精细化管理。精细化管理必须提高思想认识，制定科学制度，制度标准流程，规范管理，增强团队合作意识。

【关键词】办公室；行政管理；精细化

现代管理理念主张管理的精细化。办公室作为一个单位正常运转的重要部门，工作内容繁多、事项复杂，其办公的精细化不仅关系到办公室的工作效率，更关系着整个单位的科学化发展。办公室行政管理的精细化工作必须从思想认识、制度建设、标准化等多方面综合推进。

一、办公室行政管理精细化的意义

对办公室行政进行精细化管理，对于一个单位的发展来说，具有重要意义。一是可以使工作规范化、制度化。通过精细化管理，可以发现以前的工作中存在的不合理现象，从而对问题和工作流程进行梳理，理顺工作关系，更科学地做好各项工作。二是可以有效整合资源，减少办公室人力和物力的浪费，提高工作效率，节约办公成本。三是精细化管理可以有效化解工作中的矛盾，把许多工作提前考虑到位，做好预防工作，这样可以避免后面出现更多的矛盾，增强团队协作意识。

二、办公室行政管理精细化的有效途径

（一）细化与量化相结合。办公室行政管理精细化就是要对办公室工作进行细化和量化。比如，要对办公室工作进行定岗和定责，做到职责明确。定岗就是要对办公室的所有事项进行分类、归纳，根据事物的类别划分出一定的岗位，根据单位的实际情况及规模大小，合理定岗，如资料的撰写等文字性工作为一类、协调组织为一类等，进行资源的优化组合。定责就是针对具体的岗位，明确岗位职责所在，进行明确分工，在此岗位就要承担相应的职责。量化方面主要是指，对制定的岗位和承担的职责要进行量的考核，哪些任务完成了，哪些工作没有做好，都要进行量化考核，以此提高工作效率和工作透明度。

（二）流程化与标准化相结合。办公室行政管理工作有时候会涉及众多部门，诸多环境，对于这些千头万绪的工作，应该怎么样做才能有一个最优的流程，才能做到最合理呢？这就需要对日常工作进行合理的优化和规划，用一个科学的标准来衡量日常工作。科学的流程是精细化的前提。例如，对于办公室文件的管理，从收件到初审分类，到分送到相关领导手中批阅，再到归档等，要有一个科学的流程，让大家知道一个文件流传的主要环节，以及每个环节应该怎么样做。这样就可以减少不必要的中间环节，大大提高工作效率。

三、建立科学的规章制度

制度是进行精细化管理的有效保障，加强制度建设才能把精细化管理真正落到实处。在办公室行政管理的过程中，要不断从实践中总结好的做法、好的思路，然后进行整理和推广，直至形成制度。例如，对于办公室的接待工作，要从精细化的角度着手，对方是什么单位，来访者有多少人，都是什么级别的人来，需要安排哪些接待任务，需要什么人陪同，需要介绍哪方面的工作等都要了解清楚。等到这些工作找到最佳方案后，就要把其上升到制度层面并固定下来，以后只要按照制度具体执行即可。这样既能让接待工作有章可循，又可以提高办事效率，大大优化人员和物质的分配。

四、提高员工的精细化意识

做任何事情都要在思想上加以重视。办公室的管理工作看似简单重复繁杂，但只要认真梳理和总结，还是会有很多可以改进的地方和更好的解决办法。这就需要不断提高员工的精细化意识，从思想上对精细化工作给予重视。首先要意识到进行精细化管理的意义，脑海中要想到精细化对于工作运转和资源合理利用等具有的重要意义。有了意识才能有精细化管理的行动。其次要意识到精细化管理不但与办公室每个人员相关，还应该与单位的每一个人密切相关，树立大局意识。因为办公室精细化工作可以减少很多的耗材，节约很多资源，这些都是集体的，相当于为大家创造了财富。

五、提高员工的团队合作意识

精细化管理不是哪一个人的事情，而是关乎所有办公室工作人员甚至是单位所有职工的切身利益的。因此，精细化工作需要所有人都参与进来，建立立体的精细化管理团队合作网络。大家要聚在一起，为精细化管理出谋划策，一旦找到最优化的措施后，大家要共同遵守，相互支持。此外，办公室工作人员是一个单位对外的窗口，直接关系到单位的形象。因此，工作人员要爱岗敬业、廉洁自律、做好每一个细节，尤其是对外的公文、接待等工作，要把握好每一环节，确保万无一失。

六、结语

精细化管理是办公室行政管理的有效途径。因此，我们要提高思想认识，不断从实践中总结先进经验，把细节问题考虑在前，逐渐调整优化工作流程，形成规范的制度，把精细化作为有效的管理方法。

【参考文献】

[1]肖慧敏.论精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].商业经济,2013(04).

[2]段绍斌.办公室精细化管理模式的应用分析[J].办公室业务,2013(22).

[3]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程,2013(34).

作者：1肖彤 2熊兰 3王维子 单位：1湖南省中医药研究院 2湖南中医药大学第二附属医院 3湖南省中医药研究院