行政审批档案信息化建设研究

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【摘要】本文论述了行政审批档案管理工作。提出加快行政审批电子档案信息化建设，改善档案信息化基础设施建设，提升行政审批档案管理水平。

【关键词】行政审批；规范档案管理；信息化建设

行政审批是根据法律规定的条件，由实际执法部门来审核是否符合条件的行为。在行政审批过程中，形成的大量具有保存价值的文字、图表、声像等形式的原始档案记录，它不仅是行政机关及其执法人员总结和研究行政许可案例的主要对象，同时也是复议机关和审判机关判断行政许可决定是否合法，能否成立的重要依据。如何做好行政审批档案的有序管理，进一步规范行政审批档案的收集、整理、立卷、归档和保管，按照档案立卷格式完成电子文件管理归档、档案定期移交等工作，成为推进政府行政管理标准化、制度化、规范化的重要课题。

一、规范行政审批档案管理

行政审批中形成的的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史档案记录，是政府行政管理部门无形资产中最宝贵的财富。在接到服务对象申请材料后，应依据行政审批规定，对当场能够办结的行政审批事项和审批服务事项，在其申请材料登记整理后，申请人和办件人签字、盖章，窗口要妥善保管，并负责归档整理工作。对当场不能办结的审批及服务事项，窗口工作人员应对申请材料进行核准，封入档案袋中，由主管部门指定人员将文件档案取回。对需联合审批的事项，由窗口工作人员负责将有关送审档案材料转交或分送联合审批部门。规范窗口工作人员和审批部门工作人员在接、取送审档案材料时，认真履行转接件登记手续，注明取件时间、取件人、经手人等事项。在审批档案材料流转过程中，要求保证受理材料完整性、保密性、无掉页、无损毁现象，确保各类文件档案在运转过程中不丢失。对已经办结的批件及档案资料进行统一整理、分类、排序、盖章、装订，保证资料齐全，目录清晰，管理规范，方便日常查阅。只有强化规范档案管理流程，才能促进档案管理水平上一新的台阶。通过一系列的管理举措及制订完善档案管理制度，逐步完善了“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标。

二、加快行政审批电子档案信息化建设

行政审批档案信息化建设是当前和今后一个时期推进政府行政管理标准化的一项重点工作。通过加快行政审批电子档案信息化建设，把行政审批档案信息由原有传统的纸质文件、声像档案资料等介质文件，通过数据库、高速扫描等先进技术手段，系统组织成具有有序结构的电子档案信息库。再将这种原生的、独有的、不可替代的行政审批电子档案信息资源充分利用，变成电子政务信息公开不可缺少的重要公共信息资源，达到行政审批“公正、公开、公平”的目的。由于行政审批信息系统具有封闭性和不兼容性，导致了电子政务信息公开数据并未完全实现网络整合与全部链接。只有把行政审批档案信息化建设和电子政务信息公开建设有机地融合，才能稳步推进政务信息公开建设协调持续地发展。利用行政审批综合信息管理服务系统再造，全方位、多角度地将行政审批档案信息公开，让行政权力在阳光下运行，让社会公众进一步了解送审材料规定、相关法律法规、办件流程等事项，方便企事业单位的查阅，提高行政审批的时效及工作效率。建立网上行政审批全流程，设置电子报件端口。由原有的面对面办公，发展成为背靠背办公，将纸质档案向电子档案转型，从而推进行政审批档案信息化建设，具有现实的重要意义。

三、改善档案信息化基础设施建设

档案信息化的基础设施建设是档案事业发展的前提和趋势,同时行政审批电子档案信息化建设又是政务信息公开建设的一个重要组成部分，它主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。随着行政审批模式的变化以及公众对行政审批质量和效率要求越来越高，现有的信息系统在一定程度上已经不能满足实际业务审批、行业管理和数据分析的需要，急需建立一个网上虚拟行政审批管理平台，设置网上电子申报端口，实现纸质申报向电子申报的过渡，进一步改进和完善了电子档案的功能，使其记录内容全面、客观、动态。将行政审批全过程形成的档案信息资料依托电子政务平台，公布案件内容、办理程序、承诺时间、监督渠道和结果公示，让权力在阳光下运行，接收社会公众的监督。通过对行政审批电子档案的内容进一步丰富和扩大，使其具有的功能更加适合政府政务信息公开和社会公众的需求。才能更好地为企事业单位、办事群众及社会各界提供优质、透明、高效的服务。

四、提升行政审批档案管理水平

当今社会是一个高速发展的信息时代，新情况、新知识、新问题不断涌现，窗口工作人员同样面临“能力提升”和“业务恐慌”的问题，只有通过不断的继续教育培训，来学习新知识，掌握新本领，开阔新思路，才能更好地为人民服务。同时，档案管理又是行政审批工作的一项重要环节，在材料送审阶段就规范管理档案信息，建立行政审批档案规范管理机制，落实人员负责制、评审监督等保障措施，明确送审参与单位对文件材料形成、归档的职责和质量要求，建立健全报审材料档案管理网络。同时各级领导特别是窗口单位负责人要树立对档案管理的认识和法制观念，深刻了解档案的重要性和潜在价值，充分意识到档案工作是行政审批项目工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理工作的好坏是窗口单位业务管理的体现。窗口工作人员要本着做什么学什么、缺什么学什么的基本原则，严格围绕档案工作人员最想解决的问题、最想学到的知识、最想掌握的技术，提升窗口综合服务能力，应当持续健全现有继续教育与岗位教育的培训方式，形成一种能够有效提升档案工作人员创新能力与工作能力的培训体系，从而提升档案管理工作的水平。

作者:韩辉 单位:吉林省测绘地理信息局管理信息中心