企业办公室行政管理工作研究

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摘要：新时期的企事业单位发展中，办公室行政管理工作任重道远，复杂且重要，为了完善此方面的工作，应当强化团队观念，注重团队建设的等等，不断加强制度建设，完善自身发展，从而推动所在企业快速进步。本文重点分析企业办公室行政管理工作中存在的矛盾及处理对策。

关键词：企业；行政管理；办公室

当前企业发展中，单位工作的正常运转离不开办公室行政管理工作的支持，新时期，社会各个阶层发势头迅猛，进步较快，显然对于各方面的工作提出了更高的要求，而企业中的办公室工作具备了工作量大、繁杂以及点多面广等特征，亟待提高其工作效率，促进其自身职能的更高效发挥，去完善工作机制等等，凸显自己的价值和关键性作用，这对于企业的更快速发展有着很重要的现实意义。

一、企业办公室行政管理中的矛盾

1.主动和被动的矛盾。基于其服务性职能的原因，使得办公室工作具备了被动性，但同时，为了完善和做好办公室工作，势必要积极去发挥主动性，转变被动为主动，应当主动着手却解决工作及相应任务，而非消极等待，对于非确定性工作，诸如应急、突发事件，则应当忙而不乱，具备高超的应变能力，想领导之所想，预先考虑到可能会出现的问题，适应领导的工作思路，主动做好超前服务，完善自己的工作。

2.大局和小局的矛盾。作为新时期企业内部的综合部门，办公室在服务性上体现出了与其他部门的区别，基于此，新时期的办公室工作的出发点和落脚点，无疑成为了服从大局和服务小局，这就需要其灵活协调，使得出现部门工作与企业整体工作发生矛盾时，抑或是对应的大局工作与小局工作矛盾时，应当整合处理，促使小局服从大局和整体，在此前提下，又不忘做好小局工作，这样才能真正促进企业的发展和全面进步。

3.“过”与“不过”的矛盾。办公室工作开展中，需要履行出谋划策的职责，为领导出主意当参谋，但同时应当注意细节方面应把握好“度”，掌控一定的界限，特别是在领导决策方面，作为新时期的办公室，应当注意不能缺位，淡然也不能越位，应当知晓自己的辅助和从属地位，替领导分忧解难，成为领导的智囊团，为其提供尽可能多的资料，从而帮助其进行决策，积极谏言，但注意不可越俎代庖，体现自己的辅助价值。

二、企业办公室行政管理工作中矛盾的处理对策

综合看来，新时期的企事业单位发展中，为了更好地发挥办公室的整体功能，体现其关键性作用，积极努力地去提高办公室人员的整体素质必不可少，在此前提下，应当结合工作的设施，逐渐培养起良好的工作作风的，善于思考，和领会领导的意思，做到忠于职守，乐于奉献等，促进所在企事业单位的更高效发展。

1.完善办公室工作管理制度，明确分工。企业办公室工作水平的提升离不开完善的企业办公室工作管理制度支持，因此，邀请专业的管理专家及人才共同制定全国统一且适用性比较强的企业办公室工作管理制度，该制度在责任分工上要做出明确的规定，明确每个工作人员的职责，即权利与义务，并且在企业内部制定详细的相互监督机制，督促每个工作人员提升自身的服务水平，保障每个环节的服务质量，便可以有效的提升整个企业办公室工作水平。另外，在、构建并完善科学的企业办公室工作管理制度之前，要对企业发展要求及员工的内在要求做详细的调查，保障制度的制定是保障企业及员工的双方利益，从而提升员工对企业的向心力及归属感，促使员工保持亲和的态度、饱满的热情投入到服务工作中，减少服务差错，从而全面的提升企业办公室工作水平。除此之外，根据企业的发展状态，及时的调整现有的企业办公室工作管理制度，保持与时俱进的发展态势，注入可持续发展因素，从而有效的保障企业办公室水平提升的持续性。

2.敢于面对问题，增强服务意识。作为当前发展环境下的办公室行政管理人员，应当对工作认负责，并确保于繁杂的事物中能时刻保持头脑清醒，能分清主次，对于日常事务应当及时完善地处理好，讲究原则性、规范性，勇于奉献，并能敢于吃苦，保持对工作的认知度和严谨性，去力求所负责工作的尽善尽美，对于自身，更应严格用各种纪律和规章制度进行要求，事无巨细，不论大事小事，都应积极认真地去对待，及时完善，不错办，更不漏办等等，完善负责的行政管理工作。

3.完善自身，适应办公室工作需求。事物都具有发展的特征，办公室行政管理工作也不例外，基于其工作面广，综合性强等特征，使得在工作的开展过程中，行政管理人员对于日常事务要能高效地处理，在此前提下，应当始终保持良好的工作心态，积极去做好辅助领导的工作，工作的过程中，逐渐去探索做好行政事务工作的新路子，逐渐完善自身，提高自身素质，于被动服务中寻找主动，积极学习研究新知识和问题，使自身更节能满足新时期的办公室工作需求。

4.强化团队观念，注重团队建设。企事业单位中，办公室工作虽有分工，职责各异，显然这种情况下仅依靠个人不能够去完善所有的工作，所以在工作的完成方面，需要更多地依靠群体的力量，也就是应当逐渐强化团队建设，保证办公室的整体合力，最大限度地去发挥其潜力，做到工作分工不分家，多进行有益的沟通交流，取长补短，不断完善本职工作，同时本着共同进步，集思广益的理念，去做好与其他同时的协调衔接，促使的工作的质量和效率得到提高。

5.提高智力服务水平，增强服务主动性。当前发展的大背景下，“服务”贯穿了办公室日常行政管理工作的始终，基于此，为了更适应所在企事业单位的发展要求，提高智力服务水平必不可少。具体实施环节，应当模拟领导想问题，对于其问题能做到辩证分析，更高效地为领导服务，树立时间观念，使得对应工作及服务的展开能有较高的效率，加强工作的系统性和预见性等。此外，应当有效增强服务的主动性，对于各项工作的具体情况，应当主动了解，督查落实，并完善主动追踪过程，对于问题应及时反映，主动分析等等，规范化化办公室行政管理工作；最后，应加强制度建设，促使相应工作被纳入规范化轨道，改进办公条件，向办公信息化方向发展等等，全方位促使办公室行政工作效率得到提升。其中可以通过各种各样的方式，增强企业办公室工作人员的服务意识和服务能力，如：（1）开设综合素质培训班，要求工作人员定期的学习，更新自身的理论知识，并且在培训的过程中，多采取情景模拟的方式，人工作人员换位思考，扮演服务对象，站在服务对象的立场来看待自身的服务态度、服务能力和所产生的效果等，在情景模拟教育法中，使得企业办公室工作人员潜移默化的提升自身的服务意识和服务能力。（2）企业内部创建动态学习平台，利用先进的互联网技术，与工作人员保持密切的联系，及时的了解并且掌握工作人员的工作压力、工作状态、综合素质提升水平等，根据工作人员的综合能力，及时的调整工作岗位，实现人才的最优化，从而全面的提升企业办公室工作水平。

三、结语

行政办公室集事务处理、文件运转、信息传递、内部监督等工作于一身，具有较强的综合性服务功能，发挥着“上传下达”的作用，新时期发展中，作为机关企业单位的综合行政管理部门，办公室存在的意义和价值极大，构成了整个部门工作运行的中枢，为了全面促进企业的发展，提高其工作效率，势必要提高办公室行政效能，然而，目前，我国企业行政办公室的社会形象及工作水平受到社会各界的质疑，如何提升我国企业行政办公室工作水平，维护其良好的社会形象已经成为行政办公室工作改革的重点任务。针对此，本文从办公室工作需处理的三个矛盾出发，积极探讨了提高办公室行政管理工作效率的对策，以供参考。

参考文献：

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作者：张睿 单位：南开大学