远程教育档案管理的探讨

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一、远程教育档案管理的难点探析

第一，远程教育体制中对档案管理的投人较少。随着信息网络技术的普及发展，档案信息的电子化发展已经成为必然趋势，对远程教育工作而言，实现电子化的档案管理更是极为必要。但是从当前的操作现实看，一些院校的通信基础设施较为薄弱，没有独立的电子档案管理室，档案管理仍然过多地依赖人工操作，无论是从管理平台还是信息储备上都未能实现档案的信息化管理。导致这些问题产生的一个雇接原因就是在档案管理工作上的投人较少，资金投人不足，导致没有能力更换新的设备与操作系统，电子档案没有很好地建立，纸质档案容易遗失、遗漏，档案管理中的随意性使得许多远程教育学生的学籍档案信息丢失，不利于学生学籍档案的完整管理和规范管理那。

第二，学籍档案管理的相关理论不足。在现行教育体制中，任何一项管理工作的开展都需要相应的理论知识做基础。而理论研究和准备的不足，正是当前远程教育档案管理工作暴露出来的一个重要问题。远程教育，受制于自身特殊的教育形式，在办学形式与办学机制上与普通学校有鲜明区别，这就导致普通学校档案管理工作的相关理沦无法在远程教育工作中得到运用，特别是涉及电子档案信息的安全胜、学籍档案的数字化管理等方面的问题时，理论准备不够充足，无法解决当前现实工作中遇到的各种难题。理论研究的欠缺，直接导致档案管理的水平难以提升。

第三，远程教育的档案管理效率偏低。远程教育的档案管理工作有着较强的特殊性，我们以广播电视大学为例，所采用的档案信息管理流程就是层层上报的形式。也就是叭市级、省级到中央分级上报，这种上报模式由于中间环节多，涉及的人工力量较多，又缺乏统一有效的操作规程和操作指南，在具体工作中很容易出现档案信息遗失，纸质档案信息上报麻烦、工作效率低等问题。这种情况，与远程教育本身的便捷胜相背离，给办学单位带来了人力负担和成本负担，容易造成不必要的麻烦。

第四，学籍管理数字化面临的网络安全问题。信息社会，安全问题已经成为一个公众普遍重视的问题。学籍档案自身的私密性更是对信息网络的安全指数提出了更高的要求。但是在当前，针对档案管理的安全防范技术玲不突出。存在潜在的网络安全问题，有的档案缺乏保密措施轻易被人打开，有的档案密码被人破泽导致信息泄露。在网络信息时代，网络安全成为档案管理工作面临的一项重要挑战。

二、远程教育档案管理的完善策略分析

第一，加强学籍档素管理队伍建设。远程教育学籍档案管理难度大，管理的现代化刘管理人员素质的要求也日益提高，必须专兼职相结合加强学籍档案管理队伍建设。一是要培养和培训高素质的专职管〕酬、员，要全面提高管理人员的责任意识、大局意识、服务意识，增强其专业知识和现代化的管理技能二二是要切实搞好兼职管理队伍的建i妥，学校应明确兼职档案员在学校工作中的地位，就其职责、考核、奖罚、培习、职务晋升等方面作出具体现定，以充分调动他们的积极性。三是要建立管理学籍档案管理人才的有效机制，通过激励、培训和引进的方式培养造就学籍档案管卫盯丁面的专才阳。

第二，完善学籍档案管理平台和理论研究。学籍档案的管理，其规范化的发展必须依赖一个健全合理的管理平台。档案管理的现代化发展，对信息数字设备的要求越来越高，既要求合格的硬件设备，也要求有与之相对应的软件操作管理系统和熟练的操作管理人员。所以远程教育必须要有足够的投人，不仅要重视中央以及省级档案管理系统的市县级的基层档案管理平台也要重视，尽可能实现整个系统内部的操作整i乍蛇」一，减少信息传递的环节，避免造成信息传递的延误和遗漏。除此以外，由于远程教育的特殊性，普通学校档案管理〔作的相关理沦无法在远程教育工作中得到运用，在现时期，我们必须针对远程教育的特质，对电子学籍档案管理的相关理论进行探究，例如电子档案信息的安全性、学籍档案的数字化管理等方面的问题，加强〕戮仑研究和各项调研工作的开展，解决各种理论难题，提升档案管理的水平。

第三，加强学籍档案管理的法制化和标准化。档案管理在我国有专门的法{约:以现定，因为档案信息的私密性涉及学生的个人隐私权，对公民个仪以及整个社会赊定都会产生重要影响。所以在档案管理操作过程中，我们必项重视法律精神的学习和法律概念的融人。远程教育学籍管理人员要熟知《中华人民共和国档案法》和育玲的政策法规和标准，加大档案法规的宣传教育力度，使大家认识到档案管理的重要性和严肃性。要加快研究和制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和网上安全、网络建i量与管理等方面的规章，形成高效的档案爽文字化管理建设的激励与约束机制，特别是要加强网上信息安全机制建投，推动档案数字化建设的有序进行刚。

第四，提高学籍档案资料的利用率。远程教育档案管理，除了管理工作的需要外，其重要目的还是青手些涅档案材料能够被有效利用，特别是电子信息档案，能够更加方便地被查阅和使用，能有效地被利用在现实生活中。远程教育学籍档案管理仪员要树立服务育人意识，明确服务的目的，改善服务态度，急用者之所急，想用者之所想，敢于开动脑筋研究新情况，解决新问题。各级管理人员都应该积极解决每一级管理问题，及时周到地为大家提供各不信息咨询服务。要促进多途径、多形式的档案利用，包括接待查阅、档案外借、开具证明、咨询服务等工作。通过努力提高档案的利用率，提高人们对档案重要性的认识，从而赢得领导和各部门对档案工作的支持。

作者：王少丽 单位：北京理工大学远程教育学院