通信企业会计档案电子化管理模式构建

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【摘要】传统会计档案管理模式已无法适应企业转型升级对会计档案信息的需求，会计档案电子化将助力企业财务管理和领导决策。本文以中国联通河北省分公司会计档案电子化管理实践为例，对会计凭证、会计账簿、会计报表、银行回单等会计档案进行电子化管理。

【关键词】通信企业；会计档案；电子化；管理模式

一、会计档案电子化的必要性

中国联通河北省分公司多年来一直沿用传统的会计档案管理模式，各类会计档案均采用纸质载体打印归档，实行手工编号登记造册。这种档案管理模式存在许多弊端，已不适应企业快速发展需要，迫切需要变革。突出表现在以下几个方面：（一）核算信息量大。由于企业对财务信息多维度需求的增加，会计核算按照公司段、专业、成本中心、科目等九段值进行核算，从多维度为公司提供财务信息支撑。同时，大ERP系统采用“核心+外围”方式构建，以ERP核算系统为核心，同步建设了工程管理、财务报账等子系统，在各子系统、子模块业务处理同时自动生成了大量的会计分录（如营业计费数据（BSS）、物料出入库、资金缴拨、人工成本等），传统的纸质管理模式已经无法完整反映财务信息。（二）管理成本高。会计档案管理主要以纸质载体为主，随着会计资料日益增多，大量的原始凭证、账簿、资产卡片及其他支撑性资料需要打印、整理、装订、归档，多年累积的会计资料占用了大量的库房空间，消耗大量人力、物力、财力，管理成本较高。（三）管理不规范。传统的纸质档案采用“人工分散处理+纸质库房保存+人工查询”的传统模式，存在资料整理立卷难、档案移交慢迟、查询使用效率低等问题，不利于会计档案的规范化管理和及时、准确提供利用。

二、会计档案电子化的基本保障

集团公司大ERP系统上线和云数字档案馆建设为河北联通会计档案电子化奠定了坚实基础。河北联通会计档案电子化的推进得益于中国联通集团公司信息化建设的快速发展。主要包括：（一）大ERP系统上线。集团公司按照“一个集团一副面孔”的系统建设理念，积极推进了大ERP核心系统的建设，实现了OracleERP核心系统与子系统之间的流程对接和信息共享。大ERP核心系统固化了公司业务处理流程、建立了从会计原始凭证（原始发票附件等）、记账凭证（应付发票凭证、应付付款凭证、总账凭证等）、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制逻辑，实现了从获得最初原始凭证到最终形成财务报告全过程的系统化自动化处理。（二）数字档案馆建设。数字档案馆建立起支持各门类、各介质的档案一体化管理平台，实现统一管理流程、统一目录、统一主数据与元数据管理。中国联通全行业性数字档案馆实现了和OA系统的集成。后续在此基础上，建设一级架构的电子档案管理系统，同时实现与联通的其他系统集成，建立会计档案管理、采购档案管理、合同档案管理、工程建设项目档案管理、BSS侧档案等完整的档案系统。公司的财务信息化建设已经实现了规划目标，在信息化技术能力方面具备了实施会计档案电子化管理的条件。

三、会计档案电子化的路径构建

（一）审核会计档案电子化“四性”。1.完整性。会计档案电子化后，原有纸质凭证的审核点与控制点需转移到财务报账系统的电子流程或电子单据，应做到审核和控制的完整不缺失。同时，电子档案系统上线时，需将分散在大ERP系统中的电子档案归集到电子档案系统集中存储。2.安全性。数据审批确认后不允许修改，或修改后需要重新审批。后台数据修复应有严格的审批流程和数据库审计记录。3.相关性。系统内的内部原始凭证、记账凭证、账簿、报表之间相互关联，有完整的逻辑关系。记账凭证根据内部原始凭证和业务单据手工或自动生成，并可追溯；账薄由记账凭证自动生成；报表根据记账凭证和系统内业务数据自动生成。4.合法性。内部原始凭证和业务单据在系统内要有电子审核和审批确认流程，或根据其关联的单据自动生成，不需要人工干预。大ERP系统要保证电子会计档案的安全性、完整性、相关性、合法性，能方便查询以前年度的电子档案，并输出通用电子文档格式的会计凭证、账簿、报表等。避免因管理不善而导致电子档案数据灭失、错乱或无法恢复、无法追溯的风险。对正在使用的大ERP系统软件进行修改（升级）和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、系统升级和硬件更换过程中，要保证电子档案数据的连续和安全性，并由相关人员进行监督。（二）确定会计档案电子化的范围。1.会计凭证。记账凭证（应付发票凭证、应付付款凭证、总账凭证等）以电子化方式保存，不再进行纸质存档；通过报账系统发起并入账的外部原始凭证（原始发票附件等）需和报账单匹配纸质保存，通过报账单条形二维码建立原始凭证与记账凭证之间的关联，依靠信息化手段进行检索调阅；不通过财务报账系统发起并入账的外部原始凭证，需在原始凭证粘贴单上手工标注记账凭证号，按记账凭证编号分类由小到大顺序归档；内部信息系统产生的原始凭证（如出入库单、到货签收单等）以电子化方式保存，通过建立与记账凭证之间的关联，依靠信息化手段进行检索调阅；没有外部原始凭证的报账单不需打印。2.会计账簿（包括总账、日记账、固定资产卡片）。以电子化方式保存，不再进行纸质归档。3.会计报表。以电子化方式保存，不再进行纸质归档。4.银行回单。对已经实现电子化存储的银行回单不再纸质整理和保存，以电子介质保存资金平台支付的电子回单，通过电子回单和记账凭证的关联关系，采用信息化手段进行检索调阅。（三）构建电子会计档案归档操作流程。会计档案的归档在云数字档案馆中分为文件鉴定、整理编目和归档入库三个环节，财务部门负责文件鉴定、整理编目环节，档案部门负责会计档案移交后的归档入库及后续查阅利用工作。1.文件鉴定。财务部门档案员定期（每月、每季度、每年等）对接入云数字档案馆的财务报告及账簿著录项信息及电子附件的准确性、完整性、有效性进行核查。著录项信息大部分由系统自动提取，发现必填著录项空缺或著录项错误，应及时填补或更正。同时，财务办结人员行使兼职档案员权利，依据纸质报账单对电子报账单及凭证进行核查。核查通过后移交下一阶段，为整理编目做准备。2.整理编目。财务部门兼职档案员在云数字档案系统定期进行整理编目工作。对于存在纸质文件的电子文件，须结合纸质内容检查著录项信息及电子附件的准确性、完整性、有效性。对于单套制归档的电子文件，直接对著录项信息及电子附件的合规性进行核查。若发现问题，可直接调整相应内容，亦可退回前一环节由移交人调整。审核通过后，通过生成档号操作赋予电子文件档号。纸质会计档案按“卷”装订后装盒，生成档号后，打印出条码信息，按照规范贴在纸质文件上。根据装具盒的大小选择适量的文件进行装盒，同时在系统中进行维护盒信息和盒内文件的操作，打印、粘贴脊背条，打印卷皮封面和盒内目录，最终完成会计档案的装盒工作。当年形成的纸质会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部门保管一年，隔年6月底前，由财务部门编制会计档案移交清册，移交至档案部门统一保管。所对应电子档案的移交应早于或与纸质档案同时移交，具体时间可根据各地会计档案移交工作计划而定。对于不归档纸质的电子档案，生成档号后即可直接移入下一阶段。中国联通河北省分公司目前实行的是纸质会计档案与所对应的电子档案同时进行移交，移交清册在云数字档案系统中直接生成。3.归档入库。档案部门档案员接收财务部门移交的纸质档案后，消毒上架，完成纸质档案的归档入库工作。同时，在云数字档案系统中为电子档案标定库位号，完成会计电子档案的归档入库。对于不归档纸质的电子档案，直接进行入库确认。归档入库后会计档案的查阅在云数字档案系统中档案著录库进行。

四、应用效果显著

河北联通自2015年推行会计档案电子化以来，取得了显著成效，共归档电子化会计档案11，427，414条，均可进行电子原文查询利用，并于2018年3月获得河北省档案局档案信息化建设全省档案工作实绩突出单位。（一）会计档案电子化满足了会计核算发展的需要。会计档案是记录和反映企业经济业务的原始记录，是企业经营决策的重要参考。会计档案电子化管理把大ERP系统和云数字档案馆系统进行有效集成，将大ERP系统的记账凭证、会计账簿和报表、报账单及审批信息、内部原始凭证、电子银行回单、外部报表及时归集归档到云数字电子档案系统，并建立记账凭证和报账单、电子银行回单、内部原始凭证之间的关联关系，在云数字档案系统平台实现所有会计档案的查询借阅利用，实现会计电子信息的完整展现，有效满足了会计核算发展的需要。（二）会计档案电子化促进了会计档案管理规范化。通过会计档案的电子化管理，解决了会计档案管理中整理难、移交迟、检索难、统计繁琐等问题，推进了会计档案的规范化管理。一是解决整理难问题。在会计档案数量急剧增加的情况下，实现记账凭证、账簿、银行回单等会计资料的电子化“单套制”管理，极大减少了打印、装订、编号、整理等工作量。二是解决管理不规范问题。通过制定会计档案电子化管理办法、全过程职责体系等一系列配套制度，对会计档案的移交、保管、查（借）阅等进行规范，明确财务制单、初核及档案管理员的职责界面，推进会计档案的规范化管理。三是提高查询、利用的效率和准确性。在财政、税务检查、专业审计、专项巡视、纪委办案、工作查考等方面，通过合理授权，利用数字档案馆平台，打破时空界限，自上线以来共提供5937人次，1708360条电子化会计档案的查询利用，大大提高了查询利用的效率和准确性。（三）会计档案电子化有利于公司降本增效。会计档案电子化的实施，初步估算，单“记账凭证”这一项，节省的纸张就在300万张以上，大大减少了传统纸质档案的归档数量，节约了档案实体存放空间和设备设施，降低了企业运营成本，以实际行动践行了绿色低碳可持续发展理念。

【参考文献】

[1]全国档案工作标准化技术委员会.电子文件归档与管理规范：GB/T18894-2002[S].北京：国家档案局,2002.

[2]全国档案工作标准化技术委员会.文书类电子文件元数据方案：GB/T46-2009[S].北京：国家档案局,2009.

[3]胡晓东,杨微,徐秀华.会计档案的电子化发展趋势[J].活力,2010(10):267.

[4]田煜.重大建设项目档案安全性评价与管控研究[J].档案管理,2017(4):58-59.

作者：孟庆竹 单位：中国联通河北省分公司