社会养老保险档案管理强化措施

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摘要：随着我国社会保障制度的完善，加强社会养老保险档案管理的质量已成为一个亟待解决的问题。本文主要分析了加强社会养老保险档案管理的举措，并提出了一系列相应的有效措施，以便为有关方面的工作提供有益的参考和借鉴。

关键词：养老保险；档案管理；措施

随着我国社会经济的飞速发展，社会保险制度不断进行改革，人们对保险事业的认识不断提高，要求加入社会保险的人员逐年扩大，社会养老保险档案数量剧增。然而，由于体制的原因，我国公民个人社会养老保险档案隶属多个管理部门，社会养老保险档案管理工作存在着许多不足，只有不断创新，才能焕发生机，进而适应我国社会保险事业发展的需要。

一、社会养老保险档案的特点

（一）数量庞大

随着我国社会保险制度的改革，参与社会保险的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，导致社会养老保险档案数量庞大。

（二）动态变化

随着个人工作单位的变化，个人的社会养老保险档案也会随着发生关系的转移，另外个人工资的增减的变化也会影响各项社会保险缴费情况，这就导致了社会养老保险档案的动态变化。

（三）以人为本

社会养老保险档案是以人为基本对象来办理的，个人是社会养老保险档案的最基础的形成单位。社会养老保险档案是个人参与社会保险的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。

二、养老保险档案管理的现状分析

（一）法律法规不健全

目前，我国尚无一部与社会养老保险档案管理相关的全国性法律，养老保险档案管理工作主要是依据《规定》以及各地相关部门制定的规章制度进行，而《规定》及各地规章制度属于行政法规，效力低于法律，并存在层次低、稳定性不强的特点。由于权威法律的缺失，使得养老保险统筹层次提升的改革工作难以取得实质性的进展。

（二）缺乏统一的工作标准

《规定》对社会保险各险种业务档案资料的收集、分类、保管期限都作出了规定，但《规定》并未对实际工作中办理业务的参保对象应填写何种表格、提供哪些资料等事项设置统一的标准，使得各地在档案管理工作中往往各行其是。因此，各地在实际工作中的方法大相径庭，有的采用电子表格，有的使用纸质档案，有的则是购买现成的档案软件，这就突显了养老保险档案管理的标准化程度还处于较低水平。

（三）档案意识薄弱

一是社会养老保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（四）缺乏专业的档案管理人员

目前，各地社会养老保险经办机构中缺乏专职的档案管理人员，具备档案管理专业学位的档案管理人员更是微乎其微。在平时的档案归档工作中，各经办机构往往采取抽调人员突击整理的办法，而这些抽调的人员由于缺乏档案管理相关知识，存在应付工作的不负责心态，容易造成档案分类混乱、立卷不合理，进而影响档案的价值。而有的社会养老保险经办机构采取委托当地档案部门整理档案的方法，虽然弥补了档案管理专业知识缺失的问题，但由于档案部门人员对社会养老保险业务缺乏了解，使得档案管理工作仍然存在着局限。

三、加强养老保险档案管理工作的对策

（一）规范档案管理，健全管理制度

社会养老保险相关业务的所有原始资料称之为社会养老保险档案，比如参保人个人的信息账户、养老金的发放资料、缴费资料以及有关业务的书面资料等。社会养老保险档案管理的工作人员和有关部门在分类管理档案时，应当做到高标准、规范化，严要求，并建立健全相关档案管理制度和标准。在管理有关档案时，要严格遵循工作原则，将具有实用性和长远利用价值的资料归档、存档，将能够充分体现企业活动的有效材料完整备案，以满足后期使用和考察的需要。然而，社会养老保险档案的管理并不是将所有资料记录、储存，而是将处在要求之内以及存档范围的具有实际利用价值的有关文件、资料分类整理并存档，具有参考性且非最终定稿的文件是不需要存储的。在明确分类的基础上做好档案归档工作，实现档案管理规范化。此外，档案管理部门要建立健全社会养老保险档案管理制度和标准，要建立能够将所有工作环节包括在内的档案管理制度。以文件的实际来源和自身价值为依据，进一步确定档案管理的具体流程、方式方法、档案资料分类方式等。这些方案的确定要严格遵循《中华人民共和国档案法》等现行法律的规定，以事业单位养老保险的实际状况为主要依据，不断健全档案管理分类制度、档案保密制度和档案存档制度等。在此过程中，要做到每一个档案管理部门都能够严格遵守规章制度，以实现档案管理的规范化和标准化，实现社会养老保险档案的集中管理、规范有序、科学分类等，不断完善我国社会养老保险制度。

（二）积极推进养老保险档案信息化建设

传统的管理模式是工作人员手工收集、整理，工作量大，效率也低下，费时费力信息化对档案工作提出了新的要求，要大力运用当代科技新成果和新手段，提高档案管理工作的效率和水平，以尽快实现档案管理信息化档案管理数字化、信息化是当今经济社会对档案工作的要求，档案管理人员必须熟悉掌握和运用现代科技新成果和新手段，以适应档案管理工作现代化的需要要实现档案工作科学化、现代化、信息化，必须利用计算机操作系统，利用档案管理先进软件程序，建立健全档案电子文档，使用计算机检索档案目录，实现现代化管理，这样既减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率，也为查询档案人员提供了更优质、更快捷的服务。

（三）提高认识，加强领导

加大社会养老保险档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会养老保险档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对社会养老保险档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对社会养老保险档案工作的支持和重视，增强人力和资金投入，切实解决社会养老保险档案工作中存在的资金缺乏、库房紧张、人员不足等现实问题，为建设和完善社会养老保险档案工作创造良好氛围和有利条件。

（四）加强人员培训，提高服务质量

养老保险档案管理是一项科学严谨的工作，要加强档案管理工作，必须建立起一支高素质、专业化的档案管理队伍。首先，对社会养老保险经办机构的工作人员进行培训，提高他们的档案管理水平，增强他们的实际操作技能。其次，加强专职档案管理人员队伍的建设，这些工作人员应该具备良好的职业道德和踏实的专业知识，同时根据他们所作出的贡献给予相应的奖励。通过加强培训，提高相关工作人员的业务素质，将有利于实现养老保险档案管理工作为参保人员服务、为社会服务的目标。

四、加强社会养老保险档案管理的重要意义

(一)有利于实现对参保人切身利益的保护

在社会养老保险档案管理工作中会涉及才到诸多的环节，而且每一个环节都会涉及到参保人的切身利益，所以需要对社会养老保险档案管理工作进行加强。参保人在参保到离退休享受社会保险待遇需要经历较长的一个过程。从参保时填写保险卡和个人详细情况表，然后进行保费的缴纳，缴费基次及养老金发放标准的调整，保险关系的转移和基金的转入转出手续等，这些记载都是个人社会养老保险档案的重要内容，是享受社会保险待遇的重要依据，与参保人的切身利益息息相关，所以需要通过加强社会养老保险档案的管理，从而更好地实现对参保人切身利益的维护。

（二）有利于社会养老保险部门提高业务质量和办事效率

在社会养老保险档案管理工作中，需要通过对档案资料的收集、整理、归档和利用来为社会养老保险档案工作的顺利开展奠定良好的基础。在对社会养老保险档案有序梳理和归纳过程中，可以对已经完成的业务进一步进行总结，并从中归结出经验和教训，从而为下一步工作的开展提供良好的借鉴作用，而且通过对社会养老保险档案的收集和整理，将各项数据进行有效的归纳，从而可以为决策者提供准确的参考依据，确保领导决策的科学性，这不仅有利于业务质量提高，而且对于办事效率的提升也具有极为重要的意义。

五、结束语

综上所述，社会养老保险档案是完整、有效的社会养老保险工作的最原始数据，是保护参保人利益的重要依据。随着我国社会保险工作的全覆盖，参保人数也在逐年递增，社会保险业务档案也越来越多，社会养老保险档案工作也越来越重要。因此，要建立健全社会养老保险档案管理制度，切实提高管理水平，确保我国社会保障制度的完善。

参考文献:

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[2]马启飞.安阳市推动社会养老保险业务档案管理举措探析[J].人才资源开发，2013(04).

[3]刘淑华.浅论我国新型农村养老保险业务档案管理的完善[J].兰台世界，2011(04).

作者：吴增媚 单位：莆田市机关事业单位社会保险中心