农村养老保险档案管理规范化探究

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【摘要】随着新型农村养老保险的深入开展，同时为了和城镇居民养老保险衔接转换，实现我国养老保险制度统一，迫切需要对新型农村养老保险档案进行规范化管理问题研究，解决目前档案管理中存在的各种问题，建立规范化的养老保险档案管理体系。

【关键词】新农保；档案管理；研究

新型农村社会养老保险（以下简称“新农保”），是继农村地区取消农业税、开展农业直补、建立新型农村合作医疗等政策之后农村的又一项重大惠农政策。新型农村社会养老保险制度遵循的是“保基本、广覆盖、有弹性、可持续”的基本原则，根据党的十七大和十七届三中全会精神，国务院决定从2009年起开展新型农村社会养老保险的试点工作，至此，新型农村居民养老保险档案管理工作同步开始建立和开展起来。

一、新农保档案管理规范化的意义

1.有利于维护农村居民的合法权益

实施规范化的新农保档案管理，是保证全体参保农村居民利益的最好保障。农村居民参保新农保，需要提供个人相关证明资料并经审核通过才可参保，需要定期交纳参保费用并留存信息，参保资金合法使用计息并归入相应帐户，养老资金依法支付并核算收支状况，各环节管理均要制定规范化的程序和制度，才能维护参保农村居民的合法权益不受侵害。参保农民的档案信息是证明农民参保、付费并享有养老保险待遇的主要依据，是农村养老保险管理工作的重点，因此，在档案管理全过程中要严格遵照国家相关法律法规和规章制度开展工作，使新农保档案管理有法可依、有据可循，让参保农民放心，令参保农民信服，才能更好地保障全体农民的合法权益。

2.有利于城乡养老保险的统一和公平

开展规范化的新农保档案管理，是建立统一的城乡居民基本养老保险制度的基础和保障。2014年国务院《关于建立统一的城乡居民基本养老保险制度的意见》中提出，到2020年前，全面建成公平、统一、规范的城乡居民养老保险制度。我国三项养老保险制度的衔接合并，首先需要的就是信息资源的整合和完善，还需要详尽的档案信息资料、相似的档案管理方法、一致的档案管理模式以及相同的信息管理系统，这些都有利于城乡养老保险制度的统一。我国三项养老保险制度的同步推进，体现了国家对农村农民的重视，体现了在社会保障面前人人平等，体现了我国社会主义的公平正义。

3.有利于农村养老保险管理工作效率的提升

建立规范化的新农保档案管理，是提高政府管理效率的最好方法。规范化的资料采集收录、资料归纳整理、资料查询利用，大大降低农村基层档案管理的工作难度和强度，提高档案管理工作效率。同时规范化的档案管理工作反过来也促使农村养老保险资金的筹集、分配、使用更加科学合理，形成互相制约互相促进的机制，有利于农村养老保险档案管理整体水平的提高，有利于新型农村养老保险制度的可持续发展。

二、新农保档案管理中存在的问题

1.农村基层档案管理人员重视程度和专业程度不够

农村基层的档案管理工作一直是整个档案管理的薄弱环节，部分地区没有专职的档案管理人员，只是随意的安排人员处理档案工作，重视程度严重不足。个别地区的领导甚至没有档案管理的意识和观念，根本认识不到档案管理的重要性，无视上级部门对档案管理的要求和监管。注重直接利益、眼前利益、短期利益，完全是一种短视行为。对于档案管理这种不能直接创造收益的工作、不能立竿见影看到效果的工作或者认为只有投入没有任何产出的工作放任自流，任其发展。这种不规范的档案管理直接造成对参保人员信息统计不全面、不准确，影响正常养老保险工作的进展，也极大地影响了参保人员的积极性，阻碍了新农保的普及推广。农村地区养老保险档案管理人员专业能力差别很大，专业素质参差不齐。档案管理工作人员不固定，流动性太强，岗位调整频繁，普遍采用兼职人员，即使是专职管理人员也很少具有本专业知识，都是转行过来，缺乏档案专业人才。没有专业人才，很难胜任繁琐复杂的档案管理工作，随着农村养老保险参保人员不断增多，城镇养老保险的接续衔接，档案资料会越来越多，工作会越来越零散，管理难度会越来越大，没有很好的档案管理能力，没有统筹的管理思路，没有规范化的操作方案，档案管理工作只会拖累养老保险进程的推进，阻碍我国社会保障改革的发展。

2.农村养老保险档案资料损毁丢失现象严重

基础设施匮乏，基本办公条件不具备。有些农村地区养老保险机构自身办公场所很简陋，甚至没有独立的办公场所，都是和其他部门合署办公，专门的档案室更不具备，收集的参保人员资料随意放置，没有建档归档，没有整理梳理，损毁丢失现象时有发生。即使有档案室，档案资料摆放整理混乱，没有条理，一旦发生参保人员调入调出，资料变更情况、查询、改动都很困难。由于经常性的翻动查找，有些资料发生损坏，信息被破坏。个别农村地区养老保险档案管理还未完全实现电子化、信息化、网络化，甚至连基本的电脑都不具备，档案管理难度很大，档案信息很容易遗失。保障措施不到位。档案管理部门安全防范意识差，措施不得力，卫生条件不合格，档案资料容易发生受潮、霉变、虫蛀，甚至发生水淹、火灾、腐烂，偶尔还有失窃现象发生，资料受损、毁坏、丢失，造成无法挽回的损失。

3.缺乏统一的档案管理标准和规章制度

目前养老档案管理方法还不一致，管理程序还不明确，管理体系还不健全，管理制度还不规范，各个环节均存在不同程度的问题，致使档案资料管理效率低下。资料是否留存、是否销毁、是否归档、是否分类，农村居民养老保险跨地区转移如何延续，城乡养老保险如何转换，各地档案管理还处于各自管理、各自为政的局面，尚未形成统一的规范化的管理制度。档案管理标准的缺失，缺少相应的档案管理规章制度，就无法进行统一的约束和监管，档案管理的规范化就无法实现。即便很多地区制定了相应的管理标准和规章制度，但实际执行过程中仍然存在很多漏洞，缺乏管理的严谨性、高效性和规范性。管理中任何环节的疏忽和遗漏，都可能影响到参保农民利益，影响到保障资金公平公正的运行。比如，目前比较严重的问题主要体现在对参保农民的信息管理的更新不及时。每年都会有农民参保，每年都会有适龄人群达到补偿标准，也会有一部分逝去的老人，不能按照规章制度定期开展检查和核实，不能及时修改和完善信息，并将造成信息收集的错误，从而影响部分农民的利益和保障资金的分配使用。随着我国老年人越来越多，新农保档案管理难度会越来越大，各种新问题也必将不断出现。

三、提高新农保档案管理规范化的对策

1.加大农村档案管理的宣传教育，提高管理人员的整体素质和能力

对农村基层管理人员加强宣传教育，档案管理绝不是可有可无，让他们认识到档案管理工作的重要性，逐渐建立起日常资料留存归档的习惯，提高日常档案管理的意识，不断提高养老保险档案管理的质量和效率。农村参保人员人数众多，分布广泛，人口流动性大，这些都给养老保险机构带来很大困惑，档案管理起来愈发复杂繁琐，管理难度巨大，所以档案管理工作人员需要有细心认真、一丝不苟、高度负责的态度，看似简单枯燥，实则要求很高，需要农村养老保险机构配备合适人员从事此项工作，不能随意安排。档案管理工作需要有比较固定的专业人员从事，岗位人员调整不能过于频繁，谨慎使用兼职人员。养老机构还要统一对档案从业人员定期进行培训，并对培训效果进行考核，考核合格者方可从事档案管理工作。随着农村养老保险工作的不断深入，档案管理也要与时俱进，跟上养老保险改革的步伐，档案管理要统筹安排、整体梳理、细化分解，做到越来越规范化、专业化。专业人才是养老保险档案管理发展的基础，因此要加大人才培养力度，组建专业人才队伍，提高人才整体素质，为档案管理人才搭建学习交流的平台，共同研讨，共同提高。

2.加强档案管理软硬件建设，保证档案资料的完整

规范化的档案管理需要完善的基础设施作为保障，需要完备的软硬件条件作为基础。县乡村各级养老保险机构均要提供相应的办公区域，配置相应的办公条件，方便档案管理工作的顺利开展。办公场所要科学划分、分区明确，保证各项工作不受干扰。我国已进入大数据时代，先进的档案管理是电子化、信息化、网络化、自动化的结合，农村养老保险档案管理要跟上信息时展的步伐，所以要利用先进的档案管理技术，实现信息资源共享。个人信息个人可以通过网络随时调取查询，信息变动随时监控，使档案管理更加现代化和规范化。各级政府部门必须加大投入，全面采用电子网络化办公，使用统一的养老保险参保软件，整合城镇居民和职工养老保险各种信息资源，共同纳入我国社会保险子系统，为我国“金保工程”建设打好基础，全面提升社会保障各项业务的管理水平。养老保险档案信息关系到全体参保人的利益，必须高度重视，严格管理。档案信息的保存要求很高，无论是纸质版还是电子版档案材料，在保证空气通畅的环境下抓好各方面细节，房间温度湿度控制要适宜，需要做好防火、防盗、防水、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘“八防”措施，电子版资料还要做好备份和日常检查工作，杜绝一切安全隐患，确保档案质量，避免损坏。

3.完善养老保险档案管理规章制度，保证管理方法的科学性

档案管理各地区要遵循统一的管理方法，明确的管理程序，制定完善的规章制度。档案管理的每一个环节都应该有科学的管理方法作为指导，明确的管理程序作为保障，规范的管理制度作为约束，管理人员按照标准管理体系按章办事、依法管理。如建立人员责任制度、收集制度、整理制度、存档制度、保密制度、统计制度、归档制度，等等。县乡村各级工作人员要分工明确，责任到人，制度上墙，按照制定好的工作程序和要求，科学有序的开展各项档案工作。档案管理是一项长期的持续性的复杂繁琐的工作，需要严格按照工作流程和规章制度办事，做到定期更新参保农民信息，及时调整档案归类，工作人员要深入农村基层，掌握参保农民的最新详细信息，相应的及时修改和补充档案资料，保证信息的准确性和时效性。在档案管理规范化的基础上，同时档案管理还要有一定的灵活性，面对复杂的工作要学会化繁为简，在工作中探索新的管理方法和手段，提高档案管理工作效率。新农保经过8年的发展，已经完成了初期建机构、保基本、广覆盖的阶段，进入可持续发展时期，所以必须对新农保进行规范化管理，才能保证和城镇居民养老保险的顺利合并，保证和城镇职工养老保险的衔接有序，最后实现全国养老保险制度的统一。

【参考文献】

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[2]赵敦芳．规范城乡居民养老保险档案管理[J]．中国档案，2015，（9）：40-41．

[3]龙桂珍．完善农民工群体社保档案管理[J]．档案管理，2014，（4）：92-93．

[4]沈加琴．浅谈新形势下如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J]．档案与建设，2013，（8）：67-68．

作者:褚志亮 单位:锦州医科大学