ERP整合全面预算管理研究

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一、前言

全面预算管理是一个融合企业信息系统、战略方向、人性化的现代管理手段，在企业的运营中起着尤为重要的作用，它不仅能帮助企业合理运用资源、明确资金走向和企业发展趋势，还能帮助企业制定并实施有效的战略目标和相应的机制。但是目前的传统全面预算方式还存在着一些弊端，其作用不能较好地在企业实际操作中得以发挥。然而随着科学技术的发展，计算机功能在各领域不断拓展，erp系统逐渐受到人们的青睐。ERP的广泛运用为全面预算管理更加高效、精准提供了有力的技术支持。目前对于全面预算，国外的研究较为全面，主要经过三个阶段：19世纪末20世纪初期，以1911年美国科学家弗雷德里克•泰勒提出的科学管理原理为代表的起源阶段；1930年到1970年，以维恩•刘易斯提出的零基预算为开端的成熟阶段；1980年至今逐渐步入完善阶段。相对于国外的研究，我国的研究起步相对较晚。由于我国在计划经济时代，国家的财政预算控制监督国内企业的经营，因此企业并没有自己相对完整、独立的预算管理体系。20世纪50年代至80年代，企业逐渐开展定额管理，形成核算小组，开展运用责任会计、目标管理、全面质量管理、市场预测等管理方法。90年代后，西方的预算管理方式才逐渐被引入应用，如基础预算、平衡计分卡。对于ERP的研究，国外的研究主要从效率的提高、为管理和控制带来的具体影响、知识管理及与企业的协同性等方面进行研究，如罗宾•波斯顿在2001年提出ERP系统实施后能为企业带来较为明显提高的业绩效益需要三年左右的时间；提牧•马密在2002年指出，ERP系统的实施虽然对管理会计的改变微小，但却可为其安排出大量的时间进行分析工作。我国学者对于ERP的研究主要集中在对ERP的产生、发展、功能、管理思想的介绍及应用过程应关注的问题等，如韩冰（2015）提出实施运用ERP系统时，应做好充分的准备，选择调配合适的时间、软件、组织结构在顺利运用ERP系统中至关重要；姜阳（2013）通过对制造企业会计报表的研究，阐明了在ERP系统下整合企业的对内、对外会计报表的必要性和可行性。

二、传统全面预算管理方式存在的不足

传统方式下编制的预算，由于信息的获取、传递和分享存在一些困难，使得在编制预算时很难对企业现有的资料进行整体融合，如以往年度和当期发生的很难及时进行具体的比较分析；各部门的数据很难与其他部门相结合，这使得预算的编制缺少基础数据的支持，缺乏可操作性。而数据信息的及时性、可用性对预算管理至关重要，这也是传统模式下的全面预算管理存在的不足之处。

（一）采用手工方式编制的全面预算

由于信息不集成，编制者在编制预算时存取信息不够便利且获取量有限，导致编制过程耗费大量人力物力，结果也不够客观全面。同时，手工方式编制的预算周期相对较长，缺乏灵活性，不便于及时管理控制，这使得全面预算管理不能真正发挥其事先计划、事中控制的作用。全面预算管理的初衷是对企业进行全面的管理控制，这要求各部门的数据信息的获取及传递要及时可靠，所涉及的各类项目要完整具体，这就导致了在预算的编制和实施时，企业耗时、耗力、低效，得到的结果却往往不容乐观。

（二）采用电子表格方式编制的全面预算

其原理主要是通过电子表格建立一个数据连接，将各个项目的相关财务数据与其相连接，运用电子表格中的公式处理功能，在已设定好运算模式的表格中，输入或改动相应数据，预算结果便会自动生成。但此类方式预算对于变换多端的市场需求及相应的企业政策缺乏变通性，对于获取所需的基础数据和数据形成后的及时共享也缺乏时效性。以此种方式编制预算时，不仅在信息的采集整理上耗时耗力，在之后的实施运用中，分析计算预算额和实际额的差异时也是一项繁琐、复杂、耗时的工作流程。而由于在采集数据时信息的不集成，电子表格分析的僵硬呆板，往往会导致预算的分析结果出现偏差，降低其可靠性、应用性，同时也大大降低了企业财务人员的工作效率。

（三）采用财务软件方式编制的全面预算

目前应用在国内的多家企业中，相对手工方式和电子表格方式，其具有较强的分析能力和灵活应变能力等优势。同时财务软件可以根据企业的具体情况，设定适应企业各部门项目的具体内容，具有较强的针对性。运用此类方式编制的预算管理，可以对当期的经济业务有较为全面的分析，对企业事后分析帮助较大，但对与经济业务发生前的掌控和事中控制能力很弱。预算管理一个重要的职能是事中控制，这就要求在实施预算管理的过程中，管理者要及时了解掌握各部门预算执行的具体情况，并根据情况及时对企业的经济活动及时、灵活地做出相应的调整。若决策者得不到及时的信息反馈，对企业及市场情况没有明确的认识，可能会导致决策的失误，使企业经济利益受损。传统模式下的预算管理时效性差，这也就失去了其事中控制的主要职能。

三、全面预算管理与ERP整合的作用

（一）确保预算目标与企业目标的一致

ERP系统与全面预算管理的结合，保障了企业顺利开展实施全面预算管理，实现企业整体目标。企业的预算目标应与企业的整体目标相符合，而在实际中，企业往往存在委托现象，使得在日常业务的发生时不可避免地存在一些不必要的人为的资源分割，致使完整的资金链断开。而这种现象会导致与企业目标相违背的经济利益冲突，阻碍全面预算管理目标以及企业整体目标的实现。而ERP系统对信息具有较强的集成性，运用ERP系统可将企业各部门信息有效的结合在一起，将所有数据统一采集归纳，实现信息的及时传递和共享，改善了各部门各自为政的现象，打破了各部门间的界限和障碍，确保了数据来源的单一性、可靠性、规范性，解决了预算管理中信息不对称、不集成的问题，使得各部门之间的配合、沟通更加便利可行，为保证企业顺利实现总体目标提供了有力的保障。

（二）提高预算管理的应变能力

为实现企业经济利益的最大化，管理需要高质高效的进行，因此分析市场的实质需求和企业的价值体系，制定以市场流程为基础的预算更为有效。ERP系统与全面预算管理相结合，利用ERP系统，在集成供销商和客户信息的同时比较分析企业自身的数据信息，分析市场需求，及时调整自身运营及管理。ERP系统及时反映的优势在于，能够最大限度地在高信息、高效率的竞争中，为企业提高应变力及竞争力提供相关信息、决策等支持。

（三）提高了预算编制的可靠性及差异分析的高效性

ERP系统与全面预算管理结合后，ERP系统根据企业的具体情况设定相应的子系统，业务发生时，相关子系统运转工作，存取、形成相关数据信息，并在需要时，相关子系统将其整合，保证了企业在预算编制时获取的基础信息，以及在分析预算额和实际发生额差异中信息的准确性、高效性和全面性。在日常的管理中，管理者也可以通过ERP系统的查询功能，及时获取所需数据，实时了解掌控发生的经济活动，并为其提供准确的数据基础，进而做出有效的实时预算管理方案。

（四）有助于企业预算管理的改革

传统方式下的预算管理能够将供销商、厂商以及最终客户有机结合在一起形成一条便于管理的供应链。ERP系统与全面预算管理相结合，为了充分运用ERP系统的功能，需要对企业的管理系统进行改革，使得原有的管理系统与ERP系统相互适应融合，同时也要满足对子公司及相关关联公司的管理要求。ERP系统的介入可以帮助企业进行管理改革，分析预算管理中的不足并通过ERP系统进行完善，使得企业的的管理体系更加健全，达到财务、业务一体化的完美结合。

四、全面预算管理与ERP整合对预算管理的深远影响

ERP系统在企业的管理中有着不可忽视的地位，通过ERP系统可以有效、迅速地集成企业中有用而又全面的信息，是现代企业管理思想的完美诠释和主流趋势。全面预算管理与ERP系统整合，不仅从根本上改变了预算管理的流程方式，更是对传统预算管理的完善和升华，对企业的实施全面预算管理产生了积极的影响。

（一）使全面预算管理的作用在企业中真正得到运用

全面预算管理与ERP系统相结合，使预算管理由以往的经营活动的终点变成起点，由企业经济运营的整体目标转换为企业经营活动的向导。以预算管理作为企业经营活动的起始点，可以有效地管理控制不必要或不可行的经济业务的发生，提高了企业运营和管理的效率。以预算为导向的企业，预算是决定相关业务是否可以开展的首要标准，所以发生的每项业务都会受到预算严格而积极的限制，为预算管理提供保障。同时，ERP系统下的预算管理，企业所有员工都参与到了企业预算管理中，涉及到其自身部分的预算会反映出其工作情况和工作态度，无疑是一种无形的监督，从而有助于提高员工的工作积极性。将ERP整合，使得全面预算贯穿整个经营活动，发挥其真正的管理监督作用，高效及时地协调各部门经济活动的运转，提高员工工作的积极性，进而为企业创造更多的经济利润。

（二）使企业的内部控制更加有效

良好的内部控制有利于企业管理控制的实施，提高企业的经营绩效。基于预算管理的事先预测和事中控制，在经济业务发生前会受到预算的限制，业务发生时，当预算额与实际发生额出现偏差时，业务会出现停滞。而此时对于相关业务的预算调整，不再像以往一样，简单的由上级领导批准即可继续进行，取而代之的是按照严格的规范，经多级领导审批同意后才可继续操作，进而避免了越权、违规、舞弊现象的发生，实现了预算管理真正的控制职能作用，使得各部门、各级领导严于律己，按规操作，使得内部控制更加有序、有效的进行。

（三）使企业更易实现其总体目标

企业总体利益的最大化是企业经营的最终目标，部门利益最大化不能成为最终目标。由于在实际经营过程中会发生部门行为与企业总体目标的利益冲突问题，为促进企业总体预算目标的实现，企业的预算目标要与企业目标相协调，保持一致。高度集成信息系统———ERP系统，不仅能紧密整合职能部门，加强信息的通畅性，而且可以从中改善管理方案，实现“化多为整”，即将管理的多个工作场所化为一个单独实体进行整体管理。ERP系统具有统一组织、管理的特性，杜绝了部门分工和界限的限制性，在此特性的基础上保证了基础数据来源的唯一性，可以达到所有部门及相关领域共享资源，进而规范了预算控制实施中所需要的数据。在一定程度上，各个部门所存在的信息不对称问题得到了解决，使部门与企业总体的利益冲突问题得到减轻，最终达到企业目标最大化。

五、全面预算管理与ERP整合的措施

企业目标需要根据运营方式、公司战略、具体情况等编制总预算计划，再分解为生产销售、成本费用以及收入利润等具体预算方案。通过将预算具体化，完成各部门的相应目标。预算制定完成后，各部门开始按照预算管理，开展以控制为主的各项工作。虽然通过传统手工的方式也能实现预算管理的制定与实施，但当企业规模较大、日常业务繁杂时，以传统手工方式开展预算管理会出现捉襟见肘的情况，使得企业的预算管理不能顺利进行。

（一）提高企业信息的时效性

企业在执行预算管理时，各部门需及时将具体运行情况反馈给相关部门，相关部门根据实际情况及时地对企业的经济运营、管理实施做出调整。然而传统的预算管理在事中控制中存在不能及时传递和处理信息等缺陷，无法保证预算管理的有效实施，进而可能导致企业利润下降，甚至影响企业做出错误的决策。而利用ERP系统，各项数据会通过ERP系统呈现在一个共同的数据库里，各部门拥有的相应权限可以实现相应数据的实时共享，更好地实现预算管理的事中控制，改善了传统预算方式下缺乏时效性的弊端。

（二）提高企业预算管理的效率

随着企业规模的扩大，业务量增多，企业正面临着大数据时代。企业在编制全面预算时，各项基础数据、历史数据、企业对项目的预期数据等各类数据都需融入其中。但由于数据众多，运用传统方式编制的预算管理会存在信息的不集成、不便存取等问题，导致预算的编制耗时耗力，因此，许多企业并未真正地运用预算管理来实现企业计划。而利用ERP系统，可有效实现信息的集成，获取较为全面的数据，大大提高预算管理的效率及其准确性。

（三）提高企业预算管理的针对性

利用ERP系统，企业的全面预算管理可以更加具体，更有针对性，各部门、项目预算都会有与之相对应的管理子系统对其进行监控，如销售部对应的销售子系统，生产部对应的生产计划子系统，采购部相对应的采购管理子系统，存货对应的库存管理子系统，等等。当某项经济业务发生时，与该业务有关的子系统运转工作，获取并传递信息，预算控制系统对数据进行比较分析，并进行有效的管理控制。因此，与ERP系统相结合的全面预算管理，可以及时地根据其子系统变化，调整完善预算管理的实施，与此同时将调整后的预算及时传递给有关部门，从而形成一个良好的循环管理模式。对于预算执行年度，ERP系统会根据指定时间，综合各子系统数据与期初数据进行比较分析，其他业务子系统中取得预算执行数据，并与期初预算进行对比，分析出现的问题和企业整体生产运营情况。

（四）实现企业全面预算对基础数据的需求

利用ERP系统的会计核算、信息处理等功能可帮助企业在经济业务发生时，完整地记录当期各项业务的相关数据。当编制全面预算时可及时地在ERP系统中获取预算年度的会计数据，并与当期预算数据比较、分析，针对二者的差异，分析原因，进行调整控制，并采取有效的应对措施。在实施预算管理的过程中，信息传递的及时性尤为重要，相关部门根据反馈的信息，对企业的运营管理及方针战略适时调整。若信息反映延缓甚至偏差，不仅会影响企业的经济利益，还可能致使企业做出错误的决策。总之，ERP系统与全面预算管理的整合是企业未来发展的一个重要方向。企业充分合理地运用ERP系统，不仅可以借助计算机管理系统处理传统方式下预算管理繁杂多变的数据，提高工作效率，还可以实现传统模式下无法完成的基础性管理工作，解决了传统预算管理信息的不及时性、不对称性以及管理的低效性等问题。因此，ERP系统与全面预算管理的整合，是提高预算效率及预算可行性的现代化方法，必将为企业顺利有效地实施预算管理提供有力的保障。

作者：仪秀琴 袁溪悦 单位：黑龙江八一农垦大学