浅谈事业单位会计档案规范管理

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摘要：目前各单位的会计档案管理水平和质量参差不齐，尤其是事业单位，因为以前采用的是收付实现制，年度结束以后，以前年度的账务也就不再关注，造成会计档案不完整、缺失的现象。众所周知2016年新修订的《会计档案管理办法》开始执行，那么如何落实好这一制度，正是研究的重点。

关键词：事业单位；会计档案；规范管理

会计档案是单位档案重要组成部分。但在许多单位无论是领导还是财务人员，档案管理意识淡薄，缺乏起码的认识和档案管理基本常识，会计档案管理仍然存在不足和缺陷。这主要表现在以下方面：会计档案管理制度不完善或不落实，会计资料收集不健全，造成原始资料的毁损、缺失。对到期的会计档案未按规定进行鉴定、清理和销毁，造成不必要的浪费。缺乏计算机应用及其他相关的业务知识培训，造成会计档案管理人员业务水平不高。针对上述问题，笔者根据自己常年从事财务管理工作的经验提出如下规范财务档案的措施。

1会计凭证的收集和整理

1．1凭证的分类和审核

会计凭证包括原始凭证，比如发票、订单明细、入库单、出库单、审批单等。会计凭证还包括记账凭证，比如收款凭证、付款凭证、转账凭证。在实际工作中，同一个单位每个会计分管不同的业务，为了准确、高效地做好会计档案管理工作，应该按照具体业务分类分别装订、保管各自的记账凭证。记账凭证一般都是由所使用的财务软件直接打印出来的，规格尺寸都是统一的，只是要注意在打印记账凭证前确保出纳、记账人、审核人、财务主管都签字审核，不能有漏项。对于原始凭证，一定要注意审核其真实性，一般情况下要求报销人提供发票真伪验证结果，对于超过一定金额的发票会计应该到税务局网站进行核实。在审核发票时还要注意发票信息的准确齐全，比如发票抬头是否为单位规范全称，纳税人识别号是否准确等。

1．2凭证的折叠和粘贴

从外部取得的原始凭证规格尺寸都是不同的，那么如何将各种规格的原始凭证折叠规范呢？首先应该将票据按照由小到大依次排序，小的放在最上边。在折叠时，要充分考虑今后翻阅方便，又不会损伤凭证。应该以规范的记账凭证为模板，原始凭证要和记账凭证大小保持完全一致，同时要留出装订位置。对于一些很小的票据，比如出租车票，切忌不可简单的刷上胶水直接粘在记账凭证后面，这样会使装订后的凭证参差不齐，不美观。应该购置与记账凭证大小一致的原始单据粘贴单，每一张小票需按照从上到下、从左到右的顺序依次粘贴，要尽可能的展开但不能超过粘贴单边缘。在粘贴凭证时尽量不用胶棒，时间久了凭证会风干脱落，易造成单据缺失。最好选择胶水，经过整理后单据牢固美观，易装订。

1．3凭证的装订和存档

根据《会计档案管理办法》规定，会计档案定期保管期限按照档案性质分类分别是10年和30年，所以凭证的装订和存档工作是会计档案管理的重中之重。会计档案不同于其他档案，在各种审计检查工作中，会计档案的反复查阅率是相当高的，所以装订凭证是一项非常细致的工作。首先将打印好的记账凭证与粘贴折叠好的原始凭证逐一核对匹配，并按照凭证序号由小到大排列好，装订前要根据经验来确定每册凭证的厚度，每册装订凭证的数量最好是5或10的整数倍，便于日后查阅。如果原始凭证较多会造成整册凭证装订位置过薄，而凭证本身过厚的情况，通常应该在凭证装订位置填充一些大小合适的纸条来保证整本凭证薄厚一致，这样装订好的凭证既美观又牢固，还能避免在以后翻阅过程出现开裂的情况。凭证装订好，需要粘贴与之大小匹配的封面。凭证的封面除了在正面表明单位名称、年份、凭证起止编号、装订人等信息，还要在凭证的侧面填写这些信息，便于今后查询。装订好的凭证需归档保存，通常单位要设有专门的会计档案室，专人管理，借阅档案需登记。

1．4合同的收集和整理

1．4．1合同收集合同是会计档案必不可少的组成部分，由于合同一般都页数较多，有的合同还专门制作了封面进行装订，因此很难将其折叠放在凭证后面。通常合同都需要分次付款，如果装订在首次付款凭证后面，下次付款时还得翻阅以前的凭证，大大降低了工作效率，因此建议合同最好单独保管。合同存档前会计人员要先审阅，确保合同内容完整，符合要求。包括合同签订双方是否盖章，双方法人（授权人）是否签字，合同签订日期是否标明等。

1．4．2建立台账事业单位每年往往都要签订成百上千份合同，如果不加以有效管理，日后查询使用会非常麻烦，而且也容易造成合同的丢失。因此应该建立合同台账。台账内容应包括：合同编号、合同名称、签订时间、对方单位名称、合同总价、每次付款金额及凭证号、经办处室、经办人等信息。

1．4．3合同装订为了更好地做好保存归档工作，应当定期把已经登记入台账的合同按顺序装订成册。在装订合同时首先要对合同进行整理，包括去除夹子、订书钉、装订环，不必要的封面尤其是硬塑料封面等，以便装订出来的合同整齐美观。在装订前还要将对应的合同台账打印出来作为整本合同的目录，每份合同之间建议放置分隔签，以便日后翻阅。装订好的合同需要制作相应的封面，封面应该包括：单位名称、年份、起止合同编号等内容。合同也需归档保存，借阅需登记。

2会计账表的收集和整理

2．1建立会计报表目录

财务报表包含很多内容，各单位应该根据业务情况收集整理会计报表，建议建立相应的报表目录，避免出现漏项的情况。大体来讲会计报表应该包含以下内容：中央财政部门预算表、中央财政部门决算表、政府采购计划表、固定资产投资报表、住房改革支出预算决算报表、企业决算报表、绩效评价报告、统计报表、银行存款余额调节表、银行对账单、非税收入收缴报表、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

2．2收集和装订报表

年度结束后，根据建立好的会计报表目录，逐项收集相关报表。现在普遍存在一种现象，报表一般都是先报送电子版，审核无误后再报送纸版的，因此有些单位经常会忘了打印留存纸质报表，时间久了如果电子数据丢失，就会造成很大损失。因此在报表审核无误后，应该及时打印，相关责任人签字，并加盖公章存档。有的财务报表容易被大家忽视，比如银行对账单。现在的付款方式基本以网银支付为主，纸版对账单平时用处不大，但是年度审计和专项审计还是会要求提供。因此应该定期打印银行对账单，并在年度终了时按账户分别装订成册。

3往来账款资料的收集和整理

3．1建立往来账款台账

事业单位因为以前采用的是收付实现制，因此对以前年度产生的往来款项关注度不够，常年得不到清理，有的单位往来款数千万，甚至上亿元，给国有资产造成大量隐患。很多单位将往来款项的管理全部依赖于会计软件中的供应商管理辅助核算功能，但是有些信息软件无法实现，给以后查阅造成了很大麻烦。因此事业单位需要建立往来款项管理台账，台账的内容应该包括债权（务）单位名称、凭证编号、事项摘要、账面金额、账龄分析、责任人以及其他需要说明的事项。

3．2建立往来账款动态监管系统

往来款项得不到重视的另外一个因素就是，没有进行动态监管。各岗位会计应该定期对往来款项进行分析，联系责任人进行催收或催付，对于确实无法处理的往来款项要说明原因，每年形成往来款项清理报告，确保往来款项管理规范，避免造成国有资产流失问题。

4会计档案的保管和使用

4．1纸质会计档案的保管和使用

现在有的事业单位由于条件限制，没有设立专门的会计档案室，所有会计档案全部由每位会计保管，有不同年度的会计档案由不同会计保管的，也有不同业务的会计档案由各自核算会计自行保管的。在实际工作中，财务部门内部经常会进行会计轮岗，时间久了，会计档案的保管就会出现混乱的状况，给日后查询和使用带来极大不便和安全隐患。更有可能会因为会计退休造成会计档案的丢失。某一事业单位就出现了这一现象，在搬家过程中，找到了由已退休会计保管的20年以前的会计凭证和会计账簿，如果不是搬家那么这些会计凭证很可能会被非财务人员当作废品卖掉，将会给单位财务管理工作造成无法挽回的损失。因此纸质会计档案一定要集中统一管理，为了方便工作，每位会计只保留最近一年的会计档案。在将会计档案转交档案室时，应该制定专门的移交清册，移交人、接收人、财务主管都要签字。会计档案室应该封闭管理，并由专人负责。各单位应当建立《会计档案保管规定》和《会计档案借阅规定》，进一步明确会计档案管理和使用过程中的责任，确保会计档案安全。

4．2电子会计档案的保管

随着计算机在会计工作中运用越来越广泛，电子会计数据越来越多，重要性也越来越突出。因此如何保管好电子会计档案也是各单位应该考虑的问题。对于财务电子账数据，应该定期备份。除了在服务器上备份以外，还要将数据备份输出，按照容灾要求进行异地存放。财务报表数据以及在工作过程中形成的WORD、EXCEL、PPT等格式文件也是会计档案的重要组成部分，对于完整理解年度财务工作有着不可或缺的作用。建议在电脑中建立不同的文件夹分类存放。例如：可建立规章制度、预算申报、预算执行、决算管理、银行对账、统计报表等文件夹，同时在每个文件夹下再按照年度建立文件夹，将相关文件存放在对应的文件夹内。文件的名称建议用规范全称，同时要标明日期，在存放文件时建议要保存最新版文件，避免时间久了无法判断哪一个版本是有效的。总之，会计档案对于总结经济业务工作，配合审计监督，提供相关数据有着重要作用，在日常工作中，单位财务人员以及相关领导要高度重视，将会计档案规范化作为财务管理工作的一项必备任务。

参考文献

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作者：李宏伟 单位：国家无线电监测中心