浅谈会计档案规范化管理

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摘要：推进会计档案规范化管理，能够为企事业单位运营和管理提供可靠的信息支持和保障。本文在分析了会计档案特点、规范化管理内容和现状的基础上，提出了会计档案规范化管理的对策，对提升会计档案规范化管理水平、促进企事业单位可持续发展等，具有积极的现实意义。

关键词：会计档案；管理；规范化

会计档案是企事业等单位在会计核算过程中形成或接收，记录、反映企事业单位经济业务事项及会计核算情况，具有保存价值的文字、图表等形式的会计资料，是国家档案的重要组成部分。会计档案包括各类会计凭证、账簿、财务报表等，也包括利用计算机信息技术形成、传输及存储的电子会计档案。推进会计档案规范化管理，能够为企事业单位运营和管理提供可靠的信息支持和保障。

1会计档案的特点

1.1内容专业性强

与文书档案、基建档案等相比，会计档案的专业性特点明显，即一个会计年度结束后形成的会计凭证、账簿及报表等会计核算专业行为中形成的专业资料。会计档案反映了企事业单位的经济活动过程，通过记账、算账、报账和用账等形式，用各种数字反映企事业单位在日常管理和运行过程中的各种经济活动内容，并为企事业单位的发展提供完整、准确和可靠的经济信息。

1.2资料来源广泛

会计档案业务界面多，来自企事业单位各个组成部门的日常经济活动过程中形成的、反映经济活动过程，涉及会计核算的方方面面。尤其是对于一些大型企事业单位，凡是具有独立会计核算的单位或部门，由于其具有较为独立的经济核算权，实行独立财务收支及经济核算，在经济活动中都会产生大量的会计档案资料。

1.3内容成份稳定

会计档案的内容及种类较多，包含各种会计核算过程中形成或接收，记录企事业单位经济业务事项的各种文字、图表，以及电子会计档案。但构成会计档案的基本成份主要包括会计报表、会计账簿、会计凭证等三个主要方面。成份稳定性是会计档案区别于文书档案、基建档案、人事档案等其他档案的显著特点之一。

1.4管理要求严密

企事业单位会计档案管理有着严密的法律法规和制度性规定和约束。例如《档案法》《保密法》《会计档案管理办法》等。作为会计核算的产物，会计档案与会计核算过程中的各项具体事宜密切相关，无论是会计档案内容，还是会计档案程序，都有着严密性特点。例如，应该是先产生会计凭证，再依据会计凭证填写相应的会计账簿，最后才根据会计账簿编制出相应的会计报表等。从财务收支方面反映企事业单位整个经济活动，前后具有较强的连贯性，一环扣一环，且会计档案中的各种报表数字应与账簿相符，不能脱节。

2会计档案规范化管理的内容

2.1建档规范化

建档规范化是指会计档案管理部门在会计档案资料归档之前，依据会计档案资料的形成规律，严格按照会计材料的形成、积累及质量要求进行规范地分类、建档。为实现会计档案建档规范化，需要严格按照《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》的规定，做好建档前的各项准备工作。单位利用计算机、网络通信信息技术手段管理会计档案，同样需要规范化。

2.2归档规范化

归档是会计资料向会计档案转变的过程。在此过程中，要对会计资料进行实体审查、鉴定及挑选，确认会计资料内容的真实性、完整性，以及是否满足会计档案的现实要求。如根据《会计档案管理办法》，会计凭证、会计账簿、财务会计报表及其他资料均应纳入归档范畴，其中，财务会计报表应包括月、季、半年和年度财务会计报表四类。又如，应同时满足六项要求和条件，“可仅以电子形式保存会计档案”。

2.3利用规范化

作为会计档案管理部门，除了要做好建档和归档环节工作外，还需要加强会计档案承载着的重要信息资源的开发、利用，面向社会，为企事业单位经济活动提供服务。这就要求严格按照会计档案利用特点和实际需要，通过编纂简介、汇编、手册等形式，结合大数据、云计算，以及计算机信息技术的应用等，不断提升会计档案利用的规范化水平。

3会计档案规范化管理现状

3.1会计材料收集不完整

《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》的实施，明确了会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料四大类会计资料归档范围，以及利用计算机、网络通信技术形成的电子会计档案。但其他经济活动所形成的具有保存价值的会计档案资料收集不及时、不完整，如企事业单位工会、食堂等部门形成的会计资料、会计档案移交清册等，忽视了对这些会计资料的收集。

3.2会计资料管理不规范

《会计档案管理办法》第四、五条明确规定了企事业单位会计档案的保管主体及立卷整理、装订的具体要求。例如，企事业单位财务会计部门可保管一个会计年度终了的档案一年，在一年保管期满后应及时编造会计档案案卷目录，并将相关的会计档案案卷目录移交至企事业单位档案管理部门。确需延迟移交的，需经单位档案管理部门同意。但从现实来看，仍然存在会计档案整理不及时、不标准、编号不科学、管理不统一等问题。

3.3会计档案管理制度执行不到位

《会计档案管理办法》对企事业单位会计档案收集、归档、移交、鉴定、销毁等均作出了明确规定，但在实际执行过程中往往并未严格遵照执行。例如，会计档案移交单位档案管理部门后，未及时进行借阅登记，或者登记不完整，造成个别会计档案资料灭失。

4会计档案规范化管理对策

4.1统一管理

企事业单位应成立会计档案管理领导小组，统一组织领导会计档案管理工作。由企事业单位档案管理部门牵头，联合单位会计部门共同做好会计档案管理工作。除了做好日常的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、电子会计资料管理外，尤其要重视“其他会计资料”的收集和管理，如银行对账单、纳税申报表、银行存款余额调节表、会计档案移交/保管/销毁清册等。编纂三份的会计档案案卷目录，两份交由档案管理部门统一保管，一份则交由会计档案管理人员使用，便于后期的规范查找和利用。必要时应设立专门的会计档案管理人员，专司会计档案管理工作。

4.2科学管理

在一个会计年度结束时，应将收集起来的上个年度的会计档案资料，按照《会计档案管理办法》的具体要求和规定，做好会计档案的分类立卷、编目和归档，尤其是要做好会计档案的准确性、完整性、可用性和安全性检查和检测，准确划分会计档案保管期限。还应做好会计档案的鉴定、移交工作，鉴定时应组织单位会计、审计、纪检人员共同参与，移交时列明移交档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号及保管期限等，并由交接双方签名或盖章。确因工作需要，需要推迟移交的，应征得所在单位档案管理部门同意。

4.3细化制度

根据《档案法》《会计法》《保密法》《会计档案管理办法》的相关规定，结合企事业单位自身实际需要，制定《会计档案收集、保管规定》《会计档案鉴定工作规范》《会计档案借阅、利用及销毁细则》《会计档案岗位及人员职责》等若干具体管理制度，并及时组织档案人员、会计工作者，以及其他与会计档案有业务联系的人员学习，确保各项规章制度得到严格贯彻，为会计档案规范化管理提供制度保障。

4.4提升素质

会计档案管理政策性、专业性强，要求高，做好会计档案工作规范化管理离不开一支高素质的专业化人才队伍作为保障。为此，应重点加强财会人员和档案管理人员业务知识的学习，切实提升会计工作及会计档案管理人员的专业素质。一方面，应定期组织相关人员进行业务培训，特别是计算机、大数据、云计算等先进科学技术应用的培训，满足会计电算化及整个会计档案管理规范化的需要。另一方面，应加强会计档案管理人员职业道德培育，使他们树立正确的世界观、人生观和价值观，增强责任意识、纪律意识和规矩意识，严守职业道德，模范遵守各项规定，努力做好本职工作，确保会计档案管理规范化水平不断提升。

参考文献：

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作者：朱雁汾 单位：山西省文水县医疗保险管理服务中心