谈档案管理的缺陷与信息化的优势

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传统的档案一般都是纸质形势的，也是依赖人工管理，那么在日常的管理中，纸质资料对存储环境的要求较高，档案管理人员要经常留意资料是否发霉、发潮，平时还要注意防火、放水。因火灾或水灾造成的档案损坏的例子时常发生，给珍贵资料的管理带来不可挽回的损失，因为纸质资料一般缺乏备份，一旦损坏，没有补救措施。因为纸质对环境的要求较高，每年用于优化环境的费用都非常可观。查阅人在翻看档案的过程中，每次使用对档案来说都是一次损耗，档案使用的时间越长，所受到的损耗越厉害，给档案管理工作带来极大挑战。如果档案馆需要进行搬迁，那么需要极大的人力、物力支撑，而且需要保证档案的有序和不流失也是很有挑战的。如果不搬迁，随着资料的越来越多，现有的空间可能存放不下①。随着办公自动化的应用，传统的档案管理已经很难适应企业的发展需要。企业办公中大量使用信息技术、文档一体化速度不断加快，档案资料由传统的纸质向数字化方向转变。现在很多单位内部信息的传输采用电子邮件而不再使用通告的形势，档案信息化已成为主体趋势，档案信息化建设是档案工作者的新的任务和要求。

一、档案信息化管理的优势

首先，在档案储存方面具有优势。纸质档案需要占据极大的空间资源，归类、整理、维护工作量巨大，需要很多人力资源。而档案信息化后极大节约了空间资源，而且便于整理、归档，在保存方面也很便捷，既减少了资料不必要的流失，又节约了大量的资源和人力。档案信息化后资料存储只需借助硬盘便可完成，而且存储量巨大，相比纸质档案，非常具有优势。

其次，在档案维护方面具有优势。纸质档案后期维护工作量很大，需要对档案进行分类、整理、归档，需要耗费档案管理人员许多的时间、精力。而电子档案在生成后可以实现即时归档，各部门可以通过计算机将档案传与档案管理部门，档案管理人员对档案进行接收，根据相应部门的编码完成归档，操作快捷、高效。而且原始档案遭到破坏后，不像纸质档案无法修复以致形成灾难性破坏，只需通过备份数据即可还原。

再者，查阅非常方便。纸质档案查阅前，需向档案室提出申请，再接到许可后进入档案室进行手动翻查，不可避免地会将原来整齐、有序的档案翻乱，档案管理人员要重新放置、整理。而信息化管理的优势在于互联网上的资源共享，用户可以凭借用户民登录、查阅，或者直接提出在线申请，整个查询过程只需在用户的电脑上完成，而且查的准确、快速，不用档案管理员重新排列图书，节省了大量的经营成本，而且提高了工作效率。

二、档案信息化建设中应注意的问题

（一）强化档案管理意识

对档案管理的意识不够是很多企事业单位共存的问题，没有意识到档案工作的重要性和档案信息化建设的重要意义，从而是信息化建设受阻，进步不大。档案工作者应该加强信息化意识，不要将档案当作历史一样封存，而是进行动态的管理、维护，记录重要的信息，为企事业单位的发展提供历史性依据②。

（二）档案管理的安全性意识要加强

档案信息化建设时一个长期、渐进的过程，但也不要忽视纸质档案的管理和维护，防止信息流失。纸质档案仍然是我们进行信息化建设的基础之一，不可忽视。再者，要保护企事业单位信息系统的安全，养成对数据施行备份的习惯，严防网络病毒的攻击，对查阅权限进行限制，保护企事业单位信息的安全、完整。

作者：寇宁 单位：河北省地质调查院