行政单位固定资产管理流程构建

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摘要：随着行政单位固定资产数量的不断增加和资产总额的不断增长，资产管理工作已成为行政单位财务管理的重要组成部分。国家先后多次发文，提出加强固定资产管理法规建设，有效的提高了行政单位固定资产的管理水平。但由于历史原因以及内外部环境等因素的影响，行政单位的资产管理在资产购置、资产验收登记、资产日常管理、资产处置等方面还存在一系列的问题，有待于进一步的改进。本文结合工作实际，通过案例分析揭示当前行政单位固定资产管理存在的问题，并提出固定资产管理流程的构建措施，为进一步提高我国行政单位的固定资产管理水平提供参考。

关键词:行政单位；固定资产管理；流程

一、引言

随着市场经济的快速发展，行政单位机构改革的不断深化，对行政单位固定资产的管理模式和管理理念提出了更加严格的要求，如何合理的结合现代信息化技术，构建适合自身发展的、科学的固定资产管理流程是行政单位应该重点思考的问题。通过加强对固定资产的管理，提高资产的利用率和保证资产的完整性。然而，通过日常财务管理和督导检查发现，行政单位固定资产的管理还存在很多问题，违规情况屡见不鲜。本文总结了目前行政单位固定资产从购置、验收、登记、入账到盘点等各个环节存在的诸多问题，并以本单位固定资产管理流程的构建为例，通过内部控制建设，实现固定资产管理流程再造，对固定资产进行了有效的控制。

二、固定资产管理存在的问题

（一）固定资产购置存在的问题

1.预算编制不合理。业务处室普遍存在业务经费管理粗放、不能全年统筹规划和使用年初预算安排的业务经费、制定的年度固定资产购置计划缺乏可操作性、临时调整和增加购置支出的情况。2.验收工作不合规。长期以来，很多单位不重视验收工作，没有验收制度加以规范，固定资产验收工作流于形式。主要问题包括：一是固定资产已投入使用，但尚未办理资产验收登记，也没有粘贴资产卡片或资产条形码；二是固定资产已办理验收，但没有将验收单据交给财务人员入账，导致记账不及时、会计凭证不完整；三是验收工作不规范，甚至出现固定资产购置人和验收人为同一人的现象。

（二）固定资产日常管理存在的问题

1.固定资产只管购买和使用，不注重维护及保养，加快了资产损毁速度，影响了资产的使用寿命。2.对固定资产盘点不重视。资产长期不盘点或对资产盘点工作敷衍了事，没有及时处理资产盘盈、盘亏，导致固定资产数据不准确。如有些单位让处室自己盘点内部资产，进行账实核对、账卡核对，缺乏监督机制。

（三）固定资产处置存在的问题

1.资产调拨没有履行相关手续。行政单位之间调拨资产没有办理，不及时办理调拨手续，导致资产产权不清晰。2.擅自转让、处置固定资产。如职工将单位的笔记本电脑带回家中私自使用，将国有资产据为己有，单位资产盘点制度流于形式，没有追究个人责任。

三、固定资产管理存在的问题分析

（一）固定资产购置存在的问题分析

1.预算意识不强。业务处室对预备编制认识不够，或是预算编制随意，有些单位因为信息化程度不高，导致业务处室不掌握以往年度处室的资产购置情况，因此，在预算编制时，没能做到编好编准资产购置预算。2.单位的资产配置论证分析不到位，由于单位没有资产盘点制度，资产管理部门不掌握资产的实际情况，对资产家底不清，因此，没能按照资产购置标准编制预算，导致资产配置过量、超标或不足，影响行政单位职能活动的正常开展。

（二）固定资产日常管理存在的问题分析

1.岗位职责不清晰。很多行政单位采用传统的管理模式，尚未建立完善的内部控制制度，岗位设置不合理，职责不清晰。资产使用人觉得资产的管理和维护是管理部门的责任，管理部门觉得业务处室是资产的使用人，日常的保养应由业务处室负责，工作相互推诿、不作为。如果验收机构职责不清晰、验收人员选择不当，直接导致接收的资产质量不合格，影响资产的使用效果。2.管理制度未完善。有些行政单位没有建立资产领用、内部调剂、借用手续等制度和流程，认为资产日常管理工作做不好没问责、做得好没业绩。资产领用、内部调剂、借用手续不当，造成资源浪费和损失。

（三）固定资产处置存在的问题分析

1.资产处置是固定资产管理的最后一个环节，加上资产处置工作琐碎繁杂，资产残值的价值不高，固定资产处置工作容易被忽视。2.负责资产处置人员素质的影响。很多负责资产处置的人员素质不高，对政策的掌握和理解不全面，导致资产处置有章不循、执法不严。

四、固定资产管理流程构建

以本单位固定资产管理流程的构建为例，通过内部控制建设，实现固定资产管理流程再造，对固定资产进行有效的控制。

（一）设定固定资产的审批权限和流程框架

本单位的资产归口管理处室为办公室，单位先根据实际情况设定固定资产审批权限，包括固定资产购置、调拨、处置的权限,分别明确各个环节应由哪些部门、哪些领导审批。凡是购置的资产达到固定资产条件的，必须遵照以下流程进行操作：各个处室提出配置申请-纳入下年财政预算-财政资金到位批复文件-选择采购通道（包括网上商城、批量采购等）-合同签订-资产验收-资产登记-经费支付。形成业务部门提出资产的购置需求、采购部门执行采购、财务部门负责资金支付的实施体系。

（二）设置固定资产管理各岗位的职责

1.资产使用人。一是负责资产的日常保管与使用，正确使用资产，使其发挥最大的效能；二是保护使用资产的安全，防止资产毁损和丢失。发现资产异常情况及时向处室负责人反映；三是协助办公室组成验收小组，对购置的资产进行验收，并配合办公室及财务处的资产清查、盘点估价等工作。2.处室负责人。一是负责本处室管理及使用资产的安全，防止资产毁损、遗失；二是处室负责人监督本处室的资产使用人管好资产，用好资产；三是负责本处室的资产管理以及与财务处、办公室的沟通事宜。3.办公室。负责固定资产的归口管理工作，内容具体包括：一是负责资产的购置、统计、储存、内部调剂、处置等工作；二是负责资产的保管、日常运行维护；三是负责组织资产的定期盘点清查，定期与财务处核对账务信息，保证账实相符。4.财务处。一是负责固定资产账务结算等工作；二是定期与办公室核对固定资产账，确保账账相符；三是协助办公室进行资产清查盘点工作。

（三）固定资产购置的流程构建

1.提出固定资产购置申请。单位应抓住预算这个“龙头”，强化预算意识。根据财政部门有关资产配置的标准，按照从严控制的原则，合理的配置资产。各处室每年在编制年度预算时，按本处室的实际需要和编制资金的安排提出购置固定资产申请。2.编制单位年度资产采购计划。办公室对各处室提出的配置资产的必要性、是否符合标准以及能否调剂解决等方面提出建议或审核意见，汇总各处室新增资产配置需求的申请，编制本单位的年度资产采购计划，报财务处审核后纳入年度预算。3.实施采购计划。对于经审批纳入采购预算的固定资产需求，由需求处室按照计划提出配置申请，按有关采购控制程序实施资产采购。在预算执行期间，单位不得随意调整或追加资产配置预算。对于未列入年度计划、急需使用的固定资产购置需求，需求处室提出请购申请，并注明预算外购置资产的理由，报送办公室。办公室对配置资产的必要性、资产是否符合配置标准等签署审核意见。任何部门或个人不得擅自购买资产。4.资产验收。单位购置、接收捐赠或是无偿划拨取得等方式取得的固定资产，必须在办理固定资产的验收手续后，方可投入使用。购置的资产由供货商负责安装、调试、试运行。达到验收条件后，办公室负责组织固定资产验收工作，验收小组由资产使用部门、资产管理部门、财务部门共同验收。

（四）固定资产的日常管理流程构建

1.建卡登记。购置资产验收后，办公室应及时办理登记、编号、建立固定资产卡片等操作，将资产信息录入资产管理系统，打印并按要求贴上条形码，同时，打印《资产登记卡》交给财务处入账。因此，固定资产入账需要资产购置申请表、验收报告、资产登记卡三项附件。2.资产内部调剂。办公室要做好固定资产的总体调配工作，做到物尽其用，减少闲置资产，防止国有资产的浪费。本单位内部资产调剂或库存资产可以达到资产配置需求的，经办公室提出内部调剂建议，办公室填写《资产调拨单》，列明资产的名称、编号等，经办公室负责人审批后，由固定资产的调入处室和调出处室签字一致确认后，并在办公室的监督下办理实物移交。3.资产的维修维护。办公室会同资产使用部门加强对资产的日常使用管理，对各类设备要定期检测、保养、确保正常使用。一是计算机及信息化设备和软件出现故障时，相关处室的资产使用保管人应及时通知办公室，联系供应商维修。二是车辆的维修维护。车辆需维修维护的由司机填写《车辆维修申请单》，经车队队长审核、办公室负责人审批后方可维修。4.资产盘点。财务处、办公室、资产使用处室应当至少每年核对一次账目，每年年底进行全面的资产清查盘点，并按规定调整固定资产账务和固定资产卡片。在盘点前，办公室应制定盘点方案，组建盘点小组。盘点方案应明确盘点范围、时间、人员、组织程序、异常情况等事项。盘点小组由办公室、财务处、业务处室人员组成。财务处对盘点的全过程进行监盘，以确保盘点过程的真实性。盘点小组对盘点过程中发现的资产盘盈、盘亏、毁损、丢失、被盗等情况，应及时查明原因，编制《资产盘盈盘亏表》，并完成清查盘点报告，报送单位负责人。

（五）固定资产的处置流程构建

对于闲置或长期不使用的、因机构变动发生使用权变更的、达到报废期限的、盘亏及非正常损失的、其他依照国家规定需要处置的资产，应按规定进行处置。基本流程如下：1.由业务处室填报《资产处置申请表》提出处置申请，处室负责人审核后，报办公室；2.办公室组织鉴定，提出处理意见；3.由办公室联系正规的废品收购商交收废品，废品收购商收到报废资产必须在报废资产移交清单上盖章确认，办公室资产管理员、业务处室资产保管员和财务处人员应在现场证明移交过程；4.将处置收益上缴财政；5.账务处理。

五、结语

综上所述，行政单位构建固定资产管理体系，顺应了国家对行政单位加强固定资产管理的要求。固定资产管理流程体系建设对于提升单位固定资产的管理水平发挥了重要的作用，同时，单位还应组织内部审计部门，定期或不定期的对单位固定资产管理流程的执行情况、关键岗位的设置情况进行监督检查，及时发现固定资产存在的问题并提出改进建议。只有这样，构建的固定资产流程才能扬长避短，既能结合单位的实际情况，又能提高资产的完整性和安全性，防范国有资产流失，最终实现向管理要效益的目标。

参考文献：

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[4]柳尚德.审计视野下行政单位固定资产管理探讨[J].行政事业资产与财务，2016（10）.

[5]吴君.行政单位固定资产管理的思考与对策[J].会计师，2014（13）.

作者：韩晓萃单位：广东省卫生健康委员会政务服务中心