行政单位固定资产管理研究

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自2014年1月1日起，财政部《行政单位会计制度》(财库[2013]218号)开始在行政单位全面施行。新《制度》为适应公共财政管理改革、提高行政单位会计信息质量，增加了固定资产折旧和无形资产摊销的会计核算内容，具体实施办法和时间由财政部另行规定。此项改革必然对行政单位固定资产管理提出了更高要求。行政单位如何能够有效地对固定资产进行规范管理、着力提高固定资产信息质量，已成为新《制度》能否有效实施的关键。关于新制度视角下行政单位固定资产管理，已有专家学者发表过论文，本文试从固定资产内部控制、会计信息质量、资产确认、资产信息化和监督考核等角度，就目前我国行政单位固定资产管理存在的主要问题和成因进行分析，并提出相应的措施和建议。

一、当前行政单位固定资产管理存在的主要问题和成因

1.多数行政单位固定资产管理体制不科学，不符合内部控制的要求

根据《行政事业单位内部控制规范》要求，行政单位固定资产采购、核算、使用、处置等不相容岗位应相互分离，同时应设置资产管理部门，对固定资产(实物资产)实行归口管理。但因我国国有资产管理职能部门从上到下都是财政部门，大部分行政单位出于“机构设置上下衔接”的考虑，也都是把固定资产管理放在财务部门(固定资产采购职能除外)，没有设置或明确资产管理部门，造成固定资产财务核算和实物资产管理(使用、保管、清查、处置等)不分，无法满足内部控制的要求，导致行政单位工作人员容易发生监守自盗的情况。

2.部分行政单位固定资产帐实不符，会计信息失真

按照《行政单位财务规则》规定，每年年终决算前，都要进行固定资产清查盘点，确保固定资产帐实、帐帐相符。由于大部分行政单位都把固定资产管理放在财务部门，而财务部门因人员配备不足、精力有限，且固定资产品种繁多、数量庞大，其主要精力只能放在固定资产财务核算上，固定资产实物管理则处于应付或真空状态，每年的固定资产定期或年终清查盘点只是流于形式，造成固定资产帐实不符，向上级机关和财政部门提供的年度决算会计报表信息严重失真。

3.少数特殊固定资产确认缺乏统一口径，给管理带来难度

财政部在新《制度》中对行政单位固定资产的确认只有原则性规定，没有实施细则和办法。而在实际工作中，行政单位有一些特殊资产，因财政部门或主管部门在确认方面未规定统一口径，各单位会计处理都不一样，给管理带来难度。比如：信息化弱电工程(会议系统、门禁系统、监控系统等)，有设备、布线、软件等，是按系统确认固定资产，还是按具体设备，其他费用分摊后再确认为固定资产；学生用床、办公桌椅和会议室板凳等，价值较低，达不到资产标准，量很大，是否确认为固定资产；监控摄像机和对讲机，价值较高，达到资产标准，但易坏、更新快，是否确认为固定资产，等等。

4.部分行政单位固定资产管理信息化推进不理想，未发挥应有作用

按《行政事业单位内部控制规范》要求，行政单位应建立资产信息管理系统，做好资产的统计、报告、分析工作，实现对资产的动态管理。由于多种原因，目前部分行政单位固定资产信息管理系统推进不理想，发展不平衡。有的行政单位未按财政部门要求，配备专业人员，运用统一的固定资产信息管理系统进行固定资产管理；有的行政单位为了应付财政部门检查和上报资产报表，将财务部门固定资产核算数据临时导入固定资产信息管理系统，平时增加、调配、处置等资产信息都不录入，没有真正运用固定资产信息管理系统；有的行政单位固定资产信息管理系统与财务部门固定资产核算数据不定期核对，造成两套系统固定资产信息数据不一致。

5.行政单位固定资产管理缺乏有效的考核和监督

各级政府和主管部门对于行政单位领导的考核和监督，往往比较单一，只注重对其政绩和业绩方面的考核和监督，而缺乏全面、科学、有效的考核和监督办法。特别是在国有资产管理(主要是固定资产管理)考核方面，由于行政单位固定资产不像企业那样计提折旧、影响经济效益，管理得好不好，对行政单位政绩和业绩无足轻重，故在各级政府考核内容上此项指标不占重要位置，有的甚至都不列入考核内容，与此相应的监督也就更谈不上。这就容易导致一些行政单位领导干部在固定资产管理上，比较随意、松懈，资产想要就要，想卖就卖。有的为了急功近利，指使行政单位固定资产管理工作人员徇私枉法，任意支配资产；还有一些领导干部为了在任职期间有所作为，盲目地大搞基建项目，变相建楼堂馆所。除此之外，甚至还有一些领导干部为了应付考核和监督，经常制造一些虚假的资产信息来满足上级的要求。总的来说，行政单位由于缺乏全面科学有效的考核和监督措施，给行政单位固定资产管理带来了很大难度。

二、完善行政单位固定资产管理的措施与建议

1.按照内部控制要求，建立健全科学的固定资产管理体制机制

行政单位要在固定资产管理工作中认真贯彻执行《行政事业单位内部控制规范》有关规定，根据“三定”规定和单位的实际情况，设置或明确资产管理部门，对固定资产实施归口管理，负责实物资产的产权登记、资产记录、日常保管、清查盘点、统计分析等工作。同时，要按照“实物管理与财务核算分开，集中管理，分级负责，互相制衡，物尽其用”的原则，建立健全固定资产内部管理制度，明确资产管理部门、采购部门、财务部门、使用部门和监督部门的职责，规范固定资产增加(购置、自行建造、调入、捐赠)、减少(调出、出售、报废)、内部转移、保管、使用等各环节的程序和操作办法，构建分工明确、职责清晰、科学高效的固定资产管理机制。

2.很抓固定资产清查盘点工作，确保资产账实相符

行政单位资产管理部门应按照职责分工，定期(至少每年一次)或不定期地组织对固定资产进行清查盘点，摸清家底。对盘盈盘亏资产，在履行必要的报批手续后，录入国有资产信息系统，确保资产信息更新及时。要积极推广使用固定资产条形码，提高固定资产清查盘点和管理的工作效率。同时，资产管理部门要定期与财务部门、资产使用部门等核对资产信息，确保资产账、卡、物相符，资产安全完整。

3.统一细化固定资产确认口径，提高固定资产信息质量

财政部门或主管部门应做好制度顶层设计，制定好《行政单位会计制度》(财库[2013]218号)实施细则或具体办法，统一细化各种固定资产特别是一些具有特殊情形资产的确认口径，准确核算固定资产，提高信息质量。比如：对信息化弱电工程(会议系统、门禁系统、监控系统等)，可按系统确认固定资产，此后如系统有单台或部分设备和软件需更新，均可作为维修处理，直至整个系统完全报废或停用再处置；对学生用床、办公桌椅和会议室板凳等，虽然量很大，但价值较低，达不到资产标准，管理难度大，可以不确认为固定资产，作为低值易耗品，另建立台帐进行管理；对监控摄像机和对讲机，虽然价值较高，达到资产标准，但易坏、更新快，也可以不确认为固定资产，作为低值易耗品，另建立台帐进行管理。等等。

4.着力推进固定资产管理信息化，充分发挥应有作用

信息化是行政单位固定资产管理的必然趋势。行政单位资产管理部门要充分认识信息化对提高固定资产管理效率的重要作用，安排专业人员，认真使用好地方财政部门国有资产管理信息系统和固定资产条形码系统。平时对因采购、调配、清查、处置等引起资产增减变动的信息，以及资产卡片变动信息，要及时录入信息系统，确保资产信息系统数据准确可靠。要充运用好资产增减变动和存量信息，配合财务部门和政府采购部门开展政府采购预算和计划的编制和审核工作。财务部门应充分运用资产管理部门的国有资产管理信息系统，统一使用国有资产管理信息系统提供的固定资产卡片信息(因两套系统卡片编码规则不一样，不能同时使用)，删除财务核算系统的固定资产卡片信息，减少不必要的重复劳动，主要精力放在固定资产总账及明细账的核算、固定资产预算控制和与资产管理部门国有资产管理信息系统的定期核对工作上，实现资产信息资源共享，提高工作效率，坚决杜绝两个部门两套资产信息数据的现象出现。

5.制定科学有效的固定资产管理考核和监督制度，加强考核和监督

各级政府和主管部门要完善对行政单位领导人的考核和监督办法，考核内容要全面、科学、有效，特别是要把对国有资产管理(主要是固定资产管理)作为一项重要指标列入考核办法，并建立一套科学的考核指标，如固定资产账卡物相符率、设备完好率、在建工程交付使用率等等，给行政单位固定资产管理工作增加压力和动力。在监督方面，要从内部监督和外部监督两个方面来强化：首先是内部监督。行政单位要建立完善的预算管理制度，加强对固定资产的预算控制，节约国家资金，提高固定资产利用率。同时要充分发挥内部审计部门和纪委监察部门的作用，强化对固定资产管理工作的审计和监督。其次是外部监督。各级地方财政部门作为国有资产管理职能部门，要充分履行管理职责，利用国有资产管理信息系统提供的基础信息，通过财政手段，对行政单位的固定资产管理进行调控(主要是配置、处置等)；地方审计部门要定期对行政单位固定资产管理进行审计监督；相关部门要充分利用各种媒体曝光行政单位固定资产的购建、出租出借、使用等情况，通过社会共同对行政单位固定资产管理进行监督。从而确保固定资产管理规范、经济、高效、廉洁。

三、总结语

综上所述，在今后行政单位固定资产管理工作中，相关部门和行政单位要针对目前存在的主要问题，采取相应的有效措施进行完善。主要是从强化内部控制角度出发，建立健全科学的固定资产管理体制机制，很抓固定资产清查盘点工作，统一细化固定资产确认口径，加快推进固定资产管理信息化，加强对固定资产管理考核和监督，提高行政单位固定资产管理水平，为财政部新《制度》的顺利实施创造良好条件。

作者：翁新旗 单位：江苏省南京女子监狱