国家档案馆专家型馆员制度建设探析

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摘要：国家综合档案馆可以借鉴高校图书馆的学科馆员制度，建立专家型馆员制度，以期为研究型用户提供优质的咨询服务。专家型馆员是指具备一定的研究能力并在某个专业领域有所积累，能够在研究型用户查找与获取档案资料的过程中，为其提供高质量的咨询服务的档案馆工作人员。专家型馆员需要具备一定的理论知识与业务能力，并注重与研究型用户的互动与交流。

关键词：研究型用户；专家型馆员；国家综合档案馆

一、引言

国家综合档案馆所提供的传统意义上的档案服务主要有档案阅览、档案外借、档案展览、档案副本制发、档案证明制发、档案目录信息查询、档案咨询等多种方式[1]。面对新时代档案工作的发展形势，国家综合档案馆要主动担当，树立服务意识，将传统的档案服务转化为现代化的公共信息服务，即以包括各行业用户在内的公众为对象，以提供信息、交流和利用服务为内容，以服务于社会为目标的社会化服务[2]。十八大以来，党和国家高度重视哲学社会科学研究。国家综合档案馆应加快服务转型，为促进和繁荣中国特色哲学社会科学研究做好文献资料方面的“后勤保障”。当下，从事历史学、社会学等哲学社会科学研究的研究型用户已成为国家综合档案馆接待利用工作的主要对象，其与一般民生型档案用户及事务型档案用户查档目的及查档内容都有着很大的区别。这部分档案用户具有查档时间长、范围广、专业性强等特点，往往需要从大量档案中找出对其研究有用的内容。因此，国家综合档案馆应改进服务策略，着力为这类用户提供帮助，从而提升自身的公共服务能力。笔者认为，建立专家型馆员制度，是一个值得尝试的做法。本文试就这一问题做初步探讨。

二、建立专家型馆员制度的必要性

研究型用户的研究课题基本上可以分为以下两种情况：一是研究本地区某一时期或某一领域的历史，例如编纂本地区地方志及其他各类史志资料；二是研究本地区当下的经济、政治、文化、社会生活及生态文明等方面情况。考虑到国家综合档案馆的馆藏结构，无论是哪一类课题，可能会利用到的档案主要有以下几类：（1）本行政区域内各单位形成的已满30年的开放档案；（2）经档案形成单位同意利用的未开放文书档案；（3）馆藏各类非涉密图书资料；（4）馆藏各类照片、实物等特殊载体档案；（5）其他可能涉及的档案。围绕其所研究的课题，研究型用户在查找档案资料时，更希望获取到第一手资料及最专业的资料。例如，研究某地区城市规划相关课题，需要查阅的最有价值的档案并不是国务院对于某地区地名、行政区划的批复，这些文件通过官方网站或《国务院公报》就可以查阅到。相反，最需要查阅的是该地区地名普查、土地延包等专门档案，这样才能从微观上研究整个课题。因此，研究型用户在利用档案时不会囿于档案整理时的体系，按照全宗或问题检索档案资料，而是需要结合馆藏文献资料进行全面搜寻。在档案查阅手续齐全的前提下，从众多馆藏档案资料中按照研究型用户划定的范围找出其所需要的部分，看似是一件很容易的工作，实则十分复杂，需要档案馆工作人员在与研究型用户充分交流，搞清查阅范围、分析馆藏内容中可能涉及的部分后才能准确提供利用，否则会带来时间上的损失及不必要的误会。例如，某高校教授需要撰写一部本市某区民盟组织发展史方面的志书，为此来到该区档案馆，提出查阅该区民盟区委会开放档案。但民盟区委会不是独立全宗，需要检索其他多个全宗档案才能为这位教授提供完备的研究资料。档案馆工作人员应打破全宗界限，全面检索本地党委统战部、政协、人大等相关全宗档案，本地区人物全宗中的民盟会员相关资料，甚至在党委组织部门批准下合理利用本地区民盟盟籍干部人事档案。如果此时档案馆工作人员不了解民盟性质及本区民盟组织情况，以没有民盟区委会这个全宗为由拒绝教授的查档请求，就容易导致档案利用者对档案馆服务态度的不满；抑或工作人员不了解情况，不知道该检索哪个全宗的档案资料，就会导致用户档案利用效率的低下。为了更好地解决为研究型用户提供档案查阅服务中可能遇到的问题，国家综合档案馆可以借鉴高校图书馆采用的学科馆员制度，培养专家型馆员。在高校图书馆中，学科馆员制度是图书馆一种创新服务形式，其根本目标是建立图书馆与学科用户之间的联络机制，主动了解学科需求，并以需求指导信息组织，以便向用户提供主动的学科指导性服务[3]。学科馆员的设立有利于促进高校中优势学科信息资源优化整合，并提供信息服务、用户教育和读者深层次咨询等任务[4]。由于档案利用工作与图书利用工作同属信息咨询服务工作，都具有信息型、知识型、服务型的特征。国家综合档案馆可以借鉴图书馆学科馆员制度，培养专家型馆员。所谓专家型馆员，是指具备一定的研究能力并在某个专业领域有所积累，能够在研究型用户查找与获取档案资料的过程中，为其提供高质量的咨询服务的档案馆工作人员。建立专家型馆员制度，符合档案馆文化事业单位的定位，可以确保为研究型用户提供高质量的查档服务，同时也能促进国家综合档案馆工作人员个人知识水平及业务能力的提升。

三、国家综合档案馆专家型馆员的素质要求

档案工作者的经验和知识储备是研究型用户获得满意的查档体验的基本保障。国家综合档案馆工作人员要想成为一名合格的专家型馆员，除了在某个专业领域有所研究之外，还应从理论知识、业务水平等多个角度提升自身综合素质。1.国家综合档案馆专家型馆员应具备的理论知识。我国人文社会科学发展至今，已经形成了拥有20多个一级学科、400多个二级学科的完备的人文社会科学体系[5]。国家综合档案馆人员有限，不可能做到对全部人文社会科学都精通，但要从宏观上了解一些与研究型用户从事本地区历史研究或本地区现状研究相关的学科知识。（1）历史知识。以历史的眼光研究社会科学问题是人文社会科学研究的重要方式。研究型用户查阅档案大多是为了了解本地区历史或某一领域的发展历程。因此，需要国家综合档案馆工作人员认真阅读本地区地方志，学习本地区历史，学习中国近现代史和中共党史，这些历史知识储备可以更好地帮助工作人员理解研究型用户所需查阅档案的年代及历史特点。从档案鉴辨学的角度来看，了解历史知识还可以协助研究型用户正确鉴定档案的年代。（2）当代政治知识。档案工作是一项政治性极强的工作，各级国家综合档案馆的档案收集范围主要是本地区党委、人大、政府、政协等各类机关及派、人民团体的档案。档案馆工作人员了解《宪法》，了解中国当代政治知识，熟悉本区域内各机关单位之间关系及职责，对于为研究型用户提供查档协助十分重要。在上文中提到的编撰民盟组织发展志书的例子中，档案馆工作人员如果了解民盟会员大多为文教界中高级知识分子的话，就可以为研究型用户检索教育局、文旅局等单位涉及统战的开放档案，从而有望发现更丰富的史料。（3）公共管理知识。公共管理学是一门综合运用各种科学知识和方法来研究公共管理组织和公共管理过程及其规律性的学科[6]。这一学科具有很强的综合性和跨学科性，涉及政治学、行政学、管理科学、社会学、法学、经济学等多种人文社会科学。国家综合档案馆属于文化事业单位，作为档案馆工作人员，学好公共管理学本身有利于自身工作的开展。此外，从为研究型用户提供档案利用服务的角度来看，掌握公共管理知识，可以系统地掌握公共组织特别是政府组织的管理活动及其规律，从而为研究型用户提供更为专业的档案信息咨询服务。2.国家综合档案馆专家型馆员应具备的业务能力。除了具备上述理论知识，国家综合档案馆专家型馆员还应具备一些必要的业务能力。（1）熟知馆藏结构。熟知馆藏结构是指档案工作者对档案馆所贮存的档案信息资源，包括未加工的一次档案信息和已经经过加工而形成的二次档案信息及三次档案信息，按一定的形成范围、时间、内容、种类等特征，采取一定的方法进行系统的、全面的了解和熟悉的过程[7]。熟知馆藏结构是做好档案提供利用服务的基础，档案馆工作者应相对准确地了解哪类档案已经进馆，以及本馆馆藏中这类档案的起止年度。当研究型用户提出要利用某一部分档案时，如果不了解馆藏结构，档案馆工作人员就会草率地表示该档案已进馆或未进馆。前者容易造成盲目检索，浪费利用者的时间；后者容易导致用户不满，误认为档案馆方面不作为不担当。（2）熟练使用档案检索系统。目前，各级国家综合档案馆大多使用档案管理系统中的检索模块为用户提供检索服务。研究型用户查阅档案通常要跨多个全宗进行搜寻。这就需要档案馆工作者能够熟练使用档案检索系统，掌握常用的检索技巧，才能够帮助研究型用户提高检索的查全率和查准率。（3）具备一定的学术研究能力。专家型馆员必须拥有一定的学术研究能力，在某个专业研究领域有所积累。一方面能够顺畅地与研究型用户对话和交流，并对馆藏中某些主题的档案资料进行收集、整理、加工，从而更加准确地把握用户的需求，更好地为研究型用户提供专业咨询服务。另一方面能够在工作过程中勤于钻研，善于思考与总结，针对实践工作中出现的新问题进行探讨，从而提高工作的效能。

四、促进专家型馆员与研究型用户的互动

1.多向研究型用户请教。研究型用户是某一学科领域的专业人士。档案馆工作人员应主动向研究型用户请教其所研究的学科领域的专业知识，以提高自身的业务素质，逐步向专家型馆员转型。例如上文提到的撰写民盟组织发展志的例子中，档案馆工作人员可以主动向研究型用户请教有关民盟以及派的知识，以丰富自身的知识，将来可以为相近学科领域的研究型用户提供更具针对性的档案信息咨询服务。此外，国家综合档案馆还可以聘请研究型用户担任本馆“名誉馆员”，作为国家综合档案馆工作人员提高业务能力的智囊和外援。目前，天津市档案馆已经启动了此项工作，聘请来自南开大学、中国银行等单位的五位专家学者作为“名誉馆员”，名誉馆员除了可以更广泛地查阅馆藏档案用于学术研究外，还要承担宣传馆藏档案资源、参与馆藏档案开发编研等义务，此举可以实现国家综合档案馆与研究型用户之间的互利共赢。2.多向研究型用户征求意见。档案馆工作人员应当关注研究型用户档案利用的体验。可以通过访谈的方式，在不影响对方正常查档的情况下，向其咨询对档案馆服务的意见，如是否找到其所需要的档案资料、检索工具等有何改进的空间、还有哪些需求、需要哪些帮助等。及时掌握研究型用户的需求与反馈意见，有助于档案馆工作人员找准需求，并做针对性的准备工作，不断提升自我的服务能力与水平，促进自我的成长。

参考文献

[1]周林兴.公共档案馆管理研究[M].上海：世界图书出版公司，2015：101.

[2]胡昌平.信息服务与用户[M].武汉：武汉大学出版社，2008：388.

[3]李春旺，李广建.学科馆员制度范式演变及其挑战[J].中国图书馆学报，2005（3）：51-54.

[4]詹德优.信息咨询理论与方法[M].武汉：武汉大学出版社，2010：96.

[5]全国干部培训教材编审指导委员会.社会主义文化强国建设[M].北京：人民出版社，党建读物出版社，2015：50.

[6]陈振明.公共管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2005：21.

[7]刘国能,王湘中,孙钢.档案利用学[M].北京：中国档案出版社，1996：156-157.

作者：蒋冠 周持 潘子聪 单位：天津师范大学管理学院副教授