企业养老保险档案管理的途径

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【摘要】企业养老保险档案内容包含职工的个人信息和原始数据，为了保护档案内容，应加强档案管理，落实完善的档案管理制度，管理人员需按照规定，依据不同的档案，统一归档整理，做到认真分类，明确管理职责，严格依照管理机制中提出的要求，做好养老保险档案管理工作，有利于促进企业稳定发展。

【关键词】企业；养老保险；档案管理

现如今，企业在发展过程中不仅要注重获取经济效益，还应高度重视开展养老保险档案管理工作，在管理过程中对于随意性的工作行为以及不认真归档的人员，按照规定予以严厉处罚，起到警示作用，使负责整理档案的人员增强责任感，明确做好本职工作的重要性，从而认真、负责分类、备案、整理养老保险文件等等，有效提高档案管理工作质量。

一、以往企业养老保险档案管理现状

以往企业发展过于关注效益，忽视加强管理档案工作，由于疏于监管，没有发现管理工作中未结合不同的档案分类整理其中的内容，致使各种档案混乱，当需要某个档案资料时，不能快速找到职工文件，出现档案丢失的问题，进而难以依据档案内容进行相应的决策，有损职工的根本利益。然而，对于这一现状，很多企业没有高度重视，使档案管理制度不完善不具体，没有明确提出应遵守的规定，无法增强约束力，久而久之，档案管理工作中经常出现不规范的行为，针对不同的文件、档案，不注重记录、归档整理，导致一些有价值的资料不齐全，内容不完整，不能尽快核对职工的情况，不利于企业的发展。再就是所运用的管理方式不先进，仍然依靠人力归档，不仅浪费时间，还不利于提高效率。对此，以下文章提出了行之有效的解决对策，必然会改变这一现状，解决存在的问题。

二、企业养老保险档案管理的有效途径

（一）健全档案管理制度。当前，企业在发展各个时期，对于养老保险档案管理工作应提高重视程度，健全档案管理制度，管理人员在实际的工作中应遵守规章制度，严格依照规定规范工作行为，认真归类各种档案，并根据职工养老保险所交的费用，详细记录，以便于日后查找与核对，体现出档案管理人员认真负责对待本职工作的重要性。档案管理人员只有充分意识到档案丢失需承担责任，才能明确管理职责，落实完善的监管制度，时刻约束和管理自我，工作中依据档案法和管理机制中提出的要求，结合职工缴纳养老保险的时间以及基本信息，整理成文件，而后，统一归档、分类，当需某个档案时，就可快速找到文件，依据资料显示的内容，在规定的日期发放养老金，促使职工的根本利益得到保护。因此，制定完善的档案管理机制非常重要，这样才能提高档案的完整性，并确保档案管理规范化、标准化进行。（二）采用信息化的管理方式。随着科学技术的发展，逐渐推出了信息技术，广泛应用于企业养老保险档案管理之中，创新了管理模式，在整理档案时，减轻了人力负担，管理人员无需浪费很长时间归档，通过运用先进的信息技术，灵活操作电脑，登录档案管理软件，查找到各类档案，依据不同的文件、资料、信息、档案，快速分类整理在文件夹中保存的珍贵文档。过去纸质的档案，长时间保存会泛黄，致使上面的字迹不清楚，有时难以快速找到所需的档案，在短时间内无法确定应发放多少养老金。想要提高档案管理效率，管理人员应紧跟时展的步伐，积极运用信息技术，以信息化的管理方式，高效率归类诸多的档案。在实际的工作中，可以发挥计算机的功能，快速查询和检索，找到原始的档案，了解详细的养老金，根据现实的数据信息，发放相应的养老金，体现出采用信息技术管理档案能有效提高档案管理工作的效率。（三）做好档案分类和整理工作。现阶段，企业在进行档案管理工作之前，要选用工作能力较强的管理人员，确保管理过程中不出现违规现象，推动档案管理工作规范化开展。管理时认真分类，结合不同的档案，保存在不同的文档之中，做到针对性地整理，使各种文件、资料分类保存起来，便于日后查找所需的档案，从根本上避免出现档案找不到的情况。因此，聘用符合岗位要求的管理人员非常重要，促使分类和整理工作按照规定进行，做到正确归类，高效整理档案，体现出档案管理工作效率有所提高，可节省大量的时间，办理业务、发放养老金等等。由此可知，档案整理和分类工作是非常重要的一个环节，应依据档案内容、文件类型合理归档，这样才能提高档案的完整性。

三、总结

综上所述，要想解决企业养老保险档案管理工作中存在的问题，必须先完善管理机制，而后，依照规定和提出的要求，加强管理和监督，推动档案管理工作规范化进行，避免出现档案丢失的情况，使档案内容具有完整性。此外，还应做到与时俱进，积极运用先进的信息技术，高效整理养老保险档案，进一步提高档案管理的效率，促进社会保障机制得以落实。

【参考文献】

[1]贺玉慧.提高社会养老保险档案管理的有效途径探析[J].管理观察,2014(18):55-56.

[2]林丽.企业职工养老保险档案管理问题及对策[J].档案与建设,2013(04):67-68.

[3]兰民.市直企业养老保险档案管理实现规范化[N].许昌日报,2011-05-10(003).

作者:和建军 单位：山西省文水县社会劳动保障事业所