农产品质量安全检测机构档案管理研究

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摘要：介绍了农产品质量安全检测机构档案管理内容，分析了档案管理工作存在的问题，并提出了档案管理工作对策，具体包括提升档案管理人员素质、加强档案管理建设、强化档案管理信息化建设、明确农产品质量安全检测机构档案内容等方面内容，以期为提升农产品监测数据质量提供参考。

关键词：农产品质量安全检测机构；档案管理；内容；问题；对策

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录[1]。农产品质量安全检测机构的档案就是其在从事检验检测各项活动时记录保存形成的文件。《检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求》（以下简称《通用要求》）第4.5.11，4.5.27等条款和《农产品质量安全检测机构考核办法》（以下简称《考核办法》）第29条，均对档案管理提出了要求[2]。档案工作是检测机构质量管理的重要组成部分，是反映检验检测机构管理水平的客观证据[3-4]。农产品质量安全检测机构的档案工作应符合《档案法》有关法律法规要求，并满足农产品质量安全检测机构行业特点。档案资料包括文字、图表、音像等不同形式的真实记录，它是记录的原始技术凭证和法律依据，是检测机构日常工作的溯源证据，同时也是质量体系运行的真实见证，在检验检测机构资质认定工作中发挥着极其重要的作用。

1农产品质量安全检测机构档案管理内容

1.1档案的分类、立卷和管理

依据《通用要求》和《考核办法》的规定，对农产品质量安全检测机构的档案进行合理分类、立卷和科学化管理，是提升农产品质量安全检测机构的整体管理水平、确保检测机构管理体系有效实施和运行[5]的重要保障。农产品质量安全检测机构的档案管理主要分为八大类：机构设置与人员任命档案、内外部受控文件档案、技术人员档案、仪器设备档案、质量控制运行档案、检测报告及原始记录档案、内审与管理评审档案、风险控制档案。其中：内外部受控文件档案主要包括现行有效的法律法规、标准、规范性文件、质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录和技术记录表格以及方案、通知、计划、图样、图表、软件等；技术人员档案主要有人员教育证明（最高学历）、人员资格证明（职称证明）、人员培训材料、上岗考核材料、上岗批准授权文件、“八大员”的授权文件、人员能力监督和监控记录、劳动合同书、个人承诺书等；质量控制运行档案包括方法的选择验证和确认、质量控制、人员能力监督及监控、内部审核、管理评审、不符合工作管理、样品管理、人员培训、上岗考核、客户满意度、合格供应商、文件控制记录；检测报告及原始记录档案主要有检验报告副本，包括补充、修改、更正后重发的检验报告副本（可以按照年度和样品号列出目录归档保管，并且按照样品顺序号将委托检验单、抽样单、任务通知单及样品流转单、检测原始记录及谱图和检验报告副本合并装订）；内审档案主要包括内审方案、每次内审实施计划、内审签到表、内审通知单、内审检查记录表、内审不符合项报告表、内审报告等；管理评审档案包括管理评审方案、管理评审实施计划、管理评审通知单、管理评审签到表、管理评审会议记录、管理评审等15个方面的输入材料、管理评审报告、管理评审输出的实施跟踪验证材料等；风险控制档案包括对检验检测过程中各个环节风险识别的记录、定期进行风险识别核查的记录、风险识别存在的问题启动不符合控制程序和纠正措施记录以及每年风险控制的总结等。

1.2档案的管理、保存与处置

1.2.1规范档案管理。农产品质量安全检测机构应规定档案的收集、存档、借阅和保密等程序性文件。档案管理人员对归档资料进行统一收集、按照要求分类后，进行编目、登记、统计和必要的加工整理，并于次年1月底前完成上年度档案资料的归档。参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）[6]、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38—2008）[7]，电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式和符合国家规定的能长期保存的格式要求。电子文件可采用在线或离线方式归档，并至少储存备份2套。同时，具有重要价值的电子文件应当转换为纸质文件，在保证两者之间的一致性上建立检索关系。一般纸质文件归档1份，其中重要的、使用率高的和有专门需要的可适当增加份数。1.2.2档案的保存与处置。农产品质量安全检测机构应设立专门的档案室，并安排专人管理。密切关注档案的存储环境，做好防火、防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作；定期检查档案保存情况，如若发现档案损坏，应及时采取补救措施。借阅涉密档案应按照密级要求，履行相应借阅手续，并对所借档案负安全保密责任，确保档案安全。各类档案按照保存期限进行保存，到期后按照程序进行销毁。

2档案管理工作存在的问题

2.1缺乏对档案管理工作的重视

档案是农产品质量安全检测机构所从事的检测活动的有效客观证据，是复现检测过程的重要凭证。目前，农产品质量安全检测机构普遍存在对档案管理工作不重视的问题，未充分认识到档案管理工作的重要意义，片面认为档案管理就是对文件材料的简单整理，缺少归纳和利用。这在一定程度上影响了档案管理工作的开展。

2.2缺乏专业培训，档案管理人员综合素质不高

目前，农产品质量安全检测机构从事档案管理的人员多为兼职，并非档案管理专业人才，缺乏相应的专业知识，业务素质普遍不高。这不仅影响机构档案管理人才科学素质结构的形成，而且有碍于检测机构的长远发展。

2.3档案管理标准不清晰，管理规范不健全

农产品质量安全检测机构的档案管理内容和规划缺乏统一标准，检测机构一般按照习惯进行档案管理，没有明确档案管理内容，难以达到档案管理预期目标。缺少制度和规范的保障，其管理质量必然难以保证。例如，如果档案收集工作制度不健全、不规范或者执行不严格，必将造成收集归档工作很被动甚至不及时。

3档案管理工作对策

3.1提升档案管理人员素质

检验检测机构应当对档案管理人员进行系统性培训，加强档案管理人员对《档案法》等相关法律法规和档案管理知识的学习，使其具备过硬的专业知识和业务技能，提高档案管理水平和综合素质。

3.2加强档案管理建设

检测机构要切实提高对档案管理的重视程度，充分认识到档案管理工作也是本职工作，加强档案管理设施建设、资源配置、人才培养等，做好对档案管理工作的资金投入和政策等方面的支持，实现档案管理的新发展。

3.3强化档案管理信息化建设

新形势下，传统档案管理方式已经无法适应当前社会发展的实际需要，各种类型的档案资料不断涌现，农产品质量安全检测机构只有借助信息化建设，树立信息化意识，加大对档案管理人员的信息化教育培训，才能实现档案的科学、高效管理。

3.4明确农产品质量安全检测机构档案内容

对档案管理时，不仅要将纸质档案进行分类管理，也要将信息化管理方式引入到档案管理中。要求检测机构增加电子档案使用效率，按照档案类型和档案内容进行严格的分类筛选，并制定农产品质量安全检测机构行业统一标准，使各检验检测机构明确自身行为规范，对档案进行规范化、安全化管理。

4结语

农产品质量安全检测机构必须提高认识，建立健全档案管理制度和管理规范，提高档案管理人员的素质水平，充分发挥档案管理的参考价值作用，确保农产品质量安全检测机构质量体系的有效运行。

作者:丁宗博 张兴龙 李莉 魏亦山 单位:青岛市农产品质量安全中心