采购资金管理案例分析

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一、加强采购流程风险控制，降低采购成本

B公司是一家生产大型程控交换机的企业，因当时生产急缺其中的重要部件时钟，四处寻找供应商。采购经理经朋友介绍联系到广州的供应商甲公司，在没有了解对方营业执照、经营许可、资信状况的情况下，仅凭对朋友的信任便同对方签订了供货合同，并随即预付了50%货款600万元。结果，甲公司迟迟不发货。后来B公司发现甲公司根本不是时钟的生产厂家，该公司在收到B的预付款后就将投入了其期货账户，希望赚到一笔后再将预付款退回B公司。B公司几经交涉，并通过当地工商管理部门追讨货款。才追回了400万元的预付款。B公司不仅资金遭受损失，并且因此错失销售良机，给企业经营带来沉重的打击。问题分析在本案例中，B公司因生产物资急缺，从联系供应商、询价、到签订合同、预付货款等均由采购经理一人拍板。由于B公司对采购风险的零控制造成了企业不可挽回的经济损失。解决方案采购的任何一个环节失控都可能给企业带来经济损失。企业可以从以下几个方面着手，加强对采购过程的风险控制，降低采购成本：

（1）采购审批权集中管理。将大额采购审批权集中在高层职位管理，层级把关，避免职能部门营私舞弊。

（2）分散采购职权。避免同一人从询价、确定供应商、签订采购合同以及付款审批等一手包办。

（3）慎重选择供应商。必要时到供应商处实地调查；审核供应商的供货条件；评估供应商的信誉等。

（4）签订合理的采购合同。建立合同审批制度，对价格及结算方式进行严格把关。在本案例中，如果B公司的任何一个合同会签部门对供应商的资质提出质疑或是对结算条件提出反对意见的话，B公司的损失都是可以避免或者减小的。

（5）谨慎验收货物。由独立的验收部门进行产品验收，并建立严格的退换货制度，杜绝漏洞。

二、规范结算和付款流程，提高资金使用效率

C公司是一家中型生产企业，其董事长将公司内部管理交给自家的几个亲戚负责。最近有传言称，主管采购和生产的王副总生活异常奢侈，消费与其收入极不相当。最后经过审计发现：采购结算发票有数月连号的情况，不符合正常的发票使用规律；部分结算发票随意以房产发票等抵冲，与采购项目不符，王副总理由是：为了获得折扣而不需要供应商开具发票；付款签字审批时间为发票开票日期的当天或者早于发票日期；其中个别供应商有频繁的退货情况。再经过进一步的调查发现，因董事长赋予王副总的权限过大，董事长不在公司时，王副总即是其人。因此凡王副总签过字的单据，财务等其他部门根本不敢提出异议，全部照办。王副总不仅收受供应商回扣，而且勾结车间主任联合舞弊：随意增开领料数量，再将未耗用材料偷运回供应商处，随后由供应商开具发票，王副总再正常签字付款。问题分析：在本案例中，采购主管王副总不仅与供应商勾结收受回扣，并且伙同车间主任联合舞弊，其手法虽隐蔽但也不是难以发现的。C公司的问题关键在于没有一个健全的采购付款制度和流程作为约束，采购过程中所涉及的多个部门，验收仓储、生产、财务等都因惧怕王军手中的权力，没有一个部门起到监督的作用。解决方案：建立、健全有效的付款制度，具体可参考以下业务流程：

（1）计划部门根据生产需要发出采购通知单，并报送财务部做为日后付款的审核资料。

（2）采购部门根据采购通知单，向供应商下订单，合同副本送财务部备案。

（3）仓储部门办理验收入库后，验收单送财务部门做为原始单据记账。

（4）财务部门审核采购付款时，根据采购通知单、采购合同、验收单、发票（预付款除外）等有效的付款文件，核对相符后确认付款。如果C公司能够严格按照上述采购付款流程操作的话，那么王副总的舞弊行为就可以被重重的关卡所限制，仅仅靠伙同车间主任的勾结，恐怕是难以得逞的。在实际工作中，财务部门除了严格遵循上述采购付款流程，还应当关注以下几个方面：建立预付款审批制度，尽量减少预付货款；在企业被允许的信用期限内，尽可能地延迟付款；除不足转帐起点的零星现金付款外均采用银行结算；及时与供应商对账避免错付款；监督采购价格，必要时经上级领导核准后方可付款等。

作者：康梅红 单位：河南省信美实业发展有限公司