知识管理环境下企业文档一体化研究

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摘要：知识经济时代，知识竞争已逐渐成为企业之间的主要竞争，知识管理的理念与实践已逐渐应用到各行各业。文件、档案是企业重要的知识资源。企业文档一体化是企业档案管理发展的必然趋势，企业文档一体化，即从系统、整体的角度，将企业文件与档案统筹管理，整合企业文件与档案资源，促进企业信息资源建设与开发，促进企业知识管理的实现。在知识管理环境下，企业可以通过一体化的文档管理制度、共享、合作的文化理念、人才建设等有效措施实现文档一体化。

关键词：知识管理；文件管理；档案管理；企业文档一体化

1企业文档一体化的内涵

企业文件是企业在经营管理活动过程中直接产生和使用的一切信息记录。企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。在企业经营管理活动中，企业档案可以分为党群管理类、行政管理类、经营管理类、科研开发类、特殊载体类等。文档一体化是把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，组织成为一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干子系统进行处理、统筹安排，从而达到减少或消除重复劳动，提高工作效率和工作质量的目的。企业文档一体化就是将企业文件管理与档案管理有机联系起来，从系统、集成的角度对企业文件、档案进行管理，从而发挥文件、档案的重要作用以及两者整体的最大价值，最终实现从企业现行文件到企业档案的整体优化和高效管理。企业文档一体化的具体内容包括：文件、档案生成控制的一体化，流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化是指在文件最初生成阶段，应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求；流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理；信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。

2知识管理环境下企业文档一体化的紧迫性

在知识管理环境下，企业员工同样意识到知识的重要价值，员工急需在企业中营造知识共享的良好环境。文件、档案是企业重要的知识资产，员工的日常工作离不开文件、档案的支持，员工越来越重视文件、档案的服务利用工作。因此，在知识管理环境下，员工要求档案部门提供高效的档案信息服务，要求文件管理、档案管理的整合，要求文档一体化管理，促进知识的挖掘、共享和创新。在知识经济时代，企业之间的竞争逐渐由实体竞争上升为知识竞争，知识在企业发展中的价值越来越重要，知识管理的理念与实践广泛应用到各行业各领域。在大量信息存在的“信息爆炸”时代，人类面对着各种各样的信息，信息用户需要准确、高效地查找到自己所需要的真实、准确、完整、可靠的信息。而文件、档案记载着企业经营管理活动中的重要信息，企业档案具有真实性、完整性、可靠性，企业文档价值日益突显，为信息用户提供了真实的信息保障。因此，企业文档一体化管理，开发文档信息资源是知识管理环境的客观要求。知识管理环境要求企业重视知识，充分挖掘知识价值。企业在进行知识管理的过程中，通过知识收集、整理、应用、共享、创新等环节，将企业隐性知识显性化，并科学高效地管理显性知识，使企业员工随时随地地可以找到自己需要的知识，通过企业整体的智慧不断提高企业创新能力和竞争力，促进企业的发展。因此，企业需要进行文档一体化管理，通过文档一体化管理促进企业知识管理，

3知识管理环境下企业文档一体化实现的有利因素

3.1文件连续体理论支持

在计算机数字化时代，电子文件大量产生，为了加强对电子文件的管理和控制，档案学界提出了文件连续体理论。文件连续体理论研究了文件保管形式与业务活动和业务环境的互动；将文件置于一个多元时空范围，全方位地考察文件运动过程和规律；突出文件运动的连续性和整体性，将文件视为一个无须明确分割的连续统一体。文件连续体理论告诉我们文件运动的连续性和整体性，突出了文件和档案之间的有机联系，强调了文档工作者要密切合作，要求文档工作者从整体和系统的角度，对文件、档案进行管理，从而保障规范、科学地管理文件，保障档案的真实、准确、可靠、完整，减少文档工作者的重复劳动，提高文档工作者工作效率，最终有利于促进文档资源的开发、利用和共享。因此，文件连续体理论为数字时代文档一体化奠定了理论基础。

3.2信息技术的发展

知识管理环境下，信息技术不断发展，为企业实现文档一体化提供了有力的技术支持。一方面，在计算机信息技术的支持下，大量电子文件不断产生，数字化信息应运而生，电子文件与纸质文件有着很多不同，电子文件流转于计算机虚拟环境中，通过计算机系统的支持，能够方便快捷地完成电子文件的形成、流通、在线归档等管理，因此，电子文件等数字化信息的产生有利于整合文件、档案管理，实现企业文档一体化；另一方面，信息技术保障了电子文件的安全、真实、可靠、可读。元数据技术保障了文件信息的完整，有利于保障归档文件的完整、可靠；电子签名技术保障了电子文件的真实性和法律效力；数据抽取技术、智能检索技术等有利于方便快捷地完成电子文件的编目工作，准确地查询利用文档信息；信息技术的集成管理技术能够保障文件管理系统与档案管理系统的无缝链接，有利于实现文档一体化。

3.3企业知识管理实践

在知识经济时代，知识成为企业竞争的重要资本。企业在知识管理过程中，通过建立知识库、知识地图以及知识专家的参与和指导，引进知识管理系统，重视知识的收集、存储、开发、共享、创新，企业文件、档案记载着企业经营管理活动的信息，文档是企业重要的知识资产，是企业的显性知识，企业知识管理的实践，有利于重视和开发企业文档价值，促进企业文件、档案的集成一体化管理。同时企业员工的工作离不开文档的支持与帮助，员工在工作过程中，注重文件、档案集成管理，注重文档信息资源的整合，总之，知识管理的实践使企业员工之间形成知识共享的广泛共识，意识到知识的重要性。知识管理的实践，为企业文档一体化管理创造了有利的实践条件和文化氛围。

4知识管理环境下实现企业文档一体化的举措

4.1建立健全一体化的管理制度

在知识管理环境下，企业进行文档一体化管理，需要从建立健全一体化的管理组织、制定一体化管理制度、进行业务标准建设等方面努力。在企业一体化的管理组织建设方面，企业可以通过建立文档一体化管理领导组织，企业领导负主要责任，全面统筹企业文档管理工作。同时将档案管理职能渗透到企业各个部门，各个部门的主要领导担当部门文档工作的主要负责人，进而使文件的形成处理、立卷归档和档案的收集、整理、鉴定、保管、利用有机联系起来。在企业制定一体化的管理制度方面，企业可以从文件、档案的生成控制一体化，文件、档案管理流程一体化，文档信息利用一体化等方面进行制度规范。在知识管理环境下，企业知识管理的制度建设主要是制定企业合理的奖惩机制和激励制度，建立系统的学习和培训制度，建立有效的企业知识传播制度，建立企业跨行业、跨部门的信息和技术交流机制和相关制度等。企业档案部门内部也需要建立奖励激励机制、学习和培训机制，在知识管理环境下还要积极建立知识共享的考评机制，以督促企业档案部门员工之间以及与其他部门员工的知识交流与共享。在企业进行业务标准化建设方面，企业可以制定文档管理的统一业务标准和规范，才能保障文件管理和档案管理的有机衔接。对文件进行分类编号时，在严格执行国家相关分类标准的同时，应参考与档案部门分类归档的一致性。对文件制定过程中，文件的格式等要充分考虑档案管理的要求，保障文件的质量，只有这样，企业才能够实现文档一体化管理。

4.2将共享、合作、协同理念纳入企业文化建设

企业的文化建设有利于企业员工之间形成共识，有利于提高企业凝聚力，促进企业发展。在知识管理环境下，将知识共享、员工之间密切合作、协同办公理念纳入企业文化建设中，有利于在企业员工之间达成知识共享、员工密切合作、协同办公的广泛共识，有利于促进企业文档一体化建设。

4.3做好文档工作者招聘、培训、考核工作，提高员工素质

知识管理环境下，知识是企业竞争的主要力量，同时人才是企业经营成败的主要影响因素，因此，知识管理环境下，企业重视人才和知识的价值，不断提高人才素质，提高企业整体竞争力。知识管理环境下企业文档一体化管理需要人才的参与和支持。企业应该做好人才建设，推动企业文档一体化管理。在档案工作者招聘过程中，要不断提高专业人才比例，提高档案工作者的专业素质，确保档案工作者不仅仅局限于档案实体保管工作，要将重点放在档案信息组织、服务利用方面上。

4.4建立健全企业文档一体化管理系统

在知识管理环境下，信息系统的建设与应用为企业实现知识管理的目标提供了有力支持。企业要实现文档一体化管理，同样需要企业文档一体化管理系统的有效支持。文档一体化管理信息系统的建设与应用，为企业集成文件管理、档案管理，减少重复劳动，提高工作效率和工作质量提供了可靠保障。在知识管理环境下，企业不断引进和应用知识管理信息系统，将知识管理系统、文件管理系统、档案管理系统三者有机结合起来，更能实现企业文档一体化管理，实现知识的共享、创新，促进企业整体竞争力。综上所述，在知识经济时代，知识的重要性越来越突显，企业之间的竞争已逐渐上升到知识的竞争，所以，企业越来越重视知识管理，通过知识管理的努力和实践，实现知识的增值、共享和创新，提高企业竞争力。

参考文献

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作者:冯静 单位:航天科技集团公司