知识管理下企业档案管理分析

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摘要：在市场经济快速发展的条件下，各行各业都在寻求有效途径抓住时展的机遇。在这种形式下，企业发展将面临更加激烈的市场竞争，传统的企业档案管理模式已无法满足当前企业发展的要求。而知识管理模式的出现能够帮助企业弥补档案管理的不足，促进企业的稳定发展。在知识管理模式下，企业的档案管理将走向标准化、科学化。

关键词：知识管理；企业；档案管理；策略

一、企业档案的特点

第一，当前我国的企业档案管理工作较为复杂，主要原因在于企业档案自身的特点较多。如企业档案具有较强的动态性、政策性、依据性、体验性、综合性等属性，这些属性决定了企业档案是十分特殊的，企业的档案管理工作也是较为复杂的。第二，企业档案是企业发展中的最为基本的信息，档案的服务对象十分明确，档案管理的主要目的在于为发展过程中企业领导决策的制定提供依据，为企业的日常运营提供助力，帮助企业有效提升产品质量。第三，企业档案是企业发展过程中积累的财富，是企业的固定资产和无形资产。从表面上来看，企业档案无法为企业直接制造经济效益，其主要价值在于为领导制定决策和管理提供基本信息，为生产第一线服务，对企业的产品生产、日常运行、市场经济反馈等均有重大意义。

二、传统企业档案管理模式存在的问题

（一）企业档案机构的地位每况愈下

通过对我国企业档案机构的实际情况进行分析得知，当前许多企业都不是很重视档案管理工作，许多国有企业档案机构与档案管理人员都出现了明显的下降趋势。很长一段时间以来，企业的档案管理工作都呈现十分落后的局面，企业为档案管理工作提供的条件十分有限。除此之外，企业档案管理工作效率得不到提升的一个重要原因就是企业为其投入的资金较少。企业档案管理工作较为复杂，要想实现良好的管理，就必须要投入一定的经费。但是从当前的情况看，许多企业档案部门工作人员的工资水平较低，而且与其他工作岗位相比，档案管理工作的环境和条件都较差。这就会导致档案管理人员的工作积极性和职业自信心都大打折扣，严重阻碍企业档案管理工作的正常开展。

（二）企业档案信息缺乏系统化管理

当前时代下，企业的大规模重组和企业合并的趋势十分明显，企业的档案材料面临着转移，无法开展集中的、统一的档案管理。企业档案管理人员要面临新档案的迁入，很难在短时间内熟悉掌握这些档案，从而大大增加了工作量。由于档案管理人员不熟悉新档案信息，容易出现工作上的失误，从而为企业带来损失。在档案工作的过程中，档案泄露、档案被盗的情况发生概率较大。由此可见，从根本上转变企业档案管理方式是当前企业发展的必要之举。

三、知识管理背景下企业档案管理策略

（一）转变传统的档案管理理念

当前我国社会经济发展迅速，信息技术在各行各业都得到广泛运用。企业档案管理是一项十分复杂的工作，必然要引进先进的信息技术手段才能获取更高的工作效率。而且在市场竞争力不断增加的条件下，档案的信息资源价值对于企业来说至关重要。对于我国企业当前的发展阶段来说，档案不仅可以将企业发展历程记录下来，为今后的发展策略提供依据，而且还是推动企业信息化建设发展的重要途径。但是，当前许多企业仍然使用传统的档案管理手段，而这种管理方式的缺陷日益明显。因此，企业领导和档案管理人员要带头转变档案管理观念，充分重视企业的档案管理。

（二）完善企业档案信息化管理的手段

当前企业档案管理工作新增了信息化管理的内容，但是由于信息管理手段较为落后，许多企业档案管理机构和档案管理人员都选择忽视电子文件。随着时代的不断发展，档案管理中的电子文件越来越多，传统的档案实体管理模式已经不能满足当前企业信息化发展的需求。如果仍然不对这种管理方式进行创新，会在信息化时代中感受较大的工作压力，还会导致电子文件、电子档案等的丢失，为企业的正常发展带来安全隐患。为此，企业档案管理要在信息化理念的支持下创建一套专业的知识档案管理模式，帮助企业有效推进知识管理模式。这不仅可以有效发挥知识背景下企业档案的价值，还能为企业发展提供更好的支持与服务。

（三）建立有效的企业档案管理制度

当前的企业档案管理模式已经无法满足企业发展的实际需求，那么传统模式下的档案管理制度体系也不再适用。因此十分有必要创建一套以知识管理为基础的制度体系，这对知识背景下的企业发展尤为重要。应对当前企业自身的档案管理制度体系进行审视，对无法适用的部分进行创新或改革，加强企业对档案资源与文件的最大限度利用，有效提升企业档案管理工作的价值，为企业发展提供坚实的基础保障。与此同时，在知识管理模式下采取新的制度体系，为企业管理创建更加独立、自由的空间，将以往档案管理工作中简单的文件保存转变为主动的信息管理。这不仅加强了企业档案管理工作的科学性、合理性，还促进企业档案管理向着现代化发展的步伐靠拢。除此之外，新的信息制度体系也可以促进档案资源管理更加高效，大大提升档案管理对于企业发展的价值。档案管理是企业当中十分重要的信息资源管理工作，对该项工作进行创新在企业的现代化建设中具有重要意义。当前企业档案管理工作，正处于调整、创新的关键时期，为此必须要紧紧把握这一契机。

参考文献：

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作者：叶丽娟 单位：深圳市万鸿档案服务有限公司