知识管理下的科研机构档案管理

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在这个充满挑战的知识经济与大数据时代，国内外很多知名企业，如微软、IBM、华为、联想、海尔等公司，都认识到知识管理对于提升企业效益的重要作用，在利用档案管理进行知识管理方面进行了大量的探索。学术界对于企业知识管理和档案管理关系的研究，从理论到案例也都比较丰富。但是，在产出大量科技知识的科研机构，知识管理却没有得到应有的重视，档案管理服务知识管理的作用也没有充分发挥。厘清知识管理与档案管理的关系，使二者互相促进，有助于提高科研机构的工作效率和核心竞争力。本文着重从知识管理对档案管理影响的角度，分析档案管理在科研机构知识管理中应该发挥的作用。

一、知识管理与档案管理的关系

《辞海》中对知识的定义是人们在实践活动中积累起来的经验。知识分类有多种方法，根据其表达方式和传递方式，知识分为显性知识和隐性知识两种类型。显性知识，是指用正式语言、符号等清楚表达和传播的知识，主要存在于文献如图书、档案中。隐性知识，是指没有用语言、符号表达的隐藏在组织层次或个人头脑中的知识，如组织文化、价值观、员工技能、解决问题的思路等。档案是显性知识的一部分。被誉为“知识管理之父”的野中郁次郎[1]提出知识创造和知识螺旋的概念，他认为，显性知识和隐性知识可以相互转化，而日本企业的成功之道，主要筑基于“组织知识创造”的能力与技术。档案管理与知识管理在管理目标和实施流程方面有很多相似之处，二者都是为用户提供有参考价值和凭证价值的信息服务，都是将分散的管理对象，即文件、档案、知识，予以收集、加工、整理，使之有序化，并通过提供服务利用实现管理的价值。档案管理与知识管理的内容存在交叉关系，但知识管理涵盖的范围比档案管理广泛。档案管理是知识管理的一部分。作为人类社会活动和思维活动原始信息的承载体，就内容而言，档案管理可以从知识管理的视角提升档案的价值。国内外一些学者从不同角度对知识管理与档案管理的关系做过阐述。特里•库克[2]提出，“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡”。冯惠玲[3]认为，现代档案管理是“一种以来源为中心，以知识为中心的管理”。张斌[4]认为，“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容”。徐拥军[5]提出，“档案管理是知识管理的基础，知识管理是档案管理的方向”。档案管理只有以知识管理为目标，为一个机构的正常运转和正确决策提供准确的、不可或缺的信息，才更能充分发挥档案管理的价值。

二、科研机构知识管理现状

当前，很多科研机构面临着重要资源流失问题。具体表现有：（1）课题组某位关键科研人员离职，使课题研究被迫中断；（2）新入职的科研人员，会因为没有相关背景资料、无法充分借鉴前人经验，重复做一些前人已经尝试且证实行不通的工作；（3）在科研过程中，科研人员需要向具有某种专长的专家咨询，却不知项目组内谁有这样的专长；（4）人事部门对涉及某个人历史待遇问题，经常找不到相应的政策依据和相关过程记载，只能依赖机构核心人员和当事人的不完整回忆，或是在粗放管理的档案中“大海捞针”，大大降低了工作效率和效益。这都是不重视知识管理所带来的问题。概括而言，科研机构常见的知识管理方面的问题包括：不知道机构内有哪些知识；不知道机构内有哪些可用的知识；机构内的知识不能有效分享；核心人才流失导致知识流失。信息时代，任何个人、组织的竞争力都越来越依赖于他们的知识管理能力。因此，现代科研机构需要在加强档案管理的基础上，用知识管理的方法去记录科研管理过程和工作成果，积累组织的知识资源，以知识管理驱动创新。档案管理可以记录部分科研管理和科学研究过程。由于目前科研机构还没有设立知识管理部门，可以由档案部门尝试探索适合科研机构的知识管理模式。

三、知识管理对档案管理提出更高要求

从大量的档案材料里挖掘有价值的信息并转化为知识，是现代档案管理者的核心价值所在。传统档案部门按照分类、全宗、案卷的概念，主要关注档案的实体管理，随着信息技术在档案管理领域广泛应用，档案部门可借助人工智能、数据挖掘、信息分析软件等方法和工具进行档案信息资源的深度开发，将片面的信息有效集成，构建相关内容的知识图谱。档案部门拥有其他部门难以获取的、丰富全面的档案资源，进行知识管理具有独特的优势。档案部门进行知识管理，对传统的档案管理职能带来挑战。传统档案管理中，档案人员只需耐心细致地收集、保管档案，提供档案查阅利用。至于如何从数量庞大的案卷中迅速检索所需的知识，则由档案利用者自己去解决。进行知识管理，要求档案人员必须由档案材料的收集保管者、提供利用者转变为知识的加工者、分享者，通过文档解析提供咨询建议，依据档案数据推断事件走向，为机构核心业务提供更多支撑和服务。此外，知识管理背景下的档案工作价值观要更具开放性，更加注重信息的交流、共享，进而引发知识内容与价值的提升。

四、科研机构档案部门如何进行知识管理

在知识管理和信息技术飞速发展的时代，科研机构档案部门进行知识管理，既要将知识管理作为档案管理服务利用的一个要求，又要将知识管理的内容作为档案管理保存范围的一部分。科研机构档案部门进行知识管理，可从如下方面做出努力。

1.做好档案材料收集、整理等档案管理基础工作。档案部门要通过完善规章制度、制订归档范围、明确归档责任、实行节点控制等方式，尽可能完整地收集归档材料。对于归档的文件材料，应保证分类科学、目录清晰、著录准确，便于检索。只有做好档案管理基础工作，才具备知识管理的条件。档案部门作为科研机构历史与现实活动记录的集中保存中心，拥有大量档案信息资源。档案部门应对现有档案资源进行全面盘点，使档案实体与档案目录信息完全一致，在此基础上，结合知识管理内容要求更新与完善现有档案信息及主题标引，为各部门提供便捷的利用服务。

2.准确把握馆藏资源，深度开发档案信息资源。档案部门要充分利用各种检索工具加强档案内容研究，推动档案价值的充分发挥。通过知识管理，使分散、零星的信息有序化、系统化，为核心业务工作提供相对成熟的方案、流程参考。档案部门进行知识管理，可尝试的具体工作如下。（1）通过梳理文书档案，建立公文数据库，收录常用公文格式、优秀公文范例，供相关工作人员翻看、阅读、学习、借鉴，还可以把公文写作中常见的用词错误、常见语病总结归纳出来，以提高全员公文写作水平。（2）通过查阅科研档案，找出其中写得比较好、顺利通过立项的项目申请书，在征得项目负责人同意后提炼项目申请书的亮点，做成参考模板，共享给有需要的部门和人员；一些获得国家科技奖的项目，也可以总结项目特点、研究过程亮点甚至报奖材料的可学习之处。（3）通过查阅各类档案中的相关内容，汇总科研机构每年的大事要事、重要科研数据和管理数据，编写年鉴、年报，保存机构的完整历史。还可整合一些故事性线索，对档案资源进行专题凝练，形成单位的独家记忆。（4）通过查阅人事档案，建立专家库，将单位内各学科、各专业的专家统计出来，梳理各位专家的专长、观点，以备需要时有针对性地寻找对口专家。此外，档案部门还应在提供档案利用的过程中，注意了解利用者的需求，为档案信息资源开发和知识管理提供借鉴和支撑；并可借助网络平台如档案网站、公众号等方式展示档案，既保证准确及时地提供针对性、个性化服务，又兼具趣味性和知识性，实现档案的资源增值。

3.将知识管理相关文件材料纳入归档范围。科研机构档案部门要积极引导各业务部门有意识积累本部门形成的知识，从归档范围的角度界定知识的范围，并将各部门在知识管理过程中形成的文件材料纳入归档范围。如各部门拥有的核心技术、关键技术，积累的工作经验、业务报告，制订的相关规章制度、工作标准以及机构人员参加的专业会议资料等。此外，还应鼓励各部门积极挖掘本部门的隐性知识，将本部门各位成员的工作经验、技术方法等及时收集、整理。各部门可通过定期召开工作例会的方式，及时了解每个人的工作进度、工作方式、工作成果、工作心得，并形成详细的会议纪要归档，以此避免在岗位调整时因缺乏工作交接带来的知识流失。各部门组织的专题活动、处理的特定工作，也应注意及时复盘、总结，形成文件材料留存。如人事部门处理某些特殊人事问题的整个过程、依据材料、处理结果等，可进行针对性总结，以备以后类似事件查考。科研部门在完成科研课题的过程中，除了保存科研档案归档范围内的文件材料外，还应鼓励团队成员积累工作中遇到的问题以及处理过程文件，除了总结经验，还要记录失败的教训。知识管理与业务活动融为一体，会促进部门各项业务水平的提升。为了完整收集这些文件材料，档案部门要熟悉科研机构的核心业务，与各部门建立良好的合作关系，扩大知识收集的渠道，将隐含在组织内部的知识按需聚合、多维挖掘，经过加工、整合、创新，以知识产品的形式提供利用。

4.提高档案人员素质，使档案管理者成长为知识管理者。科研人员作为科研机构档案的利用主体，受教育程度高，工作内容复杂，不仅需要查阅档案原始记录，也需要深度加工的档案信息。这就要求档案人员提供高质量的信息咨询服务。知识管理视角下的档案人员要在具备熟练业务水平的同时拥有主动服务意识和创新能力，既要了解科研机构的历史、现状、核心业务和工作流程，通过多种途径收集各类有归档价值的文件资料，又要具备丰富的知识背景，深入掌握知识管理的概念与原则，熟练运用现代信息技术，并善于从档案里找到有价值的内容，支撑单位各项业务发展。需要说明的是，一个单位的档案管理水平体现了单位的整体管理水平，同时也受制于单位的管理水平。单位管理水平高，知识管理和档案管理必然能做好；单位各方面管理不规范，知识管理和档案管理必然无法做得好。和其他所有工作一样，档案管理和知识管理水平要明显提升、取得实效，需要引起科研机构领导的充分重视，提升全体人员的知识管理和档案管理意识，建立人人参与的管理网络。

参考文献

[1]野中郁次郎.创造知识的企业———日美企业持续创新的动力[M].北京：知识产权出版社，2006.

[2]特里•库克,刘越男.电子文件与纸质文件观念:后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J].山西档案,1997（2）：7-13.

[3]冯惠玲.电子文件时代新思维《拥有新记忆———电子文件管理研究》摘要之六[J].档案学通讯，1998（6）.

[4]张斌.企业档案管理与知识管理[J].档案学研究,2002（1）：32-35.

[5]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案,2008（1）：17-20.

作者：孙琛辉 单位：中国科学院微电子研究所