知识管理下企业档案资源体系构建研究

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摘要：企业档案资源是国家档案资源体系的重要组成部分。当前社会各界对企业档案资源体系建设的关注度越来越高，而知识管理理论也为企业构建档案资源体系带来思路创新的突破口。文章首先分析企业档案具有的侧重自主管理、知识挖掘有限、社会化共享程度低等一般性特征；其次提出构建档案资源体系三个目标导向：提升企业治理现代化水平、助力企业增强市场软竞争力、推进企业档案管理模式转型；最后从资源、利用、保障三个层面提供具体的体系构建实践路径。

关键词：档案管理；知识管理；企业档案；档案资源体系

一、前言

知识管理是现代企业的重要工作内容及生产要素，贯穿企业生产经营活动全过程。企业档案是企业在某一历史时期实践活动的原始记录，在经验参考和事实凭证方面具有很高的利用价值。档案工作的核心业务与知识管理中的知识获取、组织、共享与创新等内容有着高度的契合[1]。知识管理和档案管理的对象都是具有知识属性的信息资源，两者致力于在利用过程中发挥知识的应用价值。融合知识管理理论，构建企业档案资源体系，有助于提升档案的服务质量，促进档案资源的知识发现和创新。通过文献查阅，学界基于知识管理视角在非物质文化遗产档案[2]、国家档案馆[3]、高校[4]等实践领域进行了深入探讨，包括应对突发事件[5]、档案记忆再生产[6]的框架设计，并在知识管理公式基础上推衍出档案编研方法[7]，但学界在知识管理视角下构建企业档案资源体系得出的研究成果尚少。本文基于知识管理理念探究企业档案资源的体系构建，以促进企业提升对档案资源的重视和关注，发挥档案资源的情报价值。

二、企业档案资源管理一般性特征

受传统档案管理模式影响，企业档案资源的管理一般以集中式、分散式或协同式展开，这可能会在档案知识组织开发与共享环节中形成“信息孤岛”现象。知识管理以知识为核心，通过知识地图等方式向用户提供知识服务；而档案资源管理则存储丰富的信息资源，为知识发现提供源泉。结合两者具有的共性管理思维，分析企业档案资源管理的一般性特征，是以知识管理为导向构建档案资源体系的重要研究视角。

1.侧重自主管理。企业档案资源来源于其实践活动中具有保存价值的原始记录，与其主营业务有着紧密的联系。《中华人民共和国档案法》（2020年修订）条文规定，档案工作“实行统一领导、分级管理原则”，“企业应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导”[8]。在此基础上，企业对自身档案资源管理具有较高的自主化权限，可以根据现实情况采取符合自身需求的档案管理方式。因此，从立卷归档、整理组织到开发利用的工作流程中，企业的档案管理水平直接影响档案资源的质量、安全性及完整性，关系档案知识开发与价值实现与否。自主性管理为企业提供了良好的知识加工组织的空间条件，但资源分散等问题容易导致企业档案工作者将档案资源知识库建设成“囤积式仓库”，不利于档案资源对知识进行有效开发。而知识管理导向的档案资源体系构建可以为形成“知识库”指明方向。

2.知识挖掘有限。事实凭证和经验参考是当前档案资源利用价值的体现，显性知识仍然处于主导地位，而隐性知识则很难被唤醒。同时，档案信息组织的不规范给知识挖掘带来很大的困难，制约档案资源的知识发现与知识共享。从建立企业档案管理体系的角度出发，档案建设从根本上应该是立足于现实与超前的信息需求，在知识传递与服务环节中为用户提供问题解决的方案。例如，某央企旗下的房地产开发子公司档案借阅范围主要是管理类档案文件（如公司营业执照、公司章程、法人变更等）、建设项目类前期阶段文件（各类项目证件、政府批文、建设施工图/平面图、合同/协议文件等）。利用目的主要是办理预售许可证等各类证件、银行开户、按揭贷款办理、现场施工参照、内部检查等。以解决问题为导向的传统档案利用模式不应该占据整个档案管理工作的绝大部分，而是需要转向以知识为核心的管理活动。因此，企业档案工作者不能止步于档案的归档整理、借阅利用和库房管理等常规化工作，要重新定位档案工作者对知识管理者角色的认同。创新企业档案资源管理模式，挖掘档案资源隐性知识因子，融入企业智库的建设战略，对解决企业档案知识挖掘有限的难题具有重大的现实意义和深远的历史意义。

3.社会化共享程度低。知识共享是知识管理的一项重要内容，是以受众为中心，为用户提供易于理解、易于接收的知识。知识共享是企业档案开发和利用的重点和难点，也是影响档案知识作用发挥的重要因素。一方面，因文件密级安全要求及知识产权保护等条件，为降低信息安全风险，保护自身利益，企业对自身的档案资源限制在内部使用范围内，成为推进档案知识社会化共享的阻碍因素。另一方面，由于目前企业档案尚未纳入国家档案资源体系，缺乏有机统一的共享化平台，企业档案资源较为分散，不利于整合档案信息提炼知识因子。企业档案信息大量以数据形式存在，不同的业务系统和系统实施的不同时期，造成了数据异构性、文档格式异构、软件架构异构现象[9]。深入推进档案资源的知识共享体系建设，加快推进企业档案对外开放，既是“十四五”全国档案事业发展规划的主要任务，也是企业档案资源真正深度融入产业战略发展的需求。

三、构建企业档案资源体系的目标

企业档案资源体系建设成效关系档案管理活动全过程，对档案资源显性知识体现和隐性知识挖掘起关键作用。在知识管理视角下，应深度聚合和高效开发企业档案资源并转化为知识成果，服务企业生产经营活动的各环节，实现企业档案资源体系的构建价值。

1.提升企业治理现代化水平。企业对档案资源的管理工作可以折射出整个组织的管理水平，客观反映出其各系统和各功能部分运行的规范性和科学性。企业档案机构是确保企业档案工作顺利开展的组织保障，其设置及运行决定了档案机构本身的履职能力，直接关系到企业治理现代化目标的实现程度[10]。知识管理理念注重知识的系统性，对企业在档案的收集归档、利用及开发环节中有着更加明确的方向引导。融入知识管理思想构建企业档案资源体系，对组织内部流程管理起到规范性的作用，如界定审批流程的归属关系，明确职责范围；在知识管理视角下，档案资源体系的功能可以得到有效外延，推动企业内部管理更加规范化、科学化、精准化，对提升企业治理现代化水平有着重要的现实意义。

2.助力企业增强市场软竞争力。知识管理倡导以知识为核心，更加侧重知识在企业软实力和市场软竞争力提升上的重要地位。档案具有知识属性，企业档案资源是知识积累和存储的集合体，也是知识发现和创造的重要来源。在未来的全球化竞争中，知识管理能力将成为企业的核心竞争力和可持续发展的关键[9]。构建企业档案资源体系对推动知识的开发具有重要的意义。企业档案蕴含着丰富的知识，包括科研信息、技术生产信息、管理经验信息等，与企业本身的生产和经营活动有着很强的联系性。构建企业档案资源体系有助于企业积累的知识再利用、再创造，能够将知识直接投入企业的实践活动中，将企业档案资源化为企业竞争力的重要因素，增强企业的实力。

3.推进企业档案管理模式转型。随着信息技术及网络技术的深入发展，企业也在推进内部的数字化建设以面对大数据时代的浪潮。传统档案以纸质文本载体为主，常规利用方式主要为档案查阅、复印与外借、开具证明、信息咨询等[11]。虽然部分企业实现了线上线下相结合的借阅模式，但是大多时候以纸质为主的档案实体外借仍然占有很大的比重。知识管理学科融合信息技术及大数据技术等，在管理活动中更加注重智能化和高效率、正向反馈。将知识管理引入企业档案资源体系的构建过程中，有利于优化档案部门的管理模式，提升档案知识服务的智能化、智慧化、高效化水平。

四、构建企业档案资源体系的路径

在知识管理理论指导下，企业档案形成初始时期既要注重各个环节之间的有机联系，也要充分挖掘档案资源的知识空间。

1.档案资源体系。（1）档案收集阶段：知识获取。档案收集阶段主要任务是按照国家法律法规要求对国家、社会具有保存价值的原始记录信息进行收集、立卷并归档入库。档案收集对应知识管理理论的知识获取，档案资源是知识开发的根基，知识利用是档案资源价值得以实现的目标，两者间存在紧密的逻辑关系。企业档案实体体现显性知识，包括文字、图片、录音录像、荣誉奖杯实物，可以通过语言、文字等结构化、规范化地揭示出信息内容和特征。在档案资源收集阶段，需要更加注重资源结构的合理化、内容的规范化和准确性等，对知识的加工、分析和挖掘的工作环节形成新的知识起着重要推动作用。因此，在“应收尽收、应归尽归”的原则基础上，档案收集过程中需要严把质量关口，确保数据的真实性、准确性及完整性，应做到不遗漏、不重复，避免片面化追求单纯的数量增长，而忽略档案收集的质量。如工程建设类档案的报审表、验收记录、检测证明等原始记录文件一般在工程前期已经由建设单位移交对应的档案部门，其本身的借阅量非常低，填鸭式的收集入库可能带来一系列的管理难题：一是资料遗漏，数据的真实性无法得到有效的保证，二是对人力、物力、空间的浪费。（2）档案整理阶段：知识存储与组织。档案整理对应知识存储与组织，是档案利用价值得以实现的重要前提。档案整理是对入库的档案数据根据其内容特征及外部特性进行分类、编目、著录、标引等。知识组织是在档案信息的有序组织基础之上，对知识单元进行科学化组织、描述、表达，展示其内在联系[12]。档案资源是企业内部核心的知识资源。必须对移交库房的档案数据进行有序化、可视化组织，优化馆藏资源。一是需要对档案的显性知识因子进行挖掘、分析和加工，为提取新知识、隐性知识因子的发现及转化为显性知识提供可能。二是根据档案资源的内容特征与外在形式特征形成分类标引、主题标引等，在此基础上构建知识地图，让用户快速便捷地锁定需求的信息。

2.档案利用体系。（1）档案开发阶段：知识评价。档案资源开发阶段主要是对企业档案资源进行编研、展览等，最后形成档案年鉴等编研成果。知识评价是对档案资源进行鉴定，确定其知识价值。档案资源的开发首先需要对其进行价值、保管期限、密级等鉴定工作。相比传统档案鉴定，更关注档案的情报性价值、现实价值与利用价值[13]。档案资源入库不能仅仅将其视为历史数据或经验性知识，需要在知识管理理论视角下，根据档案鉴定的标准对其进行入库评价与定期评价。知识评价必须坚持“以用户为中心”的原则，确定统一的评价指标体系。评价指标能够充分体现出各知识要素之间的关系，使用户在实践运用过程中具有可操作性。（2）档案开放阶段：知识服务与共享。知识服务的服务理念是以用户为中心，以为用户提供知识、辅助决策作为服务目的，强调用户在知识管理全过程中的重要作用。档案资源作为集成信息，是知识的重要来源以及知识服务的首要前提条件。企业档案资源的知识服务应当以信息技术作为支撑条件，在实现知识传递的同时，提供便捷化、个性化、针对化的用户服务，强调知识传递的时效、准确度等，提升档案资源的服务质量。搭建服务平台是档案资源利用及知识服务的重要窗口，但档案管理与知识管理在管理范围、侧重点、加工深度、传播渠道等方面存在一定的差异，结合知识管理理论框架及档案管理工作实际，将知识管理融入档案管理流程是档案馆开展知识管理的最佳方式之一[14]。同时，档案资源知识服务更应该注重用户的反馈，满足用户动态化的知识需求及企业的发展需求。

3.安全保障体系。档案文件的保护是档案资源管理活动中至关重要的环节，是知识产权保护的重要关口。作为企业内部战略性、优势性的核心资源，档案资源知识库保护可以从制度层面、人员层面、技术层面构建安全保障体系。制度层面。企业应当设立档案机构或指定部门负责档案管理工作，建立健全档案工作责任制，制定档案管理制度和业务规范标准。同时针对档案文件内容确定档案文件的保密程度，明确档案利用的范围和权限。人员层面。首先，以知识管理为导向的档案管理提高了对传统档案工作者的要求，复合型人才成为对档案工作者的核心要求，档案工作者除具备相应的专业素质，还应当提高知识产权保护的法律意识与素养。其次，多元主体协同治理更应该是知识管理导向的知识产权保护的重要方向。技术层面。可以采用区块链技术对档案数据进行安全保护。区块链技术是一种不可篡改和伪造的分布式数据库，是互联网数据库技术，去中心化、匿名化、分布式、不可任意修改的存储技术，其对数据利用的追踪具有天然优势。区块链技术可以有效防止不法企业或个人违规操作及利用共享的档案数据。

五、结语

知识管理给企业档案资源体系的构建带来了新的思维，对企业档案管理模式的创新及知识创造具有重要的实践意义，同时也是企业应对市场形势变化及适应社会发展需要的重要支撑点。引入知识管理理念，能够提高企业对档案价值的认同度和关注度，提升企业档案的服务水平，推动档案事业的全局性发展。

作者:刘蓓 韦兆焯 单位:金茂苏皖企业管理（天津）有限公司南京分公司