高校知识管理论文

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一、知识管理背景下高校档案馆功能拓展的表现

1.1档案馆由档案信息的收集者转变为知识的加工者

高校档案馆在知识管理的过程中只能作为知识产品的创造者与提供者，它不直接参与知识的形成，但却对知识赋有收集与加工的权限。知识管理所要遵循的三个原则，首先是知识积累的原则，知识积累是实施知识的管理基础。与档案价值发挥作用的方式相同，知识同样是以群体形式发挥作用的，而知识群体的形成则需要通过积累的方式实现。高校档案馆在知识积累层面具有十分丰富的经验，这是因为作为高校档案信息资源的保管场所，其主要职责是对高校每年形成各类档案材料的归档、整理与服务。归档环节是档案管理工作的初始环节，也是对档案信息资源这种知识资源进行收集与积累的肇始环节。在档案收集过程中，档案馆能够区分入馆档案价值的大小，并依据规范的档案整理标准对档案进行分类、整理与装订。但是，知识的收集只是高校档案馆形式上的知识积累，由信息转换为可供共享与利用的知识，则需要档案馆对归档的档案信息资源进行加工，即在质的层面对档案信息资源进行优化组合，使档案馆所提供的知识资源能够以主体最为受用的方式被获取和把握，这样高校档案馆知识积累的功能才能实现。同时，高校档案馆的知识积累可以跳出高校自主形成知识资源范畴，从社会其他相关组织机构或个人征集、交换、共享相关知识，并将其转化为可供高校自主使用的知识类型。

1.2档案馆由档案信息的保管者转变为知识的分享者

知识管理所要遵循的第二个原则是共享原则，知识共享，是指一个组织内部的信息和知识要尽可能公开，使组织中的每一个成员都能接触和组织所收集整理的知识和信息。传统高校档案馆对档案信息资源普遍采取集中保管，内部共享的管理策略，保管要高于利用。档案馆的这种功能定位一方面顺应了当时我国各级各类档案馆管理的基本要求，另一方面出于保护馆藏的目的。但从目前高校档案馆的发展来看，这种功能定位显然效果不太理想。作为优质档案信息资源的保管者，特别是一个组织内部知识的积累者，知识在指内部的流动与共享才是知识积累的最终目的，虽然当前高校档案馆注重对档案信息服务内容与质量的考察，但仅仅局限在高校内部的知识流动是无法真正发挥知识的价值的。现代高等学校是集教育和科研服务为一体的公共型机构，知识的外溢性俨然成为高校档案信息资源的社会共享所无法避免的趋势。因此，知识管理背景下，高校档案馆要转型为知识的分享者，在合理合法的框架下，改变传统重保管轻利用、重内部轻社会的功能定位，这样才能充分发挥高校档案馆的知识积累与服务的功能，并最终被社会公众所重视。

1.3档案馆由档案信息的维护者转变为知识的服务者

知识管理所要遵循的第三个原则是交流原则，知识交流，是指一个组织内部的知识是在不同成员之间流动的，知识通过成员之间流动，产生知识交流过程中的群动效应，进而引发知识内容与价值的提升。知识交流是使知识体现其价值的关键环节，它在知识管理的三个原则中处于最高层次。知识管理背景下高校档案工作价值观要更具开放性、外溢性和全能性。所谓开放性是指高校要打破现有的封闭式信息交流方式，在社会知识合理流动的前提下，走开放型管理与服务路线。一方面通过扩大高校内部工作与档案信息资源的交流，拓宽档案馆馆藏范畴，另一方面进一步推广高校知识资源，广开门路，在社会层面寻求知识的需求者与接受者。所谓外溢性主要指高校档案馆要树立一种“学术顺差”的资源交流思想，即通过高校优质知识资源的社会共享，实现与社会知识资源的交换，进一步充实与完善高校知识资源库，达到知识互补的效果。所谓全能性是指高校档案馆在知识管理流程中所承担的职责是全方面，即档案馆不再单纯的是档案信息资源的维护者，更是建立在以共享与交流基础上的档案信息知识的服务者。

二、知识管理背景下高校档案馆未来发展思路

2.1以知识组织与加工带动高校档案馆的社会影响力

对档案馆所蕴含的知识的组织与加工是高校档案馆未来寻求服务创新的必然选择，也是高校档案馆向社会知识文化服务功能定位的基础性环节，高校社会影响力不仅表现在高校中整体所反映出的人文气息，还表现在高校为社会实践发展所提供的各种知识服务。知识管理背景下高校档案馆功能定位需要建立在传统高校档案管理经验基础上进行功能的拓展，这种功能的拓展并不影响档案信息资源保管的集中性与安全性，反而能够使更多的优质知识资源通过档案馆的知识组织与加工成为社会实践活动所依赖的知识资源，进而实现档案馆的社会服务功能。为了摆脱传统的对高校档案馆的教学辅助型机构的定位，寻求高校内部的认同和社会组织或个人的关注，高校档案馆要切实围绕知识管理理念与方法，以优质高校档案信息资源为基础，通过科学的知识组织与加工方法，为高校内部和社会公众提供合适的知识和知识群。以此提升高校档案馆的社会影响力。如哈佛档案馆充分利用其馆所藏的优秀教师授课视频，通过专业性视频加工与网络维护平台，创建了国际上首个教学视频资源共享平台，该资源库以免费获取的方式将优秀教学档案资源向社会公众开放，获得了国内外学术界的普遍好评。

2.2以知识的系统化增加高校在知识经济时代的竞争力

大多数现代型高等学校的学科、专业分类界限明晰，研究内容相对独立，这造成了归入到档案馆的优质档案知识资源呈现出相对分散的特点。这种分散性一方面增加了高校档案馆知识组织与加工的难度，使知识资源难以统一、规范；另一方面知识的不系统性使档案馆很难纳入到社会知识体系。未来高校可持续发展不仅需要高校在学术科研领域寻求创新、寻求协同合作，更需要高校依托相对完整的科学知识群或学科知识链在高校科研竞争中保持优势。因此，知识的系统化、完整化与规范化成为今后高校档案馆在知识管理过程中需要特别关注。高校档案馆作为高校内部的知识产品开发与供应者，需要清楚地了解自己有什么样的知识和需要什么样的知识，学会区分馆藏档案体系的优劣势；善于区分不同知识元素与知识需求者，使知识能够传递给那些日常工作中只适合需要这些知识的人；不断地组织与加工新的知识产品，并使高校内部与社会公众能够准确地获取它们；对可靠的、有生命力的知识的引入进行控制；对高校知识资源的知识产权进行定期的检测和合法化等，并最终实现以知识的系统性带动高校内部的学习氛围，以知识的规范性提升高校的社会竞争力。

2.3以知识的共享建立高校与社会之间的知识平台

经过组织与加工的知识产品需要相对稳定的展示平台或互动平台进行传播与交流。为了提高高校知识产品的社会转化效率，最大限度的实现知识的价值，高校档案馆可以与社会专业化组织合作构建知识共享与服务平台，使之成为高校知识产品组织、加工、展示、传播与交流的媒介。笔者认为社会知识平台应由三个层次构成：其一，高校档案馆个体层次；其二，高校与高校之间合作层次；其三，高校群与高校群之间的协同层次。档案馆个体层次的知识平台是高校知识传播与交流的基础，也是高校开展知识管理，保持组织平稳发展与创新的工具；高校与高校之间知识共享平台侧重高校间的协同合作创新，目的在于调配不同高校之间的知识资源分配关系，发挥高校之间知识共享与交流的便捷特点，实现高校之间知识的互惠互利；高校群与高校群之间知识平台是未来社会知识平台的主要层次，高校群知识平台的建构一方面通过不同高校同一学科知识的整合，发挥学科的整体优势；另一方面为高校科学交流与成果评价提供平台，有助于知识的合理流动与科学的监管。如我国多部门联合提出了高等学校创新能力提升计划（即2011计划），高校之间、高校与社会科研机构之间纷纷达成协同关系，创建了科技、人文协同创新中心，每个中心都配备有档案信息管理与知识服务平台，该平台的功能与作用与笔者提出的社会知识平台十分相似，且已开始发挥效用。

三、结语

高校档案馆作为社会优质知识资源的拥有者不能停留在传统的档案管理思维中，固步自封，而要顺应当下社会组织管理的趋势，在创新中求生存，在生存中寻求发展。知识管理理念对高校档案工作仅仅起到转变观念、更新管理思维的作用，在现实的管理活动中，高校档案馆仍要立足于馆藏知识资源基础上，有步骤、有选择的完成职能的转型与功能的拓展。只有这样高校档案馆的未来才会绚丽多彩，高校档案馆的发展才能得以延续。

作者：姜媛 单位：天津科技大学应用文理学院