中学档案现代化管理对策探讨

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《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提到，要在2020年初步实现现代化的档案管理。学校历史通常以教育教学的改革和发展作为主线。中学档案是中学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。这些档案是中学教育教学的珍贵史实资料，也是中学教育教学改革和发展历程的真实写照，对促进中学教育事业长远发展具有重要意义。

一、中学教育档案管理的短板

（一）档案管理制度不健全规范中学教育教学任务繁重，形成的档案日渐增多。各校虽然建立了档案管理制度，但制度不完善或执行不到位的情况依然存在，档案管理规范化和信息化也有待提升。因学校缺乏专职档案员，档案工作通常由相关处室人员兼任，兼职人员变动频繁且要兼顾许多事务，难以集中时间和精力进行档案管理工作，使档案收集、整理、归档、保存、利用缺少一致性和连贯性。例如，因档案未实现统一集中管理，档案人员岗位变动后容易导致档案缺失；因兼职档案人员档案整理标准不明确，导致档案整理归档效率低下；因管理人员不常检查档案资料和存储设备，导致档案积尘或受潮，给档案管理造成隐患；因管理人员不能及时进行档案信息登记，导致不能精准地进行档案利用服务。

（二）档案管理信息化水平不高目前，中学档案管理的整体信息化程度有所提高，但仍明显落后于教育教学的信息化水平。主要表现为，一是工作理念方面，中学未深刻认识到信息化管理对于提高档案管理效率的重要意义，重教学轻档案管理的现象普遍存在，使教育档案仍以传统的纸质档案为主。二是硬件设施方面，中学对档案信息化管理的投入不足，缺少专门档案库房、档案密集架和专用计算机系统的配置，忽视按照数字档案室的建设标准配备专业存储设备和专业服务器，学校装配的网络基础设施、基础软件、系统硬件、安全保障系统等也较少考虑档案信息化管理的实际需要。三是人员培训方面，中学面临巨大的教育和升学压力，因此缺乏对档案管理人员信息化能力的培养，不能按照档案信息化管理的要求完善档案管理人员的知识结构，进而影响到教育档案信息化管理工作的有效开展。

（三）教育档案缺乏育人价值中学档案在弘扬优秀文化的过程中发挥着桥梁和纽带作用，但中学利用档案进行育人的意识不强，导致中学档案大多保存在档案室内，缺少有效的传播路径，育人价值偏弱。在德育方面，中学档案含有丰富的德育资源，但缺乏鉴别、整合、提炼和编研的机制和人才，因此真正能提取出来发挥教育作用的鲜活案例极为有限。在文化教育方面，中学多采用宣传栏展示和教师讲解的形式进行校园文化传播，对中学档案的利用较少，缺乏借助档案进行校园文化宣传的独特创意。

二、做好中学档案管理工作的对策

（一）立足规范，健全规章制度完备的中学档案管理制度能使档案工作的开展更加规范和科学。在工作制度方面，要确定中学档案管理的工作流程，对档案管理标准和档案工作实践进行规范，严格要求档案管理人员依据流程体系开展工作，以确保档案管理工作更加高效有序。在奖惩机制方面，要对中学档案管理工作进行有效监督，为档案管理人员创建良好的发展平台，构建匹配的考核机制，奖励优秀的工作业绩，充分激发档案人员的工作积极性和主动性。在制度融合方面，要结合学校实际情况，将中学档案的管理融入中学管理体系内，确保各部门之间能够协调配合，为档案管理营造良好的外部环境，以便于档案资源的收集管理和共建共享。

（二）优化管理，加大信息化投入在网络时代，通过信息化方式优化中学档案的管理，能够更好地促进中学档案管理水平的提升。工作开展方面，中学要构建中学档案信息化管理体系，对档案信息进行定期核查，保障教育档案信息化管理工作有序开展。硬件设施方面，要最大程度地满足中学档案信息化管理需要，开辟专门的档案管理区域，配置照相机、扫描仪、计算机和档案应用软件等设施，建立学生学籍、教师教学、科研成果等专题数据库，并对档案信息进行有效整合和分析，以便快速查阅和筛选相关数据。同时，要从物力和财力上给予档案管理人员合理保障，不断提高中学档案信息化管理的有效性。人员培训方面，要根据档案管理人员的信息化素养和综合能力对职位进行合理分配，加强专业知识技能培训，帮助其更好地提高中学档案信息化管理意识和能力，增强中学档案信息化管理的严谨性和科学性。

（三）围绕特色，充分发挥育人价值中学教育档案作为一种特殊的教育资源，展示了学校建设和教育教学的优秀成果，既能陶冶学生情操，又能启迪学生智慧，鼓励学生自强不息、奋勇拼搏，充分发挥育人价值。在档案收集整理方面，档案人员可将教育教学过程中形成的办学方针、优秀事迹、历史沿革、校园文化进行编辑研究并深度开发，以充分展示校园文化特色，传播优秀教育教学成果，满足师生的需求。在档案管理方面，档案人员要以新时代的发展需求为落脚点，加强对重大活动信息的管理，为教人育人保存更多的优秀成果。在档案利用方面，可利用互联网、局域网、微信、微博等信息化途径向社会展示校风、校训、校歌及办学方针、发展理念，激发在校师生的爱校情怀；可借助优秀学生典型事例对学生进行榜样示范教育，为思想政治课提供励志素材；可通过校史馆、陈列室对奖杯、锦旗、发明等实物档案进行展出，让广大师生了解教育教学成果和校园文化精神，增强师生的凝聚力和荣誉感。总之，中学档案管理要符合时展要求，通过建章立制、加大信息化投入和充分发挥档案育人作用，为教育教学活动营造良好氛围，为新时代培育更多德、智、体、美、劳全面发展的优秀人才作贡献。

作者：于敏 单位：济南中学