档案管理知识全文(5篇)

一、电子档案在现代信息化建设中发挥的作用

何谓电子档案？电子档案是由电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方式可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示出用户所需求的档案实体的真实信息。电子档案具有以下特点：信息的非人工识读性；信息存储的高密度性；信息与载体之间的可分离性；多种信息媒体的继承性；系统依赖性。使用电子档案是适应当前社会形式发展的需求。要进行信息化建设就需要使用高科技的信息设备，例如电子计算机、网络等。要使用这些先进的设备就必须将现有的各种实体信息实现向数字化的转变。档案也必须由纸质转换为数字信息，如果不能够成功的将纸质档案转换为电子档案，那么必然会严重影响到信息化建设的进程，对信息化的推进造成严重的阻碍。使用电子档案可以打破传统档案利用的种种限制。共享信息是实现信息化建设的重要目的，然而传统的档案信息很难实现共享，如果想要异地查看几乎是不可能直接实现的。而利用电子档案可以打破这种空间上的局限，让档案管理部门从封闭走向开放。更加利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供更好、更优质的服务。

二、电子档案归档工作中存在的问题

虽然档案信息化建设已经有很长的一段时间，这期间电子档案对推动信息化建设起到了不可磨灭的作用，但是在电子档案的归档工作中仍然存在着许多的问题。

（一）电子档案无法独立存在

在很多企业与单位里的电子文件都只是纸质文件生成、运转过程中所出现的一种附带的产品，缺少独立存在的价值，因此也不具备取代纸质文件的能力。也正因为这样很多单位都不是很重视电子文件的保护，更有甚者可以随意的对这些电子文件进行增、删、改等操作，一点也没将电子文件作为档案来对待，为此使得原始的电子稿件面貌全非，失去了成为档案进行归档保存的意义。

（二）电子档案归档程序缺失，载体存在不安全因素

一、医院档案管理信息化建设过程中存在的问题

第一，目前医院的档案管理基础设施存在缺陷。我国大部分医院注重医院的技术和业务，忽视医院的档案管理，因此档案管理的信息化建设缺乏。例如，网络技术的缺失、计算机的信息处理等基础设施水平较低，难以发挥出档案管理的功能；第二，医院档案管理缺乏规范的制度，没有明确管理的规范和管理的范围，导致医院档案信息化管理没有完善的体制、明确的职责分工以及机制不健全；第三，医院档案管理的人员大多缺乏专业的管理知识和经验，很少有信息化的建设人员。档案管理的工作人员年龄偏大，结构老化，同时缺乏专业的档案管理知识，影响了医院档案管理工作的质量和效率。

二、新形势下医院档案管理的创新与实践

1.管理理念与管理制度的创新

信息技术快速发展，信息化技术在医院档案管理中的应用，能够提高档案管理的质量，更好的发挥服务作用。医院要重视档案管理，改变传统观念，实现档案管理方式的多样化。档案管理过程中，首先，要促进人力资源的管理，构建完善的员工评价制度，激励员工的工作积极性和创造性，营造良好的管理工作氛围；其次，建立可行的、规范性的管理制度，确保医院档案管理工作的统一性、标准化.制定档案管理的规章制度时，要结合医院的实际情况，以及医院的未来规划，对档案管理的规章制度进行改善和优化；最后，医院档案的管理中，要鼓励信息化管理，以电子记录代替纸质记录，提升档案管理的质量。

2.档案管理的服务特色与手段创新

档案管理是医院管理中的重要内容，是服务医院的重要手段，在档案管理信息化建设中要凸显出其服务职能。档案管理要真实、全面的记录信息，医院各部门之间要相互合作，提升档案信息的准确性。信息技术的使用能够提升医院档案管理的质量，提高档案管理的效率。另外，档案管理工作还可以借助信息技术进行档案信息的完善、更新以及保护。文件档案信息的管理中，完善文件档案的结构，统一对文件信息进行整理和利用，利用信息技术构建档案数据库，利用扫描等技术将档案信息录入到数据库中，同时医院负责人以及医务人员可根据不同的权限进行档案的查阅。

1档案管理工作者信息安全素质现状

1．1信息化管理意识淡薄

科技的飞速发展，带来的是计算机、网络技术的普及。现如今，网络技术已经被广泛应用到档案管理领域，这几乎从根本上改变了传统的档案管理方法和手段，过去单一的纸质档案管理模式，逐步地演变成纸质档案管理和电子档案管理齐头并进的管理模式，其中网络化管理方向发展明显，但是档案管理者的工作意识及思想观念依旧很落后，认为现代信息设备只是传统管理方式的小补充，传统的管理模式依然存在。很多的档案工作者信息化意识淡薄或者认识较浅，并没有认识到电子文件已经成为我国重要的战略信息资源，甚至意识不到网络环境下档案信息网络安全的重要性和迫切性。若在具体的工作中遇到网络信息安全风险时，大多数的档案管理者表现出的是无所适从，对于网络信息安全风险的预防、发现和应对没有一点儿经验可谈，档案管理工作者整体缺乏必要的信息化管理意识。

1.2信息化管理专业基础知识较薄弱

信息技术的日新月异，在客观上要求档案管理工作者要及时地更新自己的技能方法，以免被淘汰。现在的档案管理工作者本身只是一群具备基本档案管理知识的人群，他们不能等同于信息技术专业人员，而且自身缺乏必要的信息安全意识，大部分的档案管理者几乎意识不到自己在信息安全技能上存在的问题。现实的环境中强制性的专业水平提升制度极度缺乏，定期的培训机制严重匮乏，档案管理者的信息安全能力和实际的工作要求处于脱节状态。整个档案信息管理队伍呈现出年轻的档案管理者缺乏档案管理知识、老的档案管理者虽掌握了档案管理知识却对信息技术能力毫无培养的状态，甚至很多具备档案管理知识和信息安全能力的年轻档案管理者，会因待遇、职称、工作前景等问题改行，使得整体信息技术水平偏低的档案部门更加缺乏掌握信息技术的人才。

1.3信息化管理制度不够健全

当下，我国对档案管理工作者的准入制度（档案管理工作者从业资格制度等）并未展开全面的实施，对新进档案管理工作者的计算机能力、信息安全素质等方面的基本素质如何，几乎一无所知，各级档案部门选拔培养档案干部时缺乏明显的专业指向性，只是依靠主管机关、主管领导对调入人员各项素质要求的掌握。那些从事档案管理工作时间较长的老同志，他们的现代信息技术能力严重缺乏，其信息安全素质低下。同时，有关信息安全技能方面的考核内容，在档案工作者技术职级晋升的各项考试中体现并不明显，部分人事管理部门缺乏提高和激发档案工作者自身信息安全素质的主动性和激励机制。

近年来，在国家惠农购机补贴政策和农业生产现代化发展等因素的推动下，我国农业机械工业发展迅速，农业机械化水平不断提高，农业机械保有量持续增加，农业机械在农业生产中的提质增效作用凸显。与之相伴的农机监督管理业务量逐年增加，规范化标准不断提高。农业、农机发展新形势对农机监理业务档案规范化建设提出了更高要求。为进一步发挥农机安全监理效益，推动农业作为国民经济基础产业的发展，各级农机监理部门履职尽责、迎难而上，农机安全监管工作特别是农机监理业务档案规范管理工作取得了长足发展，同时基层农机监理部门在业务档案管理的工作质量与效率上也出现了一些不足和亟待解决的问题。

一、农机监理业务档案管理工作现状

农机监理业务档案按照保管方式分为纸质档案和电子档案。按照业务种类分为农业机械档案和农机驾驶人档案。档案具体内容应当严格按照农业部“两个规定、两个规范”相关规定首存保管。内蒙古呼伦贝尔市自2008年在全市范围内开展业务规范化提升建设工作，经过十余年的努力全市农机监理业务规范化水平长足发展，取得实绩。目前呼伦贝尔市共有农业机械档案14.98万份，农机驾驶人档案13.13万份。全部实行网络信息化管理，信息化和规范化水平不断提高。但我们也看到，在档案管理规范化水平不断提高的同时，农机监理工作出现了很多新形势、新变化，导致基层工作仍然存在着很多不足和困难。

二、存在问题和困难

1.业务档案管理人员素养偏低、知识更新较慢

2018年新规定规范实施以来该市农机监理业务及档案管理工作移交旗市区（县级）农机监理机构，基层档案管理工作由此起步，档案管理人员多为业务人员兼职、档案知识匮乏。加之原有的档案管理标准不断提升，档案管理形式和内容逐渐复杂，特别是实现数字化平台管理以来，很多原有档案管理人员知识老化，不能有效掌握和推进农机档案管理数字化发展，亟待知识更新和本领提高。

2.档案管理设施不足、装备落后

一、中学档案管理工作中的问题

1.档案管理方式和管理水平落后

目前阶段，我国很多学校的档案管理依然采取旧有的纸质档案管理方式，并没有形成计算机电子档案管理。这在档案管理方式上就落后很多。另外，档案管理对档案材料的帅选、归类、整理等方面的工作也很随意，更不用说对档案材料的有效利用。档案管理方式和管理水平限制了我国档案管理体系的改善和提高。

2.管理硬件设施不齐全

目前我国很多学校的档案管理室通常都是一些废弃材料的堆放室。档案本身的纸质、放置地方都缺乏通风、干燥、防潮防霉等基础存放条件，同时对档案室的防火、防盗意识淡薄。这些基础的硬件设施落后也给档案管理工作造成了一定的影响。

3.管理人员的工作责任意识不强

因为对档案管理工作的不够了解和不够重视，目前我国一些中学学校并没有设定专门的档案管理岗位或相关职位，甚至一些档案人员完全是学校临时从教师队伍中任意选取的。学校档案管理随意而为，有时只是为了应付上级机关的检查而临时拼凑出一些档案资料。同时，一些档案管理人员自身缺乏档案管理知识，缺乏专业的档案管理能力，经常造成档案资料的不齐全、丢失、毁损等情况。