档案文献管理全文(5篇)

[摘要]在信息技术迅猛发展的今天，电子文档更快捷、更便于储存。通过网络信息共享，使科研工作者能够及时、高效地收集、整理科研项目资料，通过对科学文献进行系统的管理、分析，追踪、引导国际高新技术发展，发掘出更大的价值。为此，各级科研管理部门要不断完善科学档案管理，不断提升科研工作的效能，为科学研究工作提供更好的服务。

[关键词]研究所；科研档案管理；信息化

近年来,现代信息技术已广泛地运用于档案管理,使档案管理工作简单化。这是现代科技发展的必然趋势。因此,加强档案工作的信息化工作非常重要,也十分必要。

一、实现科研档案信息化建设的客观要求

科学研究数据通常是以文件的方式进行。利用信息技术进行档案管理,能有效地解决传统的纸质档案的存储与利用,并能减少档案管理的费用。在传统的纸质科学档案管理中,档案的收集、归档、保存主要靠人工完成。在信息化时代,人们的工作效率无法适应社会发展的需要。而科学文献的信息化将极大地提高科研文献的采集和整理工作的效率,减少科研文献的人工差错；在科学文献的复印、传输过程中,电子文档的数字化,使得使用者在得到授权后可以很容易地获得所需,为科学文献的传输提供了便利。通过建立信息化、网络化的公共服务平台,实现了科学文献的交流与共享。因此,要提高管理效率,必须采用信息化手段。科研档案信息化是以计算机技术为基础,构建点对点的档案资源,并在信息的快速分析上表现出了卓越的优势。与此同时,借助多种现代媒介,基于信息的科学文献将从“收藏”走向社会、从研究单位走向大众、由封闭性转向开放性。让民众了解科技发展的现状,并提供科学参考。所以,科研档案的信息化依然是发掘科研档案潜力,深化科研档案服务社会的重要手段。

二、科研档案管理信息化建设所面临的挑战

（一）科研档案信息化管理的意识薄弱

[摘要]本文针对当前学术期刊档案管理中纸质期刊保存条件要求高、存放空间需求不断增长、纸质期刊档案信息查询不便的问题，提出了将期刊文献保存与查询分开处理的方法。该方法将期刊的pdf文档作为档案文件，由其代替纸质期刊，以文献检索平台代替期刊档案管理系统，实现期刊档案的检索与统计。基于此方法，针对数字期刊档案管理的实施，介绍了期刊档案文件收集、整理、保存方面需要注意的问题，同时针对电子期刊多媒体化发展给学术期刊档案管理带来的挑战进行了阐述。

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的原始记录。学术期刊展示了特定研究领域的成果，刊出的论文反映了所在领域的学科发展。笔者所在单位中国机械工程学会(以下简称学会)将主管出版的学术刊物视为档案，学术将期刊的管理纳入档案管理工作的范畴。然而国内以学术期刊为档案管理对象的研究很少，对数字出版趋势下的学术期刊档案管理方面的研究和论述就更少。笔者结合所在单位学术期刊日常管理工作，针对学术期刊档案管理工作的特点，总结出一套相应的工作方法，以期为开展数字出版环境下的学术期刊档案管理工作提供一些借鉴。

一、期刊档案管理的难点

中国机械工程学会成立于1936年，是我国成立较早、规模最大的工科学会之一，出版的学术刊物包括《中国机械工程》等40余种，既有《中国机械工程》等报道机械学科所有领域的综合期刊，又有《铸造》等专注于某个细分学科的专业期刊。此外，还有细分学科的专业期刊，如《铸造》《中国铸造装备与技术》《特种铸造与有色合金》等，以铸造为主要报道方向；《焊接学报》《焊接》《中国焊接》等是焊接专业的学术期刊。档案管理工作是对档案的收集、整理、保管、统计和提供利用服务等各项工作的总称。学术期刊档案管理工作中，保管、统计和提供利用是比较繁琐的工作环节。纸质期刊档案的保管必须遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且还需对年代久远的纸质期刊做脱酸处理，防止纸质文献的脆化变质。纸质期刊的统计工作既重要又有一定的难度。根据工作的需要，统计对象经常是不同的，可以是单个期刊年度的数量、论文投稿数量，也可以是单篇论文的下载量、引用量等。而这些统计工作都需要依靠功能完备的档案信息管理系统才能完成。提供利用服务是学会主管的学术期刊档案管理工作中最为困难的一项工作。学会始终关注机械学科的发展动态，而学术论文是学科发展的成果与标志。如何从学术期刊档案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(论文)，进而通过分析得到学科的发展动态以及不同学科之间的交叉融合与相互促进，使之成为学会今后工作的可靠支撑，则是学术期刊档案管理工作的一项重要内容。学术期刊档案管理工作的要求与当前学术期刊档案管理工作的实际存在一定的差距，具体体现在以下几方面。

(一)从事学术期刊档案管理的人员缺乏

学会专职负责期刊管理的人员只有两人，目前只能完成学术期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各项统计工作，部分完成利用服务工作。

(二)期刊档案存放空间有限

摘要：加强卫生监督机构档案管理机制的宣传工作，树立正确的档案管理意识，不仅要制定科学有效的档案管理机制，加强档案信息化建设，重视人员的培训工作，提高档案管理工作中的创新管理机制，保证卫生监督管理机构的档案管理工作创新得到有效实施。本文对此进行了详细的阐述。

关键词：卫生监督机构；档案管理工作；创新；信息化

一、提升卫生监督机构档案管理意识

卫生监督机构的档案管理创新工作具有明显的创新性和系统性，在时展的过程中，需要对卫生监督机构档案管理工作进行仔细研究，在分析内部结构的基础上，制定科学合理的档案管理制度，提高档案管理的质量。卫生监督机构在开展档案管理工作的过程中，需要树立严谨的管理意识，充分认识到档案管理与城市发展的关系，通过相应的渠道和专业方法进行宣传，使档案管理知识能够得到更大范围的传播，增强相关人员的责任心和重视程度。另外，档案管理人员必须意识到法律法规在档案管理中的重要作用，明确自身的工作性质和责任范畴，在把握不同档案差异性的基础上，采取具有针对性的方式，从不同方向、不同角度进行多样化管理，增强档案管理工作的针对性，为卫生监督机构提供坚实的基础，发挥出更大的价值和意义。在档案管理的宣传教育中，还要注重多方宣传方式的汇总工作，实现宣传方式多元化，提升卫生监督机构档案管理意识，这样也很容易使各个阶段的人们理解。这样很容易使社会各个阶段的人们能够理解卫生监督机制的工作，档案管理工作的实施提升了宣传工作的效率和质量，并且在一定的基础上达到预期的宣传效果。一般而言，卫生机构的档案宣传方式主要分为两种形式，一种是运用媒体的方式来对档案管理进行宣传，这当中，媒体的档案宣传的内容主要包括有声的传播比如说电视、广播等，报纸、网络以及发表相关专业的论文等方式来进行宣传，这就要求全面贯彻档案管理工作，并对档案管理内容做好指导提升工作，拓展档案管理工作的创新点是目前档案管理工作目前所要实施的工作重点，因此提升档案管理意识，并将此意识贯彻到员工心中。

二、充分完善卫生档案管理制度

卫生监督档案所涵盖的信息是多方面的，而且档案的来源特别多，不仅有卫生医疗业务的，还有卫生机构职工人员、财务、政策变动等方面的信息，在这么一种环境下，档案管理的复杂现象是非常容易产生的。如果在档案管理过程中不具备完善的管理机制，那么就无法保证各方面的信息得到准确的收集，因此也就谈不上有序整理和科学分类了，甚至还会导致档案文件出现缺失现象。而且若是没有一套完善的规章制度对档案管理机构进行管理和规范的话，那么久很难保证档案收集信息的准确性和完整性，甚至会导致档案管理的数据丢失，给档案管理工作带来难题。因此，针对卫生档案管理工作这一特点，管理部门则应该根据我国《档案法》中的相关法律法规，建立科学合理、切实可行、符合当前工作现状的卫生档案管理制度。所创建的管理制度应该是能涵盖所有工作内容的，而在制定管理制度阶段，还需要根据卫生监督机构的实际需求来创建档案管理部门，并将责任管理落实到档案管理人员的每一个人员身上。例如：档案借阅和归档、档案管理和利用、档案登记等，通过制定多方面的制度，有效提升卫生监督档案的管理水平，让卫生监督档案的管理工作能够有理可循，从而推动卫生机构的全面发展。在档案管理工作的过程中，需要将卫生监督业务进行有效分类，在合理规划的基础上，推进各项监督业务的同步实行。具体来说，卫生监督机构档案管理人员需要采取合适的方式，及时收集各种各样的文献，并且按照文献的类别，在详细分类之后，将文献资料进行有效整合，并按照合适的方式进行归档，使文献在后期的使用中能够便于找出和整理。另外，为增强档案管理工作的科学性与严密性，必须建立健全档案管理制度，使这一工作作为考核项目之一，全面提高卫生监督机构档案管理水平。

三、注重档案管理的现代化发展

摘要:伴随大数据时代的来临，信息技术不断普及，高职院校档案管理工作开始引入信息化管理系统，全面提高了档案管理的效率。但在实际运用的过程中，也存在一些问题与不足，制约了高职院校档案管理工作的质量与效率提升。本文采用文献研究法、分析法等，逐步分析了大数据时代黑龙江高职院校档案管理存在的问题，并提出解决对策，供高职院校档案管理工作人员参考。

关键词:大数据;高职院校;档案管理

0引言

新时代背景下，由于生源数量的不断增加，教师研究成果不断增多，图书馆软硬件设备不断更新，档案资料也逐渐变多，且表现出种类多样，分散庞杂的特点，这给高职院校的档案管理工作带来了一定的难度。为此，本课题组开展了关于“大数据时代黑龙江省高职档案管理应用研究———以黑龙江旅游职业技术学院为例”的课题研究。本文采用文献研究法、分析法等多种研究方式，逐步分析了大数据时代黑龙江高职档案管理存在的问题，并积极探索了有效的解决对策，以此为高职院校档案管理提供一定的理论基础与实践指导。为了全面分析大数据时代黑龙江省高职院校档案管理存在的问题与不足，课题组开展了全面深入的研究。本课题组立足黑龙江高职院校档案管理实际，全面分析了其中存在的问题，并积极探索了有效的解决对策，为高职院校档案管理提供一定的参考，进一步推动了黑龙江省高职档案管理质量与效率的全面提升。

1高职院校档案管理存在的问题

1.1高职院校对档案管理的重视不足

经调研发现，黑龙江省内80%的高职院校对档案管理工作的重视程度都明显不足，部分高职院校对档案管理工作的重视严重不足，具体表现在:第一，部分高职院校没有安排专门的人员开展档案管理工作，对档案管理工作的制度建设、规范性建设与人员安排都存在严重空白，对档案管理的价值与意义也认识不足。第二，部分高职院校对档案管理的交接、收取、发送等环节都没有具体的步骤与管理程序，对档案资料的归档、整理、分类工作也开展不足，致使档案资料混乱无序，缺失严重。第三，部分高职院校对档案管理的资金投入不足，没有积极引入信息化系统，没有实现高职院校档案管理的信息化建设，对档案管理的重视程度严重不足，相关设备设施、资金投入相对较少，难以保障档案管理的高效开展，难以实现档案管理工作质量的全面提升。

高校档案记录和再现了学校教学、科研、管理以及各个历史时期出现的重要人物、发生的重大事件等内容。客观而真实地记录了高校成长、发展、壮大的过程，是校园文化建设的宝贵资源。高校档案与校园文化建设密不可分，互相促进。利用高校档案资源促进校园文化建设创新发展是高校档案工作的必然要求，也是高校培养一专多能复合型人才的需求，更是实现高校健康、科学、可持续发展的重要手段。高校应通过加强对馆藏档案资源的宣传、利用和挖掘档案资源的教育功能等促进校园文化建设。

一、重视馆藏档案资源建设和宣传工作以促进学校校园文化建设

大力推进馆藏档案资源建设是发展高等学校校园文化建设的基础。因此高校档案工作人员要不断增强档案意识，严格遵守档案管理制度，规范归档立卷、归档内容、归档形式、归档移交以及查档等业务工作流程，以建立面向师生和社会的现代化档案信息资源管理体系为目标，以提高各类档案收集的完整性和规范化水平为工作重点，积极学习新时代背景下有关档案工作的指导性法规性文件，强化档案收集意识，加强与校内各立卷单位的联系、协作和业务指导工作，整理、挖掘重要档案，不断丰富档案馆藏资源，为信守和传承校园文化做出应有的奉献。在此基础上，高校档案部门应拓展服务方式，优化服务流程，提升服务水平，切实为广大师生和校友提供档案查询和信息服务。同时，紧密围绕学校教学、科研、学科建设、管理等中心工作，利用网络、新媒体（微博、微信）、报告讲座、展览等多种方式开展以档案信息资源为主体的宣传和教育活动，发扬档案的时代精神、历史精神和人文精神，弘扬校园文化。

二、加强高校特色档案资源建设以丰富校园文化内涵

高校特色档案既具有档案的一般属性，也具有行业性、专业性和独特性，它代表和反映了一所高校的独特活动。随着社会的不断进步和发展，高校档案管理部门要跟随信息时代的飞速变化，围绕校园文化建设的特点和需求，积极加强特色档案收集工作。第一，要拓宽征集渠道，采用多种途径进行收集。第二，加强对材料中关于特色资料的查证、支撑，并与学校相关部门和院系加强沟通联系，确保特色档案资料收集的及时性。第三，高校档案管理部门应针对校园文化建设的特点和需求，提供一些具有特色的档案信息服务。比如可以建设科研成果信息库、学生就业档案信息库、名人档案信息库、荣誉档案信息库等，积极为校园文化建设服务。第四，要加强档案信息化管理，提升特色档案资源价值。在条件允许的情况下，档案管理部门要充分运用信息获取、图像处理及网络技术等，把特色档案进行数字化加工，建立特色档案数据库，方便阅档人员能够更加生动、直观地了解特色档案的内容。通过对特色档案的学习和宣传利用，为校园文化注入新的内容和活力。比如陕西师范大学档案馆有“校史人物档案”、“名人档案”、“学校年鉴”；陕西科技大学档案馆有“名人名师档案”等。高校之间可以通过交流学习，互相吸取档案特色资源建设经验，提高档案业务水平。西北大学侯伯宇先进事迹展览馆是陕西高校中最有特色的校史人物档案建设。该馆建立于2013年，展览以“把一切献给祖国教育科学事业的时代先锋”为主题，分为“不懈求索”、“献身科学”、“教书育人”、“赤子情怀”、“风范永存”五个部分，全面展示了侯伯宇同志的先进事迹。图文部分展出了相关资料图片80余幅，6个玻璃展柜分别展出了侯伯宇教授所获得荣誉证书、奖章、科研手稿、书籍以及生前衣物。通过对侯教授事迹的持续、深入、广泛的参观学习和宣传活动，许多高校借此在大学校园里培育了崇尚师德的良好氛围和见贤思齐的强大力量，丰富了校园文化建设内涵，使档案真正发挥其“存凭、留史、资政、育人”的作用。

三、开展基于馆藏文献的档案编研工作以深度挖掘校园文化

高校档案以其原始性和真实性准确记载了高校建设发展过程，汇集了学校教学、科研、管理的全部成果，这是高校宝贵的精神财富。如果高校档案管理部门在做好档案资料收集、保存的系统性、完整性的同时，在此基础上对档案文献资料进行有目标、有计划地筛选、整理、归纳、提炼，按照学校建设发展的专题对其进行编研，就能够把档案中蕴藏的文化资源发掘出来，从而进一步发挥档案为校园文化建设服务的功能。另外，档案编研工作也是拓宽档案服务工作范围，培育和建设高校档案文化的最佳方式。各高校档案工作部门要努力地开展档案编研工作，积极编制比如学校大事记、校史、年鉴、优秀毕业生论文汇编、科研情况汇编，把学校建设发展过程中所取得的成果———展现在师生面前。榜样的力量是无穷的。为了激发师生热爱母校情怀，也可以编撰历任校长传记、杰出校友风采等优秀人物事迹，把那些束之高阁的档案变得生动活泼起来，不仅方便广大师生学习和了解校史，也传播了校园文化，达到了育人的目标。因此，高校档案管理部门开展档案文献编研工作不仅是档案管理部门建设和发展的工作需要，更是传播和建设校园文化的一项必不可少的活动。做好高校档案的编研工作是学校文化建设的重要手段。高校档案文献编研工作，可以让档案积极参与学校发展，为学校的发展决策进行参考咨询，充分发挥自身价值，更好地服务于师生。高校档案管理部门应在做好档案收集整理的基础上做好档案文献编研工作，提高编研效率和编研成果的质量，不断提高档案部门的服务质量和科学水平。总之，高校档案是高校发展历史和校园文化的积淀，是重要的德育教育信息资源。高校档案管理工作水平的不断提升必然能够促进校园文化建设的不断完善，高校应充分挖掘档案的文化底蕴，将蕴涵丰富教育信息资源的高校档案运用和服务于校园文化建设，充分发挥档案在校园文化建设中的积极作用。高校档案工作人员应当以更加自觉的使命感和责任感，通过对档案资源的合理、充分利用，总结校园文化建设经验，创新校园文化建设方法，优化校园文化环境，丰富学校文化内涵，提高育人效果。