档案系统管理全文(5篇)

摘要：我国制定的档案管理制度，决定了现阶段各种档案管理的机构对于档案信息的管理系统进行应用的现状。在云计算环境下，我国档案信息管理的系统不断完善，同时，也存在很大的风险，不利于其进一步提升。鉴于此，本文主要对云计算环境下档案信息挂办理系统的风险进行分析。

【关键词】云计算；档案信息管理；系统风险

对于云计算来说，其主要是在网格计算的前提下，运用互联网的传输功能，把数据处理的过程由个人计算机和服务器上向互联网中的计算机集群当中进行转移，通过对集群中的大量异构的计算机CPU周期与磁盘存储的空间进行计算，将存储与计算看做是一种服务给予用户。在业界把“云计算”看做是个人计算机和互联网变革以后的第三次的IT浪潮。

1云计算环境下档案信息管理系统的管理风险

就管理风险来说，其主要指的是国家把档案信息的管理推送至云服务只会所出现的相应组织，管理风险与云服务的提供商在商业活动种的发展此起彼伏或者是退出变化所导致的管理风险。准入和退出机制。虽然云提供商运用所有办法对确保数据本身的安全性以及访问连续性进行证明，然而所涉及的敏感数据，特别是和我国安全相关量的数据，所有国家都是非常小心的。档案信息的管理系统作用在部门内的服务器时，好像能控制安全。将其向“云”进行推送只会，就要考虑终止服务之后，不能泄露数据，同时，所有数据都体现出完整性，还能够向新服务的提供商进行迁移。因此，非常需要工作人员从体制和机制等不同方面考量服务提供商的设置标准。云计算业务具有很强的高弹性和大规模与分布化特性，应用人员在安全问题上非常敏感，如果该敏感遇到“档案”，就会使得人们深入地思考风险问题。加强战略思维的应用，站在长远以及根本的立场上去观察和分析与思考，在档案事业的思考过程中，要具有一定的方向性和规律性，特别是紧密跟踪‘物联网’和‘云计算’与‘海计算’的信息技术，并对档案工作的信息化发展前景进行分析，以此来确保档案信息不会由于偶然和恶意因素遭受破坏和更改与泄露，确保云计算背景下，档案信息的管理系统能够持续性地运行，这是对风险进行分析的最终目的。

2云计算环境下档案信息管理系统的技术风险

所谓技术风险，其主要指的是因为云计算技术并不够成熟和不完善，导致在运行过程中会出现一定的技术障碍。就基础设施来说，也就是服务云服务的提供商，其负责的主要是用户的基础设施，例如服务器和存储与网络以及管理工具等，然而云计算的基础设施具有比较高的可靠性和物理安全性与网络安全性以及信息存储的安全性，这是云计算的职责范畴，主要涉及虚拟机入侵检测和完整性的保护等。运用云计算的用户需要对虚拟化的基础设施的安全问题加强重视，例如操作系统和应用程序安全性等多方面。

本文作者：陈宗陵 单位：中石化南京工程公司

根据档案管理流程，可以按照管理过程将档案管理系统划分为文件整理过程，归档验收过程，档案管理过程，档案利用过程，系统管理工程等几个部分。

（一）文件整理过程。项目文档管理人员在获得的分配的项目后，即可进行项目文件的收集整理理工作，在本人负责的文件完成后即可交付档案部门归档验收。项目文件整理过程包括a、项目立项（包括项目申请、项目登记、项目计划、项目组成员等）；b、项目文件的编辑、输入、整理、归档；c、对项目文件的生成、收集、积累、归档过程，系统监控。d、非项目文件的存档准备。

（二）归档文件验收过程。档案人员和文档人员归档文件验收过程是靠“归档申请单”和“验收通知单”进行联系的。文档人员在进行文件归档时应向系统发出“归档申请单”，档案管理员接到“归档申请单”后，便可根据其中所列目录调阅对应的文件进行检查验收，验收完成后，将符合归档要求的文件登记入库，同时向文档人员发出“验收通过通知”，否则，向系统发出“返回修改通知”。

（三）档案管理过程。档案管理过程包括以下几项工作：a、对库存档案进行整理编排组卷；b、档案目录及检索工具的维护管理；c、定制报表，生成报表数据；d、档案日常管理数据统计（包括库房温湿度记录，库房状况记录等）；e、档案鉴定，档案移交；f、档案信息的。

（四）档案利用过程。系统应向用户提供电子档案的查询、阅览、在线档案的分级下载、实物档案的借阅、催还、归还管理，利用档案的分类统计，档案的修改与复制，对外发图管理。

（五）系统管理过程。系统管理过程主要包括以下工作：a、用户管理；b、数据的导入导出管理；c、制作档案数据光盘；d、定义档案数据类型及数据结构；e、审批过程的管理。

［摘要］本文的主要目的是运用信息化手段帮助社区及时掌握未管理上报的个案信息，完成相关孕产妇的系统管理上报工作，全面了解妇幼卫生数据收集上报中存在的问题。通过市级将比对后的个案数据返回各区，区级组织开展个案数据管理上报情况核查。核查结果如下：①区级核查工作量逐年大幅减少，2014-2018年需核查的数据量占同期户籍活产数的比例呈下降趋势，其中2017年下降幅度最明显；②核查后应属于本区管理而未能及时管理的个案数据中，产前未建正式档案原因占比70%，重复建立围产档案原因占比30%；③重复档案占比由2014年的29.11%降为2018年的6.53%；④城市地区产前未建正式档案数据占本地区同期活产数的比例最高。由此可知，社区管理活产数核查工作能有效帮助社区完成相关孕产妇系统管理和数据补报工作，同时也为进一步优化妇幼保健信息系统提供依据。

［关键词］信息化；活产数；数据核查

妇幼卫生数据统计及上报是妇幼保健工作的重要组成部分，能有效反映一个地区妇女儿童的健康状况及保健服务工作开展情况和工作质量，是各级卫生行政部门制定妇幼卫生政策的科学依据。北京市妇幼保健网络信息系统采用集中部署的B/S架构，已覆盖全市各级社区卫生服务中心、助产机构400余家，各个环节采集的数据可根据业务需要进行共享，实现了孕产妇“甲地建册、乙地产检、丙地分娩”信息的共享互通。对于同一个孕产妇，社区和助产机构应该始终基于一条围产档案进行信息录入以及管理上报，理论上从不同途径统计得到的活产数应保持一致，但2015年以前一直是社区上报的户籍活产数少于助产机构上报的户籍活产数，此差异显示了由于人户分离、跨区分娩、统计范围不统一、统计口径不一致、信息系统个案采集质量欠佳等复杂因素存在，社区围产保健系统管理中存在活产漏报与漏管的情况。为使全市妇幼卫生数据质量逐年提高，2014-2018年北京市连续在全市范围内定期应用信息化手段对社区活产数据开展核查工作，帮助各社区及时掌握未管理上报的个案数据完成补报工作，同时通过分析核查结果协助市级了解社区围产保健系统管理中存在的问题。

1资料与方法

1.1资料来源。北京市妇幼保健网络信息系统围产保健登记卡和临时档案分娩个案数据。1.2核查范围及时间段。2014-2018年，北京市户籍孕妇在助产机构用临时档案进行分娩的活产个案数据。夫妻双方户籍地均为外地的，由于无法判断管理区未纳入本次核查范围内。1.3核查方法及步骤。市级每季度将已生成围产保健登记卡个案数据与由临时档案产生的分娩个案数据以产妇身份证件号码为唯一标识，通过Excel的VLOOKUP进行比对。比对一致的为已生成围产保健登记卡并管理上报的个案数据，比对不一致的数据返回区级开展个案数据管理上报情况核查。户籍归属地原则为：产妇本人户籍地为本市的按产妇户籍地归类，产妇本人户籍地为外地的按丈夫户籍地归类。各区通过在妇幼信息系统中查询档案信息和给产妇打电话的方式逐一核查，对于本区已建立正式档案的个案数据，生成围产保健登记卡并完成数据补报工作；对于核查后应属于本区管理未建立正式档案的个案数据，将临时档案纳入正式档案进行管理并完成数据补报工作，所有核查结果填写登记表反馈市级。

2结果

2.1市级返回区级需核查的个案数据情况。2014-2018年，北京市社区上报的本市户籍活产数为739416例，同期市级返回区级需核查的个案总数为7491例，占本市户籍活产数的比例为1.01%。各年返回区级需核查数据见表1，占同期户籍活产比例呈逐年下降趋势，其中2017年降幅为48.28%，下降幅度最明显。2.2区级核查个案数据情况。区级5年共核查个案数据7491例，其中69.53%的个案数据属于本区管理，为已管理上报或经核查后补充上报的数据；17.61%的个案数据属于非本区管理；12.86%的个案数据属于无法核查的数据。各年核查情况汇总见表1。2014-2018年，返回区级核查的数据量逐年大幅减少，核查结果中无法核查的数据所占比例自2017年开始有明显下降，由此可见区级质控质量有了持续提升，对于地址不详及电话错误等缺少核查必备信息的待核查数据，区级能够组织社区妇幼人员通过联系居委会、入户等方式，对此类数据进行判定，并完成后续管理上报工作。核查后应属于本区管理而未能及时管理的5209例个案数据中，由于产妇关键信息不一致导致系统重复建立围产档案的数据1419例，占比为27.24%；由于产妇产前未建正式档案的数据3790例，占72.76%。重复档案占比由2014年的29.11%降为2018年的6.53%，有较为明显的减少。通过对2014-2018年产前未建正式档案数据进行原因分类发现，由于孕妇不了解需要到社区建册均占据了最大比例，产前未建正式档案数据具体原因分类见表2。

【摘要】航空技术的发展在一定程度上可体现出一个国家的发展水平，为了促进我国航空的发展，进行了航空档案的管理研究。在知识管理的视角下，航空档案对航空的发展起了重要的推动因素。同时，因航空作为知识密集、技术密集及人才密集的高技术产业，对其进行有序的档案管理显得尤为重要。

【关键词】知识管理；航空档案；管理视角；研究

前言

知识视角下的档案管理是一种全新的管理理念及管理方法，对当下的航空档案管理具有很大的影响。同时，在知识管理的视角下，航空档案管理存在档案丢失及档案质量差的问题，导致航空档案在我国的航空发展中没有发挥其归类整理的意义。本文通过分析航空档案管理在知识管理视角下存在的问题，总结一些可行管理策略。

1.知识管理视角下航空档案管理面临的问题

1.1航空档案丢失

由于航空档案没有制定相关的档案项目分类，以至于航空档案项目管理部门对于出借的档案没有进行详细的记录，以至于档案丢失后无法找回。同时，航空档案管理部门缺乏有效的管理规划，没有制定详细、完整的科研档案归档计划，造成航空档案部门无法参照档案出借的时间点进行整理及归类。此外，档案管理部门对航空科研项目中使用航空档案的文件材料的归档监督、检查不全面，且科研人员及档案管理人员不重视归档环节，使航空档案丢失或遗漏[1]。

在当前信息化时代，我们很多工作都通过信息系统来完成，文件流转有文件管理系统；档案有档案管理系统；生产有生产管理系统；安全有安全管理系统；施工作业有施工管理系统，还有合同管理系统、财务管理系统等等。基本上信息系统涵盖了我们生活和工作的方方面面，半数以上的业务工作都需要在信息系统上完成。档案作为人类活动的“记录者”，在当今信息化时代，做好档案工作必须加强信息系统的归档工作。

一、信息系统归档的意义和含义

在当今信息化时代，信息系统记录着大量的个人及组织的生活、工作信息，从各个方面反映着社会的运行情况。而档案则是人类社会在实践活动中的真实记录，从这个意义上，信息系统的归档必须纳入档案工作中，且应该是当前档案工作的重要组成部分。各项信息系统的归档也是建设数字档案馆的重要内容，各信息系统产生的电子文件是建设数字档案馆的基础资源，数字档案馆是档案工作的发展方向，从这个意义上，信息系统归档工作的质量影响了档案工作的发展和与时俱进。信息系统的归档就是将信息系统的建设、运行、管理和监管等活动中产生的各种载体的记录进行收集、整理并移交档案部门的过程。

二、信息系统归档的内容和方式

信息系统的归档内容主要有系统自身建设及运行管理、业务流程两部分。系统自身建设及运行管理归档应包含信息系统规划、审批、建设、验收、运行、维护、验收等过程文件和记录的归档。业务流程归档应包括具体业务流程建立、流转、审批、反馈、依据等文件和记录。信息系统归档可根据实际情况采取离线归档和在线归档。一般来说，如果具体业务信息系统与档案管理系统相关联，可采取实时在线归档，也就是在具体业务流程结束后及时点击归档；如果具体业务信息系统没有与档案管理系统关联的，采取定期离线归档，可按年、季度等向档案部门归档刻录好的光盘。

三、信息系统归档的实施方法

1.在系统规划的同时考虑归档功能。信息系统的归档应在系统建设时作为系统的一项功能进行同步规划和建设。在信息系统规划和建设时，信息系统管理部门应与档案部门进行沟通，获取档案管理的相关要求，在系统建设时应考虑归档数据的完整性及归档功能实现的便捷性；档案部门应在系统规划时提出档案归档和管理要求，在系统建设时测试归档功能的有效性及归档数据的完整性、准确性和可读性。在信息系统上线验收之前，应由本单位及上级单位档案部门专家对项目档案和项目归档功能进行专项验收并出具验收意见书。未进行验收或者验收不合格的信息系统不得投入使用。