电子档案管理全文(5篇)

摘要:随着社会和时代的发展，当前我国社会主义现代化事业不断发展，教育教学工作也逐渐朝着多元化、现代化的方向发展。高职学校作为我国教育教学体系中非常重要的一部分，正源源不断地为我国现代化建设事业培养人才，信息化时代的到来也为当前高职院校的教育教学以及其他工作带来了较大的改变，其中值得关注的便是档案管理电子信息化，不断优化当前高职院校日常教学与办公。与传统档案管理方式相比，电子档案管理能够不断减轻人工工作量，提高工作效率，本文就关于当前电子档案管理在高职学校档案管理中的应用进行了简要的分析和建议。

关键词:电子信息;档案管理;高职院校

当前我国高职院校逐渐朝着多元化、现代化、科学化方向发展，教学方式变化多端，教学环节复杂多样。为了更好地进行教学，方便学院内部的教学以及管理工作，众多高职院校开始在实际工作过程中逐步抛去传统的纸质化档案管理方式，采用电子文件来作为学校招生办学科研以及工作的信息传递途径。档案管理在当前的高职院校办学以及发展过程中至关重要，但是不少高职院校仍旧采用传统的档案管理方式，并未与当前信息化时代衔接，因此当前各大高职院校应当不断创新和改革，实现电子档案管理工作的完善和普及，不断促进高职院校办学效率。

一、电子档案概念及其特点

从电子档案的原始概念来讲，电子文件主要是指在当前各个社会组织运行以及发展过程中通过计算机等设备对办公信息及各类数据进行存储传输，与传统纸质媒介相比更具有现代化特点。随着社会主义现代化事业不断发展，各行各业都进行了快步的提升和创新，信息时代到来使各个环节的工作都产生着大量的信息和数据。档案管理对于任何一个企业来说都是至关重要的，每个企业都要重视其档案管理工作，在实际工作过程中由于档案管理不到位所造成的利益丢失以及公司损失数不胜数，经常发生纸质档案字迹模糊、数据丢失的现象，更是有许多公司在之前的工作过程中，完全没有重视起档案管理工作，以至于公司在进行决策以及未来展望时缺乏科学的数据支持。电子档案是指在当前各个社会组织实践发展过程中的众多有利价值信息不断整合而成的电子文件，与传统的纸质档案相比，电子档案有其自身的特殊性。首先，电子档案作为现代化不断发展的信息时代产物，必须要借助当前的现代化信息办公设备才能进行工作。其次，电子档案必须要借助计算机等现代化的信息设备来进行传递，突破了时间和空间的限制，最后，电子档案的保存对于场地要求不高，然而必须要对保存环境进行系统的建设和控制。

(一)电子档案管理的优势1．不断提高档案管理工作效率信息时代的到来使各行各业的运行和发展都产生了较大的改变，运用信息技术处理工作能够极大地解放人工工作量，与传统的人工相比有更大的优势，因此在当前高职院校的教学以及运行发展过程中进行电子档案管理，能够有效提升学院内部档案管理的工作效率。以高职院校的档案数据录入为例，传统的档案管理工作需要专门的工作人员用笔进行抄录，不仅要对文字进行储存和校对，还要投入大量的人力、物力、财力，更无法保证录入信息的准确性和科学性。电子档案管理方式有效改变了这一现状，利用当前不断发展的现代信息技术对各项数据和资料进行收集和储存，从而使档案数据的录入变得更加简单，使档案的管理变得更加便捷，进一步提高档案管理的科学性和可靠性，这对于院校庞大的高职院校来说是至关重要的。2．不断增强档案分享效果高职院校的档案管理工作归根结底是要为教学工作和学院发展而服务传统的纸质档案管理，并不能够在第一时间对有关的数据和信息进行搜索和提取，不仅需要较为繁杂的程序，而且较长距离的档案调动还要受到空间和时间的限制，在调动过程中机器容易出现遗失或者档案损伤的情况。电子档案管理可以有效改变这一现状，在现在办公软件的支持之下，随时随地提取信息和数据，不断提高档案分享效果。当前企业的运行和发展完全处在透明公开快速的效果，各个环节的工作息息相关、相互融合，必须要实现数据和信息的共享。企业可以结合自身的实际情况，建立起科学可行的电子档案管理制度，设置相关的公共平台，使各个环节各个部门，都能够在不同时间不同地点随时随地提取需要的电子信息，这样既能够不断满足当前人们的工作需求，也能够减少人们在搜寻原始档案时所浪费的不必要时间，极大程度地节约了劳动力以及时间成本，能够不断提高企业的综合实力。3．不断降低档案管理成本在传统的高职院校档案管理过程中，纸质档案管理需要花费大量的人力、物力、财力，不仅不利于工作效率的提高，反而造成不必要的资源浪费，而电子档案管理方式的出现，便节约了大量的人力和物力，对于环境保护有着一定的影响，在电子档案管理工作过程中，仅仅需要一名专业人才以及一台电脑就可完成所有的档案管理工作，电脑加密的管理形势更有助于资料安全性的保障，也可以避免发生自然灾害时造成不必要的材料损坏，可以避免档案所受到的自然威胁，保证档案安全。4．不断提高档案传递速度在实际工作过程中如果需要较大分量的档案资料，以传统的纸质档案管理为例，需要耗费大量的人力、物力，突破时间和距离的障碍。然而当前电子档案管理仅仅需要一个小小的储存卡，或者通过软件进行传输就可以满足人们的使用需要。另外在当前众多高职院校的档案传输过程中，如学生的毕业环节纸质档案管理只能通过邮寄的方式来传递信息，经常发生文件丢失现象，电子档案就能够保证传输速度的高效以及传输的安全性。

(二)电子档案管理的风险电子档案管理虽有一定的时代性和安全性，也能够更加方便高职院校的档案管理工作，然而自身却仍旧存在着一定的风险，首先是档案的安全性，电子档案占据空间较小，读写速度较快，然而一旦电子档案储存设备损坏或者丢失，那么将会造成难以估量的后果。此外，在传统档案管理过程中，数据录入过程中如果出现错误非常容易修改，然而电子档案为了不断提高工作效率，因此分批量的录入方式很难对资料进行查找和修改。近些年来我国现代信息技术不断发展，作为一项现代化的新领域，每天都有各种各样的先进技术出现，高职院校进行电子档案管理，通过将信息储存在不同的媒介上，然而不断发展的现代信息技术很难保证媒介以及相关设备的稳定不变，如果未来的信息技术不断更新，那么设备也将会容易发生各种各样的问题。

摘要：电子档案能够使档案管理的工作效率以及工作质量大幅度提升，并具有一定的稳定性和安全性，因此高职院校推进电子档案管理势在必行。但目前高职学校档案管理工作中存在着档案管理制度不够健全、电子档案对计算机设备的依赖性较强等问题。要改善高职学校档案管理的现状，必须做到：（一）重视电子档案管理，提高对档案管理工作的要求以及标准；（二）提高职工对电子档案的认知，使其对电子档案管理高度重视；（三）加强安全管理，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障；（四）健全档案管理机制；（五）优化管理团队。

关键词：电子档案管理；高职学校；档案管理

前言

随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。

一、电子档案的优点

（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。

（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。

一、当前电子档案管理中存在的问题

1.有待提高电子档案管理水平。现在电子档案管理还处于初级发展阶段，档案管理人员系统化的教育和专业化培训缺乏，造成了在选购软件时没有变别能力，从而影响了现代化技术在档案管理中充分发挥作用。

2.电子文档在管理中的真实性容易破坏。电子文件具有高度的可变性和分离性，一旦被更改就无法识别。电子档案形成后，在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中，档案管理人员和技术人员共享信息数据。这样，就使得电子档案便于修改和复制，没有正本和副本的差异，也不会有多次原始稿本记录的出现，由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在，文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案的原始性和真实性就无法准确的确定，这给电子档案文件的完整性、真实性以及原始性的保存带来了很大的难度。

3.电子档案的安全性存在隐患。在这个信息网络全球化的时代，对于任何人来讲，其都可以自由进入因特网，在很大程度上造成了大量文件在网络的和流转，而且在电子文件传输的过程中引发泄密的现象发生。

4.电子档案管理标准化进度绶慢。从某种关点上看，电子档案管理的基础和前提就是实现标准化，但一些档案管理部门只是考虑到本部门的现状，并没有从全面利益出发，协调发展、统筹安排，造成了各行其是的局面，从而阻碍了档案电子化的发展。

二、完善电子档案管理有效对策

1.加强电子档案服务信息反馈系统的建立。做到及时了解当前社会对档案信息的需求和发展状况，不断提高电子档案信息反馈工作的自觉性，不断改进电子档案信息服务工作，并有效提高电子档案信息化服务的质量。

【摘要】本文主要对现代电子文件归档、电子档案管理等进行探讨，基于档案管理方式与模式创新、系统和技术创新、制度创新等，进一步提高文档和档案的保存质量。通过研究，旨在为相关档案归档工作提供借鉴和参考。

【关键词】电子文件归档；档案管理；新模式

传统电子文件归档和档案管理工作大多以纸质为媒介，通过馆藏方式进行保管，使用人员可到档案管理部门进行登记调阅。但在现阶段信息化不断发展的背景下，电子化已经成为文件归档和档案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保证信息资料的完整性、真实性和保存长久性。同时有助于更便捷地利用计算机、移动终端等共享和检索查阅资料，极大地提升了档案应用效率和质量，推动单位健康、可持续发展。

一、电子文件归档和电子档案管理概述

（一）电子文件归档方式。电子文件归档方式不同于传统纸质归档，其在根本上存在显著差异。一般是在信息承载方式、信息构成形式等层面具有明显区别。当采用电子归档方式时，往往需要建立相应的工作模式，充分利用现代技术，促使文件整理和归档具有自动化且具备一定秩序性。同时还需建立较为完善的归档制度，对不同文件设置不同保管期限、针对不同文件标注相应编码，实现自动化管理，提高文件归档和保管的便利性。应当对文件归档方式进行规范处理，与纸质文件管理相同，通过制定科学合理的归档方法，保障存储载体适当，并朝向程序化方向发展。在录入电子文件档案时，要注重纸质文件良好保存，基于电子文档与纸质文档共存的管理保存形式，提高文件档案的真实性和准确性。另外，电子文件归档必须要保证信息安全性，则是利用计算机安全技术辅助文件归档和储存过程中的保密性，避免在传输或者使用过程中出现泄漏、盗取、篡改等问题，比如可设置防火墙、权限访问等，进一步提高文件归档的可靠性。

（二）电子档案管理。对于电子档案的管理则要突破传统管理模式，在文件传输、整理、存储和修改等方面，都与以往管理方法存在较大差异，要求严格按照电子文件的个性化特征进行创新，建立新型档案管理工作模式。具体措施如下：1.对电子档案管理体系进行有效完善，针对电子档案信息共享和服务，健全相应基础设施，防范因部门交叉或者个人因素等导致的资源浪费。保证各个部门能够在不同的网络环境下，实现电子档案管理工作的同步化，避免出现数据重复录入、耗费大量精力等情况。2.注重提高电子网络资源的使用效率，利用现有网络对电子档案实施集中管理。对于部分非电子档案的存储内容开展统一化数字转换，形成综合性电子档案库，确保对文件档案的规范化管理，推动电子档案信息发布与传递的顺利进行。3.为保障电子档案管理的高效化，还需构建完善的管理制度和标准，按照我国现行法律法规以及政策要求，明确电子档案管理流程和范围，并限定保存期限，规范归档格式、集中报送方法、查询和利用环节等，适应现代化档案管理要求。

二、电子文件归档和电子档案管理新模式

摘要：单轨制电子档案归档的成功实践，不再将纸质电子文档与电子文件分别保存，降低了归档及管理成本，提升了电子文件管理效率。本文分析了电子文件归档的基本原则及实践探索中的成功经验，并对下一步电子文件归档及电子档案管理的发展方向及重点提出展望和预期，具有积极的现实指导意义。

关键词：电子文件归档；电子档案管理；单轨制概述

电子文件是指数字设备及数字环境中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依托计算机等数字设备阅读、处理，并在通信网络上传输的文件。从电子文件的概念可知，电子文件不仅涵盖与纸质档案相对应的图形、图像及文本电子文件，也包括视音频电子文件，还包括软件程序及其衍生的电子文件。近年来，随着高等教育事业的发展以及信息技术的应用，高等院校电子文件数量庞大，类型多样，做好电子文件的归档和管理意义重大。为此，国家档案局陆续出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《版式电子文件长期保存格式需求》《电子档案管理基本术语》等，为高等院校电子档案归档及管理提供了制度保障。单轨制电子档案归档的成功实践，不再将纸质电子文档与电子文件分别保存，降低了归档及管理成本，提升了电子文件管理效率。

1电子文件归档原则

1.1区别性对待。电子文件的渠道不同、格式不同，对其收集归档的方式和方法也存在较大的差异性，需要针对不同类型的电子文件进行差异化、区别对待。

1.2原始性保持。电子文件与相应的软件、硬件环境密不可分，其生成、流转、使用都离不开相应的介质，但在收集、整理和后期的利用过程中应始终保持电子文件的原始性，不能因为外界软硬件环境的改变而改变电子文件的格式、内容，保证电子文件的真实性。

1.3可读性延续。文字、图表、视音频等电子文件收集归档后，会随着存储介质环境的改变而发生变化，这就要求电子文件的归档要始终保持其可读性，以实现电子文件的现实应用价值。