房产档案管理全文(5篇)

一、房产档案管理存在的问题

（一）高科技技术没有完全投入使用

因为我国管理方式简单单一，且信息化没有完全替代纸质化，房产市场交易越来越多所以大批量的档案随之增加，这无疑使成本增加，对我国房产的规划，相关活动的开展造成了不小的损失。而且各类档案区分管理工作不到位，使查找时不方便，没有及时使用高科技的技术，直接影响了档案管理的高效性，针对存在的问题找出相应的解决方案，加快房地产事业的发展，促进经济活动的进展，是我们应该面临的首要问题。为了解决这些问题应强化信息化，规范化，一体化，统一业务的办理制度，加强无纸化的力度，减少纸张的使用增加信息化的有效管理和运用。

（二）对档案管理不重视

各个部门的平衡发展是非常必要的，有些领导在指挥工作人员工作时要求窗口工作人员态度谦和，服务周到，因为现在房产交易比较活跃，社会对房产的需求渐渐增大，所以大部分的员工都服务在窗口，而在幕后整理资料数据的人却没有多少，轻视档案管理就是舍本逐末的做法，因此要平衡发展各个部门的工作，处理好窗口服务和整理档案工作的比例，舍弃原来那种与人交流为主要工作的想法，把档案服务的各个环节做好，才能在其他服务中做出优异的成绩。管理人员要将被动式的服务态度转变为主动式的，树立积极地服务意识不断提高和加强对管理工作的意识，以适应社会发展的客观要求和客户的需要，作为房产行业的一员，要从心里面喜欢这项工作，加大对档案的管理力度，迎接更崭新的未来。

二、房产档案管理的创新

（一）管理信息化

一、房产档案管理工作改善措施

1.1建立数字化的房产档案管理系统

计算机技术的发展极为迅速，20年前的今天，计算机刚刚传入中国，没有看好那个又笨又重的东西。二十年后的现在也没有人愿意相信，计算机已经变成了我们生活中不可或缺的一部分。因为它的便利性很多行业都应用它办公。而繁重的房产档案管理工作交给计算机去做也变得十分容易。现代房产方案管理应加强数字化的建设与完善，加强数据库的建立。通过对房产档案数据库的更新、管理与维护实现房产档案管理的实时性，为提高方案档案工作效率、促进资源共享奠定基础。针对房产产权变动的问题，房产档案管理部门还应加强房产信息动态管理工作。

1.2加快新时期下的房屋档案管理转型工作

随着社会的快速发展，我国已经全面进入了一个新的时期。人们对于各个方面的需求都有所改变，这就要求房产档案管理工作也能够适应时代的变化，及时的更新管理制度，跟上时代的潮流进而保证企业的快速发展。在现代知识经济快速发展的今天，房产档案管理工作也应针对市场需求从传统的管理型向科技型转变，以此适应新形势下房产档案管理工作的需要。在现代房产档案管理中，房产档案管理部门还应由传统的被动型向主动型服务转变。由主动型服务理念指导房产档案管理工作，以此使房产档案发挥更大的作用。

二、目前我国房产利用现状剖析

房产档案管理是做什么用的，答案是对已经存在的档案进行整理，存储。那么我们为什么要花费那么大的力气把那些档案储存起来了呢？当然是为了利用啊，没错存储就是为了再次的利用，从理论上来说，档案的利用价值十分巨大，但是在现实的生活中，那些拥有巨大利用价值的档案却变成了一堆又一堆废纸。我国房产档案利用目前的状况是：房产档案利用为大众服务的观念滞后、房产档案信息内容单调且缺乏特色、馆藏利用服务的方式存在缺陷。房产档案仍以传统的档案利用服务方式为主，档案管理基本上是实行传统档案与电子档案共有的双轨制。无可置疑，电子档案的建立和网络技术的发展，无论在量上还是在质上都为房产档案利用创新突破提供了条件。

1物业公司房产档案的特点

1.1专业性

房产档案属于专业档案，专业性较强，是重要的查询依据和法律依据。在进行房产交易及产权登记、房产抵押与处理房产纠纷、城市拆迁规划时房产专业档案会成为重要依据和参考。房产档案主要包括房屋建筑年代的主要数据、图形及证据记载、业主的信息资料、配套设施设备（电梯、水暖等）。当前，物业公司的房产档案多是纸质载体档案，电子档案相对较少，管理手段相对单一，尚未完全实现信息化管理。

1.2私密性

物业公司房产档案中记载着业主与用户的个人信息，这些是购房者在购房后向物业公司提供的个人信息数据，在法律方面具有保密性，是公民的个人隐私。物业公司不得泄露购房者任何相关信息，一旦购房者信息被泄露，物业公司将承担一切法律责任。在现实工作中，在这方面已经发生过诸多事件，应引起相关部门有关人员的高度重视。

1.3动态性

在房产交易不断活跃以及产权变更频繁等现实情况下，物业公司房产档案的及时更新成为当前必须加以关注的问题，尤其是一些特殊房产，需要尤为关注房产档案信息及时更新工作，因为这涉及购房者的物权及经济利益的问题。

关键词：高校房产档案；关联分析；Apriori算法

高校房产档案种类繁多，时间跨度长，载体多样，在立卷和著录阶段忽视了案卷之间隐含的业务联系，使得数据信息呈孤立状态，难以挖掘出档案之间潜在的信息，不利于用户查询使用。本文将档案信息关联分析技术应用于高校房产档案管理，尝试解决档案信息孤立分散的问题，充分挖掘档案之间的隐含联系，对档案进行深层次的二次开发利用。

一、关联规则分析和Apriori算法

关联分析又称为关联规则挖掘，是在信息载体中查找存在于项目集合之间的频繁模式、相关性或因果结构。Apriori算法是最具影响力的挖掘布尔关联规则频繁项集的算法之一。该算法的基本思想是利用迭代的方法找出数据值中频繁出现的集合，从这些集合中发现它们之间的关联规则。一般而言Apriori算法使用支持度作为判断频繁项集的标准。如果将Arpriori算法用到房产档案管理中，档案中有教职工购买房改房资料、申请货币补贴资料、基建资料、权籍资料等，这些资料都可以看成一个个的项目集合，可以用关联分析找出所有集合中频繁出现的集合，设定一个支持度阈值α，出现频率高于阈值α的集合即是我们要找的频繁集合。算法用逐层迭代的方法实现。第一步，根据算法对整个数据集进行扫描，获取所有数据集，此时还未计算频繁项集。第二步，计算各数据集的支持度，减除支持度低于阈值α的项集，所保留的项集为频繁k项集。如果得到的k项集为空，则返回频繁k-1项集的集合作为算法结果。如果得到的k项集只有一项，则直接返回频繁k项集的集合作为算法结果。否则，令k项集为k+1项集，返回第二步，如此往复。最终得到所有频繁项集，也就是在所归档的房产档案中出现最频繁的文档资料。第三步，找出k项频繁集各项之间的关联。例如，教职工购买公有住房审批表的出现极有可能伴随着购房买卖契约的出现，购房票据也应该随之一起出现；或者学校基建项目资料的出现肯定会伴随着项目审批资料等等。各频繁项集彼此之间同时发生的概率就是它们的置信度。下面通过一个虚拟的例子来分析Apriori算法在高校房产档案中应用的实际意义。

二、Apriori算法在房产档案中的应用

高校教职工住房改革与福利分房的资料是高校房产档案中重要的组成部分，也是最能体现房产档案复杂性的一部分，在日常管理工作中具有较高的查询利用率。利用Apriori算法在模拟的房产档案数据中进行关联分析实验。实验数据集采用50条教职工房改信息，Apriori算法是基于《机器学习实战》中python代码，最小支持度阈值设为0.6，置信度参数设置为0.85。测试数据集中事务ID为数据条目，如01条事务数据表示教职工A同时有购房申请表、购房审批表、购房买卖契约、购房票据、货币补贴审批表和退款票据这6种资料。而02条事务数据表示教职工B没有这些资料，只有货币补贴审批表、退房协议和会议记录上讨论的关于住房问题的解决方案，以此类推。数据集如表1所示。运行代码，实验结果显示在测试数据中。当支持度阈值α设置为0.6的情况下，共有10个频繁项集。见表2、表3。它意味着如果用户来查询相关档案，85%的教职工可以查询到申领过的住房货币补贴记录，70%的教职工有学校分配住房的记录或者职称和定级文件，65%的教职工提交过购房申请表，70%的教职工提交过货币补贴审批表，70%的教职工提交过购房审批表并签署过购房买卖契约。退房协议和会议记录上提及到住房解决方案的资料归档的数量不太多，支持度没有达到阈值0.6。将支持度阈值α调整为0.5查看结果，发现频繁项集增加了许多，从表2所示结果可知55%的查询者可以检索到自己的购房票据。多次调整支持度阈值可准确定量地知晓数据集中各类案卷的分布情况。另外，从表2中可以看出，购房申请表和购房审批表及购房买卖契约同时出现的概率为60%，表示提交过购房申请的教职工中60%的人最后都购买了公房。购房申请表和购房买卖契约同时出现的概率为70%，说明大部分教职工这两样材料都齐全。根据这些结论，档案管理人员可以快速知悉数据库中各类资料的数量比例，做到心中有数，查询有的放矢。实验第二部分计算了各频繁项集的置信度，置信度定量地估算出所分析得到的关联规则的准确度，也即可信度。见表4。由表4所示的实验结果可知，上一步得出的购房审批表和购房买卖契约的共现概率70%（支持度），其置信度为100%，可信度非常高。购房申请表和购房审批表共现概率60%的置信度为92.3%。置信度的计算可以提供使用关联规则的依据，首先使用置信度高的关联规则，提高档案查询效率。

在实际房产档案管理工作中，档案管理人员可以利用关联分析规则提高档案检索效率和查全率。例如，需要查询教职工A十几年前的住房记录，但是在分房记录的数据里没有找到该资料，是否就意味着这份资料遗失或没有归档呢？依据规则，货币补贴审批表对分房记录的支持度为0.65，意味着检索到A的货币补贴审批表就有65%的概率可以查询到A的分房记录材料，这一推测的置信度为92.9%，可信程度很高，因此可以从货币补贴审批表作为突破口做新的尝试。查询A的货币补贴审批表发现当年所填写的房屋地址与现在所用的地址名称不一致，是变更前的地址，因为时间间隔久远不少人已经不知道原来的地址名称。检索旧地址最后找到A的分房记录，问题迎刃而解。可见关联分析规则的应用能为某些检索难题提供思路和捷径。同样，对于很多历史悠久的高校来说，不少建筑经历过更名、改造、扩建等变动，在查阅老旧图纸或资料时常常遇到困难，输入的关键字与当时著录的关键字不匹配，检索不到想要的档案。利用关联分析找到关联紧密的材料，很大程度上可以提高档案检索的查全性。最后，档案档案管理人员可以依据实验结果发现管理中的疏漏。购房票据的支持度明显小于购房审批表和购房买卖契约，说明不少购房者的购房票据没有检索到，这就需要档案管理人员查验是否由于票据遗失，或是著录过程中重要信息没有提取导致没有检索到，找到问题所在，完善档案管理。综上所述，关联分析算法的应用可以提高高校房产档案信息化建设的效益。但是，现阶段高校房产档案管理信息化亟待解决的一个困难是将多源异构的数据信息化，以便能从不同的数据库信息中挖掘潜在信息，提高档案的利用价值。

一、房地产档案的重要性

1.房地产档案具备较强的法律效力，有利于处理交易后产生的纠纷。房地产档案涵盖了较为丰富的内容，包括房地产建设过程中的相关证明材料，里面的所有材料都要经过相关部门的审核，具有一定的权威性，一旦发生纠纷，可以作为双方解决问题的重要参考依据。房地产档案信息的全面性，也充分体现了房地产档案的价值，其真实可靠性受到法律的保护。房地产档案归档范围广泛，时间跨度较长，涉及部门较多，在数据齐全的情况下，价值利用也大，对社会经济发展的作用也日益凸显。2.房地产档案是政府部门制定城市规划发展的重要参考依据。房地产档案信息齐全且精准，记录了城市建筑的历史特点，有一定的借鉴意义，为城市建筑、传统文化的传承提供帮助，有利于规划部门掌握准确的数据，梳理城市建筑的历史脉络，制定科学合理的规划。政府部门可以从房地产档案中吸取精华，取长补短，在继承优秀传统的基础上，开展卓有成效的创新研究工作，从而作出更有效的判断。随着城市发展的日新月异，政府部门在制定城市建筑规划、开展论证工作时，都对房地产档案的历史信息给予了足够的重视。3.房地产档案能够保护房产拥有者的合法权益。房地产档案是房产拥有者重要的支撑材料，也是房产证丢失后唯一的证明材料，其重要性不言而喻。由于具有较强的法律效力，所以它是神圣不可侵犯的，能够很好地保障房产拥有者支配和使用自身财产的合法权益。房产拥有者进行房产交易、评估、抵押等活动时，房地产档案都可以有力地支持房产拥有者的一切合法行为，使其合法权益不受到任何的损害。尤其是当双方争执不下时，可以很好地起到保障房产拥有者合法权益的作用。

二、房地产档案管理面临的问题

1.档案管理人员的综合素质不高，欠缺一支专业化的管理队伍。档案管理人员的素质高低直接影响到房地产档案的归档、查询等水平，决定了档案管理的质量高低。目前，很多房地产档案管理人员的学历偏低，且没有经过系统化的培训，不能熟练掌握计算机技术专业化管理水平不高，档案的信息化建设能力不足，思想上也没有足够的重视，因此，不能开展行之有效的科学化管理，严重降低了档案管理的工作效率，不利于档案科学化管理水平的提升。2.房地产档案内容载体比较单一，档案的存在形式无法适应时代的需求。由于历史的原因，很多档案都局限于文字资料，对于拆迁审批、房屋纠纷和房产的影像等重要信息，都不能很详细地记录，无法满足广大用户的需求，加上不能很有效地加以保管，导致很多房地产档案信息不够具体和完整。房地产档案在得不到有效管理的情况下，其抗风险能力也会随之降低，一旦发生天灾人祸或者遇到不可抗力的情况，就会遭受到破坏性的打击，资料也会因为保存单一的缘故而损失殆尽。3.房地产档案的利用率不高，价值无法得到凸显。档案只有得到经常性的利用，才能不断更新，不断增加内容，从而有效地提升档案的价值和作用。但是在实际情况中，大部分的档案处于堆积状态，没有人查询，没有得到充分的利用和开发，无法发挥出真正的优势和价值。档案管理人员也没有与时俱进的意识，没有主动去开发房地产档案的功能、发挥其作用，因此，极大限制了房地产档案在实际工作中的作用发挥，也降低了档案的利用率，使其隐藏的很多重要价值无法得到充分的展现。4.房地产档案管理信息化体系不够完善。很多单位虽然将开发档案的信息化管理技术提上议事日程，但是还处于摸索的阶段，对档案信息化管理技术的各项优势了解不足，加上对信息化各项设施投入不够，没有管理人员培训计划，没有建立科学合理的制度规定，对房地产资源的整理和归档不到位，种种因素导致了房地产档案管理信息化体系无法建设到位。科学的检索系统没有建立，也大大制约了房地产档案朝着利好的方向发展，与新形势下房地产档案信息化建设要求相违背。

三、加强房地产档案管理的对策

1.加强工匠精神的宣传，提高档案管理人员的综合素质。组织档案管理人员开展工匠精神培训学习，加强对工匠精神内涵的深入学习，让每一个人做到将其内化于心外化于行，对工匠精神有深刻的领会，并融入自己的业务工作中。只有当档案管理人员真正做到用工匠精神武装自己，凡事都追求完美，做到精益求精，才能进一步提升档案管理的水平。加强档案管理人员的业务素质培训，着重提升法律法规知识运用、计算机基础应用等方面的能力，使档案管理人员既知法懂法，又具备熟练的实际操作能力，成为档案管理的中流砥柱。加强档案管理队伍建设，重视档案管理人员职业道德和专业素养的培育，注重专业能力的提升，灌输档案管理工作高于一切的意识，做到从内心接受、喜爱档案管理工作岗位，愿意为档案管理奉献终身，加强管理能力的培养，注重老中青梯队建设，为房地产档案管理事业的发展积累宝贵的人才资源。2.创新档案的载体，丰富档案的收集功能。档案管理人员要拓宽知识面，做到熟练掌握现代先进技术，并将其应用于房地产档案信息的收集工作中，不断创新工作方式方法，既做到质的提升，又有量的变化。通过熟练掌握计算机技术、音频技术，对档案信息进行包装护理，既让档案的质量得到有效的提高，又可以使档案的内容更为生动、形象、直观，更易于为客户所接受，也便于归档、整理、查询。要不断拓宽档案信息的收集渠道，多角度、多层面开展档案的收集工作，做到档案资料的完整性和丰富性相统一。要充分评估档案管理中遇到的风险因素，制定出相应的对策，以应对突发状况，保证档案的抗风险能力。要落实电子归档和备份制度在档案管理中的建设，在整理纸质资料的基础上，对所有资料进行相应的电子归档和备份，保证资料的永久性保存，既实现归档、整理的便利性，又实现档案查询的快捷性，使档案的管理建设朝信息化迈出坚实的一步。3.重视档案的开发和利用，提升档案的价值。要把档案资源的开发与推广利用作为档案管理工作的重要一环，给予其足够的重视，使档案的价值得到充分的展现，并保持持久不衰的生命力。要建立开放式的资源平台，方便政府、企业或者个人的查询，在档案管理中充分运用网络技术的优势，达到档案资源共享的目的，从而实现档案资源的有效开发，档案的价值也在这一过程中得到最大化。进一步完善房地产档案的查询系统，建立方便快捷高效的档案检索查询系统，建立分门别类、多层次的检索体系，方便用户的查询，提高工作的效率。要确保档案信息的数据与实际情况保持一致，做到不断更新档案检索查询系统的数据，既保证数据的一致性，又保证数据的准确性，从而实现档案的权威性。要不断提升档案的利用率，通过提高日常的归档整理速度以及档案查询速度，使房地产档案的利用率得到有效的提升。4.完善档案系统，加强档案信息化体系建设。要在档案管理中开展现代化和信息化建设，建立先进的数据录入系统和查询检索系统，着眼于推广和普及先进的信息化技术和网络技术，进一步提高档案工作的质量和效率。要加强档案管理软硬件的提升，注重管理人员信息化能力的提升，实现制度上墙、技术上手的目标，确保档案管理工作随着时代的进步不断前进。要加强档案管理人员的培训，做到熟练掌握信息化系统操作，既保证设备的先进性，又做到技术人才的管理水平上一个台阶，使设备与人才都能做到与时俱进，都实现质的飞跃，为保证房地产档案适应社会发展奠定坚实的基础。要加强档案各项管理系统的安全性能研究，建立房地产信息安全系统，在确保信息覆盖面广的基础上，做好房地产档案信息的保密工作，以及实现房地产档案信息的共建共享，从而有效地提升档案信息化水平。房地产档案管理工作需要随着时代的发展，不断调整自己的角色，通过自身由内而外的变革，融会贯通新房屋管理时代工匠精神，才能更好推动社会经济的发展，发挥更大的促进作用。房地产档案管理部门要结合工匠精神，提高档案管理人员的综合素质，创新档案的载体，重视档案的利用，加强档案的信息化建设，从而实现档案工作软硬件齐上新台阶，真正做到提高档案工作效率、实现档案价值的最大化。

作者：肖劝治 单位：泉州市不动产交易登记档案馆