合同归档管理全文(5篇)

一、建设项目工程管理特点

（一）管理周期长建筑工程项目具有工程周期长的特点，建筑工程是一个循序渐进过程，其中工程承包合同最为明显。在合同管理工作进行时，工程准备阶段到结束阶段，合同管理需要具备连续性与不间断性。（二）价格高建筑工程工程量大，具有重大价值。这就使得合同存在价值高，对工程效益具有重大影响。（三）变更频繁建筑工程都属于较大工程，在签订合同时，拟定的合同款项达到上千项，而变更项目可能达到几百项。工程建筑合同需要按照实际情况对自身条例进行不断调整，这就说明合同管理是动态的，必须加强变更管理与合同控制工作。建筑合同作为双方顺利履行义务的保障，具有精细度高、高度准确、严密的特点。（四）项目风险大项目工程中合同具有涉及面广的特点，并且建筑项目施工周期长，所以在实施过程中容易受到外来因素影响，比如法律、社会、经济、自然等，这就需要承包商与业主自觉承担不同风险。

二、合同归档与管理现状

（一）法律意识淡薄1.合同本文不规范合同项目如果缺乏严谨性，很容易产生误解与歧义，导致合同引发歧义。准确、明晰的文字能够正确反映出双方意图，保证合同有效订立。但是由于一些客观原因，导致一些条款中存在模糊不清的语句，对日后造成严重影响。2.合同有失公允从建筑项目施工文本角度来看，其中很大部分的条例是由发包方指定的，在签订合同时业主就会强加不平等条约，使业主具备不应有的权利。但是从承包商角度来看，多数情况下只强调应当履行的义务，却没有准确提及应当享有的权利。3.存在严重违约现象在工程建设过程中，常出现违约或者随意修改合同现象。常见违约行为有：业主不按照合同约定支付进度款；拖欠验收合格工程的工程款等。4.违法签订分包合同许多承包商为获得承包资格，用低价方式竞标。在中标后将工程肢解给其他非法且不具备施工资格的队伍，这就会给工程质量与进度造成严重影响。（二）不重视制度建设与合同管理由于分级、授权管理等多种制度缺乏健全的规范机制，这就导致建设中存在问题，通常表现为程序不明确、缺少执行制度等。（三）缺乏专业人才我国经济发达地区，工程归档与管理任务都是由专业人员负责，因为合同归档与管理具有一定技术性，必须由具备高素质、高修养的专业人才担任。相关从业者需要通晓法律，还应熟知项目运作规律。（四）缺乏归档管理重视度很多项目合同在管理时较为分散，对合同的归档也没有具体规定，导致合同履行缺乏严格控制，未能对履行具体情况进行总结与评估，导致合同管理过于粗犷。

三、解决建筑企业合同归档与管理具体措施

（一）加强合同意识合同是项目管理核心。在每个工程项目实施过程中，都需要承发包双发签订合同作为保障。合同内容包括工期、质量、价款、范围、内容等，要求双方必须自觉履行与遵守，并且承包商与业主能够在合同约束下调控运行状态。对管理目标责任进行分解，规范项目机构内部职能，紧绕合同内容开展各项工作。所以，无论承发包哪一方的管理，合同始终都是整个管理的核心。只有具备一定合同意识，才能减少与避免合同纠纷情况。很多承包商缺乏法律意识，这就导致他们所签订的合同条款经不起推敲，在违约责任方面，未能进行具体约定，导致工程纠纷的产生。所以，在合同签订过程中，承包商应当认真检查合同的严密性与合法性，减少纠纷因素，保证合同能够全面履行。（二）提高管理人员素质首先，需要选定好工作人员，在选择中企业领导可以根据合同管理人员应当具备的基本素养进行选择，通过竞争招聘或公开考评方式等，并且在使用中采用优胜劣汰原则，将优秀人才放在岗位上。其次，组织培训工作，可以根据市场与企业实际需求，组织管理人员进行培训，可以采用多种学习方式，比如听电视讲座、参加短期培训等。最后，选送人员进行深造，企业可以选择热爱社会主义且具有发展前途的管理人员进行深造。（三）对合同管理情况进行检查应当不定时对企业执行情况进行突击检查，及时纠正违反合同行为，严格贯彻落实相关规定。并且还应当对合同中提到的管理制度进行检查，对发现的问题进行及时处理，保证合同管理有序进行。保证双方履行义务，明确承发包具体的责任、权利、义务，是保证工程顺利进行的前提。在合同中应当明确指出双方的责任风险，明确权责关系，分摊项目责任。并且对合同中涉及到的权利与义务进行合理划分，是双方享有权利、履行义务的基础。需要正确处理纠纷，建筑由于建设项目工程周期长、工程量大、参与单位多以及项目接口复杂的特点，在工程建设过程中，能够对不同承包商、业主等多种关系之间的纠纷与争执进行协调。纠纷与争执协调尺度与依据是双方事先在合同中作出的承诺，比如不可抗力条款、索赔与反索赔条款等。

四、结束语

摘要：合同管理是高等学校规范管理、依法治校的重要内容，是高校内部控制建设的重要环节，也是保障高校合法权益的有力武器。本文通过对高校合同管理的现状进行分析，提出缺乏合同归口统一管理，缺少系统的合同管理与监督体系等问题，同时提出应通过信息化的联动手段，逐步研究制定合同订立、审查、履行、支付、归档与评估等环节全程、动态的高校合同管理制度的处理对策，把集中归口管理方式与专项管理方式进行有机整理，减少学校合同管理的内部控制风险。

关键词：高校合同管理；内部控制设计；合同管理机制

一、引言

合同管理是高校经济活动的重要组成部分，是高校规范管理、依法治校的重要内容，是高校内部控制建设的重要环节，也是保障高校合法权益的有力武器。本文从高校合同管理的现状入手分析了高校合同管理意义、涉及类别及现存问题，提出了高校目前合同管理中存在缺少统一归口管理机制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系统防控等问题，导致高校合同管理内部控制存在一定的风险。鉴于以上问题和风险，本文通过对合同组织、合同订立、合同履行、合同归档评估等方面的业务流程梳理和内控环节设计，提出了应通过信息化的联动手段，逐步研究建立健全合同的归口管理、履行监控、拟定审核以及归档评估等机制，对合同管理进行一定规范，减少高校合同管理过程中面对的风险。

二、高校合同管理现状

(一)高校合同管理意义

合同管理贯穿于高校经济活动的始终，涉及高校日常管理的多项主要业务，需要单位各部门共同参与和管理。高校在经济活动中通过签订合同，规范合同双方的经济活动开展。一方面有助于高校防范法律风险，预防经济纠纷，维护合法权益，保证高校经济活动符合法律法规；另一方面有助于控制高校财务风险，通过合同管理帮助高校节省交易时间，降低交易成本，加速资金周转，减少费用，提高高校资金使用效率。同时，高校通过加强合同管理，可以有效协调高校内部各方关系，有利于提高单位内部管理水平，提升高校公共服务的效率和效果。

［摘要］文章在研究、参考和总结基础上归纳了合同管理系统的功能设计，简要介绍其大致系统功能设计及其内容。为建立功能完备的合同管理系统，提供理论参考作用。

［关键词］合同管理系统;管理;合同管理

1背景

随着世界一体化的进程，中国经济不断完善和深入，致使企业对内扩大生产，对外加强合作，随之产生的是大量的合同。而一直以来，企业对合同管理方面都采用线下人工管理，面对数量剧增的合同，缺乏意识，处理效率低下，浪费了大量人力、物力，严重的可能会导致法律纠纷。如何进行有效管理、监督和履行合同逐步成为各项工作乃至整个企业能否平稳发展的重要关键。如今，正是合同管理中不断出现新问题，现代大型企业开始对合同管理业务越来越重视。大型企业对合同管理业务的需求是建立集中、统一的合同管理系统，满足各子公司、各部门制定各自合同管理流程需要、实现对合同查询与统计，实现单位、部门、合同类别等的不同维度的查询和统计，实现合同管理的一体化管理。这就需要运用先进成熟的网络技术，从而建立功能完整的合同管理系统。为了我国企业和各单位建设合同管理系统提供理论借鉴，大致总结了合同管理系统功能的设计。

2企业的合同管理系统功能阶段分析

基于此背景以及需求，对企业合同实施过程进行了解求证后，再对这一过程进行分阶段，然后整理各阶段的主要任务。在合同管理系统中，根据各阶段的主要业务，系统所能实现的功能有系统管理、基础信息管理、合同管理。梳理合同管理业务流程，从而实现各环节的业务过程的标准化和规范化。

2.1系统管理

摘要：在新医改不断推进的大背景下，公立医院合同管理越发重要。通过介绍公立医院合同管理的内容，分析公立医院合同管理内部控制在管理制度、归口管理、法律顾问支持、全过程管理及信息系统支持等方面存在内控风险，并提出公立医院建立合同管理制度和合同归口管理机制、发挥法律顾问作用、加强全过程管理、加强信息化建设等实践模式，以实现公立医院合同管理内部控制目标。

关键词：公立医院；内部控制；合同管理

一、公立医院合同管理概述

公立医院合同管理包括合同起草、合同审批、合同签订、合同履行、合同变更、合同解除、合同监督和合同档案管理等活动，适用于以医院名义签订的经济、技术、医疗、科学研究等合作的所有合同。公立医院合同管理是全过程动态管理，包括签订前的洽谈以及草拟，签订过程中的合规性检查，还包括签订后的合同履行。一旦出现不利于合同履行的事项，要及时对合同进行修改或终止。公立医院合同管理是内部控制的重要内容，根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号），医院应从合同订立、履行、登记及纠纷管理等方面，梳理与合同管理有关的风险点，并且建立相应的风险控制机制。加强医院合同管理有助于预防经济纠纷，维护医院合法权益，促进医院对外经济、技术、医疗、科学研究等合作活动的开展，规范合作行为。

二、公立医院合同管理主要的内控风险

1.合同管理制度缺失。制度是单位运行的基础保障，合同管理制度是医院合同行为的依据，而目前合同管理却是多数公立医院内部控制建设的薄弱点。由于医院领导层面普遍对合同管理重视度不高，许多医院尚未建立合同管理制度或制度执行浮于形式。因此，合同管理无法与采购业务、资产管理及建设工程形成闭环式制度管控。2.合同归口管理混乱。合同归口管理是一项科学且细致的工作。合同应根据不同类型归属不同职能部门负责，全院的合同归档工作也应该由某一个科室牵头。目前多数公立医院合同管理混乱，职责分工不明确，合同分布零散，很容易造成多部门共同管理的边际盲区。很多合同原件在付款时放入付款凭证中，这不利于日常查询或检查使用。混乱的管理也不利于及时发现问题风险，规避纠纷。3.缺乏法律顾问支持。公立医院合同涉及金融、技术、医疗、科学研究、基建工程等各个方面，要保证各类合同合法合规，避免纠纷需要专业法律人士对合同条款进行全面把关。目前多数公立医院有合作的法律顾问单位，但多是面临诉讼时使用，并未在订立合同阶段请法律顾问。4.缺乏对合同的全过程管理。公立医院往往对合同预算立项和项目招标阶段较重视，对后续的履行情况却不够关注。合同签订后，履行是否在合同期内，承诺的培训是否进行，发生问题是否及时处理等问题常常无人追责。例如，某公立医院，价值500多万元的医疗设备合同签订如果3个月内不到货，要赔偿合同价款的3%。然而审计显示，合同签订后8个月才到货，十几万的赔款却无人追责，导致损失医院经济利益流失。5.缺乏信息化系统支持。公立医院整体信息化水平比较落后，常用的固定资产系统，财务系统尚且未达到现代化水平，合同管理系统更是手段落后。多数医院仍处于手机登记或简单的Excel表格登记，没有编码，检索关键词等信息，合同管理形同虚设。

三、公立医院合同管理实践模式

摘要：企业合同管理是企业管理工作中的一个重要组成部分。本文系统分析了合同管理中存在的资格审核不严格、条款约定不详细、履约监管不到位、归档管理不规范等方面的风险，阐述了企业合同签订全过程中需要完成的主要工作，提出了加强人员培训、完善管理机构、健全管理制度、规范合同管理的对策建议。

关键词：合同管理；风险；防范

随着市场经济的迅猛发展，合同管理在企业中的地位及重要性日益凸显，防范合同管理中出现的各类风险，对企业的长期健康发展具有非常重要的意义。合同的内容及风险管理已经越来越被企业的高层管理者们所高度重视。为建立健全企业合同管理体系，提升合同管理水平，要对合同的审核、拟制、履约、归档等关键环节进行分析研究，制定规避风险的具体措施，确保企业在市场竞争中立于不败之地。

一、企业合同管理的重要性

在经济飞速发展的今天，市场经营活动给企业带来了无限的商机，这需要通过签订合同来规避其中的风险，并对合同进行有效的管理和控制，督促合同签约各方认真自觉的履行合同相关条款，安全真实的开展经营活动，因此合同管理就显得尤为重要。合同管理主要包括调研、谈判、草拟、签订、履约、变更、转让、终止，通过对合同的审查、监督和控制进行全过程、系统化、动态化的管理。合同管理能够让企业通过对合同条款的把控，及时调整市场策略，满足市场竞争需求，有效应对市场竞争中的各种风险，合同管理能加强企业的自身约束力，为企业的发展提供动力，使企业各部门在各个环节中有效地配合，从而使合同得到更加高效的履行，在激烈的市场竞争中，只有维护企业信誉、提高经济效益，加强合同管理，才能保证企业的合法权益不受侵害，有效的规避签约双方的各类风险，减少或避免合同各类风险给企业带来的不必要损失。

二、企业合同管理存在的风险

企业合同管理的风险蕴含在合同管理的全过程中，在全生命周期管理中的每一个环节都可能存在，其主要表现在以下几个方面：1.企业资格审核不严格如果合同签订前不严格审核对方资质，就无法了解对方的经营范围、信誉情况、履约能力、质量保证能力、是否具备特定资质、是否具备承担合同约定项目的能力，以及经营业绩是否符合国家级行业标准、经营业绩是否符合招标要求，委托人是否具备权、有无越权问题等，若在未审核资质的情况下，盲目签订合同，对方就有可能无法按照约定履行合同中的相关条款，使企业遭受巨大的经济损失，造成人力物力等资源的浪费。2.合同条款约定不详细企业在签订合同时，经常因为合同内容及条款约定的信息缺乏明确性和完善性，或者文字不严密、用词含糊不清、模棱两可，导致存在严重漏洞，容易使人产生歧义，引发争议或者重大误解，甚至基本条款缺失、其他条款遗漏，尤其是违约责任划分不明确、质量责任表达不清晰，造成事后扯皮现象。还有在合同变更时，为了图一时的省事，没有签订合同变更协议，只是口头约定，没有留存书面证据，一旦发生纠纷就难以取证，难以划分责任，这些因为合同本身存在的缺陷就会给企业带来不必要的麻烦或经济损失。3.合同履约监管不到位合同在执行过程中，可能会遇到一些变化，尤其是重大项目、条款复杂且数量较多、有效期限较长的合同会因为不同原因发生一些情况和形式的变化，虽然合同在签订之前通过了合同审查，但合同审查仅仅是合同管理中的一部分工作，然而有很多企业认为合同管理就是合同审查，缺乏对合同执行过程的监管，导致企业的相关管理部门不能在合同的执行过程中依据合同中的条款对具体实施部门进行有效的管理和控制。4.合同归档管理不规范合同签订后，合同文本应该交合同归口管理部门登记编号，将原件进行归档，由档案管理部门进行集中保管。但是在有的企业中，这些合同签署后的管理相对比较混乱，合同签署完成后，不能及时将合同文本交给归口部门，导致不能及时归档，可能会扩大合同内容的知悉范围或造成合同文本的丢失，甚至不进行正规的审批流程私自复印合同文本，存在失泄密等重大安全隐患；合同借阅时，借阅人必须按照借阅制度完成审批手续，否则就会存在合同中商业和技术秘密被泄露的隐患。