企业文件管理全文(5篇)

摘要：随着数字化技术的快速发展，集团企业的电子文件管理管理难度也越来越大，已成为制约企业向前发展的关键要素。本文针对集团企业电子文件管理所面临的困境，结合当前国内外专业电子档案管理的成就，对集团企业加强电子文件管理提出了相关的策略，以供参考借鉴。

关键词：集团企业；电子文件管理；现状；意义；策略

一、集团企业电子文件管理现状

集团企业是以母公司为基础，以产权关系为纽带，通过合资、合作或股权投资等方式把三个及三个以上的独立企业法人联系在一起就形成了集团。企业集团都是由若干相互联系、相互作用的子公司组成的复杂系统，在这个大系统内各要素间的互动和协同，使系统产生了创新和发展的推动力量，通过集团内部的协同效应，创造1+1>2的效应。电子文件是相对纸质文件而言，在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。数字化技术的高速发展大大提高了企业的工作效率和管控能力，极大地促进了企业的集团化和规模化发展。但随着集团企业规模不断扩大，数字化技术产生的电子文件的管理难度也越来越大，跨地域、跨行业的各下属企业之间电子文件成果共享和防止泄密等问题，已成为集团企业进一步发展的瓶颈。清华紫光软件系统有限公司档案事业部总经理季雪刚认为：“企业电子文件管理面临巨大的挑战，电子文件的证据地位未立，电子文件大量流失，电子文件信息资源分散，电子文件长期保存难题，电子文件信息安全状况堪忧，文件信息孤岛面临深化风险，信息资源增值服务能力低下”[2]。在国外，对于电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，在管理思想、管理模式、技术标准、软件的开发与应用等方面已积累了丰富的经验。目前研究的热点主要有以下几方面：（1）基于国家战略的电子文件管理顶层设计；（2）基于集中管理的电子文件保管模式；（3）电子文件证据价值的保证研究；（4）电子文件管理的国际化与标准化。而国内也在大量深入消化吸收国际前沿研究成果的基础上，开展了电子文件管理战略、电子文件风险管理、电子文件共享机制和标准化等方面的研究，正在逐渐形成有中国特色的电子文件管理体制、机制、业务方法和技术路线[3]。尽管国内外在电子文件管理方面均有较深的研究，但不难发现：（1）以往的研究大部分都集中在专业电子档案（馆）的管理方面，而针对集团企业电子文件管理方面研究却非常少。专业电子档案管理更注重专业领域内容，例如：人事电子档案工作，会计电子档案工作等。而集团企业电子档案管理是针对集团各子企业之间的生产、经营、管理等业务流程进行的综合性管理，两者性质的不同，专业电子档案管理研究成果很难为集团企业所用，导致集团企业电子文件管理水平低下；（2）电子文件管理的目的则是更好实现共享与安全，而以往的电子文件管理研究较多地将共享和安全分开单独研究，未能从更高的层面上将两者有机地结合起来研究；（3）虽然国内外开展基于国家战略的电子文件管理顶层设计，但关于集团企业的顶层设计研究未曾提及；（4）国内在电子档案的标准化方面制定了一些标准，但在集团企业电子文件标准方面几乎是空白；（5）以往的企业电子文件管理研究，主要集中在理论概括论述方面，较多局限在电子文件归档制度建设、文档管理内部管理方面研究，应用层面的研究只停留在浅层次上，具体软件开发设计更是少之又少。

二、研究集团企业电子文件管理的重要意义

鉴于目前国内集团企业电子文件管理现状以及社会发展需要，研究集团企业电子文件管理具有重要的理论和实践意义：（1）由于集团企业电子文件的管理必须和集团企业的业务流程进行紧密结合，才能发挥它的最大功能，因此比专业的档案管理系统更加复杂，更有其特殊性。而长期以来大家只关注专业电子档案管理的研究，而忽视了对集团企业电子文件管理研究，因此数字环境下集团企业电子文件管理模式与共享机制理论上的深入研究，具有较好的原创性、前沿性，有助于进一步丰富企业电子文件管理的理论。（2）近年来，国内信息技术发展非常迅猛，许多大型集团企业都建立了集团内的管理信息系统。但目前国内企业构建的管理信息系统一般比较强调业务流程的规范、信息的沟通传递以及数据的统计分析，往往忽视对电子文件的管理。因此，管理信息系统的应用虽然极大地提高了工作效率，加强了集团内部的联系，提高了集团对下属各企业的管控能力，但却对每天不断产生的电子文档缺乏有效的管理手段，导致大量信息无法进行充分共享和利用，并可能丢失或泄露，进而严重影响集团企业的进一步发展。如何解决集团企业电子文件管理中所面临的困难是迫在眉睫之事，因此数字环境下集团企业电子文件管理模式与共享机制研究具有非常重要的现实意义。

三、开展集团企业电子文件管理研究的基本思路

摘要：以存储数字化、传输网络化、服务现代化为主的档案信息化管理是档案工作的发展趋势，档案工作重点也从以实体档案为主逐步向以电子文件为主的数字化管理方向转变。文章旨在探究在电子信息技术的不断成熟，CAD技术广泛应用的背景下，如何科学有序地管理数量巨大且增长迅速的CAD文件。研究发现在现在的管理实践活动中，还存在的问题即件载体分散，格式不统一，难以进行统一管理和数据共享。并且初步探究解决以上问题的对策，以期能对CAD文件管理以及电子文件管理实践活动提供方法和有益借鉴。

关键词：档案管理；文件管理；CAD文件

CAD就是计算机辅助设计（ComputerAidedDe－sign），是运用计算机及其图形设备协助设计人员进行设计工作的绘图系统，CAD技术是一项综合性、迅速发展和广泛应用的高新技术。国家标准《CAD文件管理总则（GB/T17825.1—1999）》中规定了CAD文件是在CAD过程中产生的文件，是指实现产品或项目所必须的全部设计文件和CAD图等。CAD文件管理是指在CAD过程中，对所形成的CAD文件进行科学、有序地管理。本文主要论述CAD文件管理研究的现状，对已有的相关研究进行了资料收集和数据分析。研究显示，近年来，相关主题的研究规模较小，无法形成热点，但是研究的范围比较狭小，致力于解决问题，理论研究较少。基于CAD文件管理这一课题的研究内容的变化趋势是受CAD图文档系统的应用所影响的。在CAD图文档系统刚起步和小范围推广时，学者们研究使用和管理方法；大范围广泛应用时，学者们解读政策；全社会普遍应用时，学者们致力于解决问题。可以看出这一课题是以指导实践为目的的，非常重视实用性。本文对学术研究中的问题与对策进行探讨，以期指导现实档案工作。

1CAD文件管理的现状

1.1制度现状

现行的CAD文件管理标准有《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/T17678.1—1999）》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构（GB/T17678.2—1999）》《CAD文件管理存储与维护（GB/T17825.10—1999）》《CAD文件管理总则（GB/T17825.1—1999）》《CAD文件管理基本格式（GB/T17825.2—1999）》《CAD文件管理编号原则（GB/T17825.3—1999）》《CAD文件管理编制规则（GB/T17825.4—1999）》《CAD文件管理基本程序（GB/T17825.5—1999）》《CAD文件管理更改规则（GB/T17825.6—1999）》《CAD文件管理签署规则（GB/T17825.7—1999）》《CAD文件管理标准化审查（GB/T17825.8—1999）》《CAD文件管理完整性（GB/T17825.9—1999）》和《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试（GB/T17679—1999）》等，从CAD文件管理的各个方面进行了规范，其中有部分是采用了国际标准，在世界范围内形成了CAD文件管理标准的统一，但全部为推荐标准，并不要求必须按标准管理CAD文件执行，所以也存在大量管理不规范的情况。另外，大部分标准为1999年修订，年限较为久远，尤其是近几年的电子文件管理方面发展迅速，过于陈旧的标准在某些实践中已不再适用。

1.2管理现状

一、产品科研生产质量管理过程中的现状及问题

1.1产品科研生产过程中的文件在制定过程中存在一定问题

某些企业在制定质量管理过程文件时，没有对企业生产实际进行详细了解，而是单方面的采取了引用和借鉴，导致了所编制的文件不能适用企业自身需求，出现编制的文件与企业实际两层皮的现象，不利于文件管理的推行。因此，这种情况下编制的质量管理文件不利于企业发展。从企业科研和生产实际过程来看，为了保证科研和生产能够有序进行，需要建立健全的文件管理系统，保证产品科研和生产过程中的文件能够得到有效管理。但是从目前文件管理系统的运行来看，文件制定缺乏可操作性，制约了产品科研生产质量管理的整体发展。

1.2企业的生产记录还存在一定的问题

在企业生产过程中，为了保证企业的产品具有一定的可追溯性，需要在产品生产中填写比较完善的生产记录，记录产品的各项性能参数和生产过程。但是从目前企业生产记录的建立和填写来看，还存在一定的问题，不但无法实现产品可追溯，还制约了产品生产。所以，出于提高产品生产过程完整性的目的，在产品生产过程的质量管理中需要建立完善的追溯机制，需要建立完整的生产批次记录制度，保证产品生产过程质量管理取得积极效果。但是从目前产品生产过程来看，批生产记录不完整的问题比较突出，影响了产品生产质量管理的整体效果。

1.3产品生产工艺不能满足实际需要

对于产品生产而言，产品工艺是保证产品生产过程正常进行的重要手段，只有建立完整的产品工艺才能满足生产需要，进而达到提高产品生产质量和生产效率的目的。但是从目前产品生产工艺来看，一些企业对生产工艺不重视，无法制定准确的生产工艺，导致了生产工艺无法满足企业实际生产需要。从这一角度出发，我们应重点完善产品生产工艺，将产品工艺作为提高产品生产质量的重要措施，采取积极措施，提高产品工艺的科学性和合理性，促进产品生产发展。在产品生产过程中，生产工艺是保证产品整体质量的重要措施。但是从目前产品生产过程来看，产品生产工艺还存在一定的问题。其问题主要表现在产品工艺不符合实际需要，工艺较滞后。另外产品工艺在生产过程中没有得到有效执行，制约了生产的正常进行。

一、档案管理现代化建设的内容

档案管理的现代化主要指管理现代化，管理现代化即管理人才知识现代化和管理方法的现代化。它不仅包括软硬件建设的具体内容，还包括与社会发展相匹配的整体规划。现代化文件管理相比于传统文件管理具有如下优势：首先，传统的文件管理更多地分散在规划、目标设置和人员配置中。而现代化文件管理加强了各个环节之间的联系，通过系统协调实现共同目标;其次，档案现代化代表了数字形式的档案管理工作所涉及的信息，需要通过建立数学模型进行定量分析;最后，在现代信息技术的帮助下，文件管理有效地提高了信息资源的收集、整理、分析和利用的效率，通过强调管理者的主观能动性，提高应对复杂情况的能力。

二、现代化建设在档案管理中的应用

1.确保通过基础设施建设有效利用档案资源。文件管理基础结构包括两大类软件和硬件。软件设施基于计算机网络，具有操作系统的现代管理应用软件、数据管理系统、信息安全系统等提供科学和标准化的管理模型;后者主要是更新和替换文件管理所需的工具和设备，也因此降低了劳动力成本，与现代社会保持同步。硬件设施的核心是计算机及其网络结构，包括数据输入和存储设备，如扫描仪和移动硬盘。通过构建软硬件基础设施，可以减少文件管理实际操作中遇到的障碍。最重要的是确保以通用的标准化形式收集、组织和存储档案资源，并且它能被有效和广泛地使用以实现最大价值。2.通过信息资源建设提高档案管理的存在价值。文件管理的存在价值是一个庞大而丰富的信息资源数据库，所有管理工作都基于此。例如以传统形式对管理单元的档案资源和人工记录进行数字化转换，以网络数据形式收集、接受和管理它们，并依靠计算机技术对这些数字信息进行全面组织、编辑和分类，从而建立完整的信息资源数据库[2]。3.通过建立标准规范防范档案管理的安全风险。由于文件管理工作的所有设备载体都得到了适当的安排，因此通过网络有效地保护核心信息资源，营造一个高度连接的环境。从风险管理和控制的角度来看，唯一可能给文件管理工作带来安全风险的只是人为错误和制度缺陷。例如，科学合理的管理系统使他们能够以程序化的方式完成档案管理，从而有效地减少人为错误;标准规范的建立是一系列制度规范，包括管理规范，业务规范和技术规范[3]，以确保档案管理的快速有序发展。因此，又降低了由于系统缺陷导致的管理失败等风险因素。

三、档案管理现代化进程中存在的问题

1.档案管理现代化意识不高。基层文件管理单位的许多老员工一直使用传统的方法来工作。他们在日常工作中有丰富的经验，工作非常熟练。他们认为传统的管理方法已经非常先进，不需要改进。对于高科技的使用，他们缺乏相关的意识和能力。而且，对于文件管理单元，文件管理人员没有相应的培训，这使得他们对文件管理的现代化知识了解甚少，所以文件管理的现代化还没有落实到位。2.档案管理标准化程度不高。在实际管理过程中，管理系统复杂，但管理方法却非常松散。同时，由于历史原因，不同的文件管理单元基本上负责文件管理，不同文件管理单元的管理级别也大不相同。而且，文件管理单元之间的管理软件标准还不一致，这使得文件管理的标准化程度不高。存储的数据并不完美和准确，最重要的一点是数据资源无法真正共享。这对于实现文件管理的现代化非常不利，阻碍了文件管理水平的提高。3.档案管理现代化人才缺失。从实际情况来看，许多企事业单位的档案管理人员对现代管理基础知识掌握不够，对现代设备操作技术的掌握不够。此外，当前的文件管理人员非常灵活，其中许多人作为兼职员工进行管理，还有一些文件管理人员年龄偏大。4.档案管理工作落实不到位。档案管理工作可以充分反映一个地区的历史发展过程，为区域经济提供前提和基础。在这个阶段，中国许多地方的文件管理领域的收集文件种类太多，但专业文件的构建非常稀缺。例如，政治档案太多，科研档案太少。电子文件（如图片和视频）的集合被忽略。在这种情况下，管理单元的档案将存在诸如类别不完整、单一资源和信息存储太少等问题。

四、促进档案管理现代化的举措

摘要：数字技术的迅猛迭代发展，深刻推动了信息革命，进一步引发文件管理方式的变革，电子文件管理迫切需要法律法规予以支持。新《档案法》的颁布实施为电子文件管理立法提供了有力的上位法依据。本文从新《档案法》中电子档案的生效要件分析出发，对比了国外该领域的相关实践，对我国电子文件管理立法提出了立法建议，并认为只有完成该立法，才能充分发挥电子文件在经济和社会发展中的作用，提高社会生产和管理效能，促进社会交易成本下降、经济发展和社会进步。

关键词：《档案法》；电子文件管理；立法

0引言

当前，我国数字技术、数字经济迅猛迭代发展，深刻推动了信息记录的革命，引发文件记录和管理方式的剧烈变革，深刻影响着文件管理的技术、方法、体制、原则、理念等诸多方面。与纸质文件管理相比，电子文件管理要求更高。电子文件管理失控或不善，会造成大量文件信息流失，削弱政府管理和服务社会的能力，影响历史和文明记录的延续，甚至威胁国家信息安全与利益。[1]新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”）的颁布实施，对电子档案形成和管理的要求进一步明确，为电子文件管理立法提供了有力的上位法依据。为充分发挥电子文件在经济和社会发展中的作用，有必要以法律形式保障和巩固电子文件发展的有利条件，进一步赋予电子文件法律效力，建立科学合理的法制化管理和控制机制，保障电子文件的真实、完整、可用和安全，促进我国电子文件管理工作高质量发展。

1国外电子文件立法实践综述

针对美国[2]、加拿大[3]、欧盟[4]等发达国家和联合国[5]等组织的法案文献的研究可见，发达国家电子文件管理已普遍纳入法制轨道。分析其立法实践特点和成效，对我国电子文件管理立法有借鉴意义。

1.1国外立法实践主要特点