数字化人事管理全文(5篇)

摘要:随着信息技术的高速发展，数字化校园在高职院校现代化管理的建设中扮演起了重要角色，人事管理系统也随之进入一个全新的信息时代。本文在高职院校数字化校园建设的背景下分析人事管理系统的现状及存在的问题，并针对这些问题提出了相应的对策。

关键词:数字化校园;人事管理系统;信息化

一、前言

近年来，随着数字化校园建设步伐的不断迈进，高校的各方面管理方式、途径也随之发生了一系列的变化。高职院校作为我国高等教育的重要分支，也在响应时代，逐步将数字化校园引入学校管理的各个层面上来。数字化校园构成了统一的用户管理、资源管理以及权限管理，把学校建成一座面向校内，同时又面向社会的一个超越时间和空间的虚拟性大学。建设数字化校园的目的是提高学校的行政管理效率，提高学校的教育教学水平，进而提高学校的整体办学实力及核心竞争力。

二、高职院校数字化校园人事管理系统建设的必要性

(一)高职院校人事管理工作的性质

人事管理工作作为高职院校行政管理工作的一个重要方面，由于管理基数庞大，往往具有信息量大、采集涉及面广，信息共享、信息关联程度高，数据时效性、一致性及准确性强等特点，其工作涉及广大教职工的选拔、培养和收入，直接关乎教职工的切身利益。因此，需要通过现代信息技术、网络技术来建立人事管理信息系统，以实现高职院校人事管理现代化进程，使管理更为高效、精细和准确，充分体现行政管理的公平、公开和公正。

摘要：人事档案管理工作是人事管理中不可缺少的一部分，在人事管理工作中具有核心地位。传统的人事档案管理模式下，存在明显的离散化、碎片化缺点，不能适应日益复杂的人事管理工作。新时期，必须加强人事档案数字化建设，为人事管理一系列工作提供便利，提高人事档案利用效率。该文首先重点分析人事档案数字化在人事管理中重要性，然后提出推动人事档案数字化的措施。

关键词：人事档案；数字化；人事管理；重要性

人事档案数字化是新时期人事管理工作开展中必须重视的创新举措，强化人事档案数字化发展，能够促进人事档案收集、整理、保管、统计、传输、调阅、使用等工作实现数字化管理，还能够建立数字化系统，提高人事档案资料共享性，提高人事档案使用率，高效发挥人事档案的作用。

1人事档案数字化在人事管理中的重要性分析

1.1有助于促进人事管理现代化发展

推动人事档案数字化建设，需要依靠互联网信息技术，以网络技术作为重要依托，发挥网络技术自身优势，利用扫描仪等先进的仪器对手工纸质档案扫描建档，能够储存在内存卡等媒介当中，安全长效，不容易发生丢失，查阅起来也十分方便快捷。将人事档案信息传输到电脑中，利用信息化档案平台系统，构建完善的人事档案管理系统，不仅准确存储档案信息，同时还具有数据采集、检索等功能，能够为管理人员提供便利，提升人事档案管理的效率，推动人事管理向着现代化的方向发展。

1.2有利于提升人事管理综合水平

摘要：研究新时代人事档案信息化建设具有重要的实际意义。在具体实践的基础上，笔者结合人事档案信息化建设的国际/国家标准、行业标准/规范、法律法规和规范性文件，深入分析了新时代人事档案信息化建设的内容和意义，明确其存在的关键问题，并给出解决策略。

关键词：人事档案；档案数字化；信息化规则；档案数据化；管理机制

以电子信息技术为基础的信息技术的突飞猛进发展与广泛应用，拉开了信息经济时代的序幕，并使人类进入数字经济时代，继“物理空间”“人类社会”之后，又产生了“信息空间”。社会信息化、数字化的巨大进步和实际应用连同人事制度的改革，都不断推动和促进着作为人事管理基础和关键环节的人事档案管理的信息化建设[1-3]。利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描和照相录像等数字化技术、计算机应用技术、（移动）通讯技术、互联网技术、人工智能、大数据等信息技术的最新成果，根据档案管理理论与技术以及信息化时代档案管理的新情况、新原则和新理论，确立信息化网络社会中档案管理、利用与服务的基本流程、框架和基本方法等，在纸质文件、声像文件等传统介质的实体文件和已归档保存的电子档案文件等虚拟档案基础上，构建、组织、开发具有有序结构的系统化档案信息库，最终建立人事档案管理信息系统（或平台），最大限度地实现纸质档案和电子档案信息的数字化和数据化管理，进而实现人事档案的个性化和社会化利用与服务。这便是人事档案管理的信息化建设。其实质是档案管理、利用与服务从以档案实体为中心的管理模式到以档案数据化信息为中心的管理模式的转变。人事档案的信息化管理、利用与服务，符合中国特色新时代的发展潮流，并能在构建智慧社会的时代大潮中提升人事档案现代化管理水平、智慧服务作用和基于知识的辅助决策功能[4-5]。因此，人事档案部门应及时更新人事档案管理理念，加快信息化建设，形成实体管理与信息化管理并举的管理、利用与服务模式，最终实现人事档案的信息化、数据化和智能化管理、利用与服务，提高其相应的水平、效能与作用。在实现管理模式的转换过程中，人事档案信息化建设的意义重要而关键，其主要意义在于：（1）极大地提高档案管理工作效率；（2）显著地提升档案的利用率；（3）确实减轻人事档案管理部门的工作强度；（4）便于安全利用和远程服务，进而切实为推动人事档案的信息化管理和社会化应用建立基础；（5）能够起到保护纸质人事档案的作用；（6）真正转变人事档案的管理、利用与服务理念，改进工作模式；（7）标准化人事档案的管理、利用与服务，减少和遏制人事档案管理中的不规范行为，治理一些薄弱环节；（8）随着社会信息化水平的不断提高，人事管理中也必然会遇到数字化信息，例如高校新生录取时的录取电子档案、其他系统产生的电子文件等，实际上也为人事档案管理提出了信息化建设的迫切需求；（9）有利于进一步融合人事档案管理信息系统、人事管理信息系统和公务员信息库等，便于对本单位的人事信息进行统计、分析与挖掘，形成相应的知识，为人事管理提供可靠的决策科学数据。因此，人事档案的信息化建设，不仅具有提高管理效能的现实意义，而且可以进一步为人事管理提供统计数据、处理分析结果和挖掘人事知识，将无结构的实体材料转变为人事管理中的有用知识。正因为这样，研究新时代大数据基础上的人事档案信息化建设，不仅重要，而且具有时代迫切性。

1人事档案信息化建设内容

随着人事管理制度的不断改革和完善，规范而科学的人事管理制度建设，能不断推动和促进人事档案管理的规范化和科学化。反过来，人事档案信息化建设的规范科学化管理又是规范而科学化的人事管理的基础和支撑。人事档案信息化建设包括四个方面的基本内容，它们依次是：纸质、胶片、音频等人事档案数字化；数字化档案的数据化；建立人事档案数据库；建立人事档案数据化目录。人事档案信息化建设的基本过程与内容如图1所示。1.1纸质、胶片等人事档案数字化。数字化实际上就是将人事档案各种载体上的信息，例如纸质或者胶片上的信息，或者模拟数据转换成可以利用计算机等读写设备进行读写的、用0和1表示的二进制代码的过程。数字化后的人事档案数字信息可以存储在存储介质中，也可以用网络化的形式传输。数字化后也可以进一步系统化组织成具有有序结构的人事档案数字信息库，利用计算机进行辅助管理。人事档案数字化的主要内容包括档案检索工具（档案目录）的数字化和档案全文内容的数字化。有时，也可使用已有的“干部档案数字化软件”完成干部职工实体档案的数字化和部分数据化。人事档案及其信息化建设如图2所示。1.2数字化档案的数据化。经过第一步数字化后，人事档案主要转换成一些高清图像或者其他多媒体数据等可以用数码格式存储于磁带、磁盘、光盘、硬盘、固态硬盘等数字信息载体上的数字化档案文件。如果要利用计算机进行人事档案信息的处理、统计、分析等，还必须将数字化后的以图像为主的数字档案信息进一步转化为内容数据，就是人事档案的数据化，即把数字化的人事档案转变为可制表和分析的量化格式数据的过程。实现数据化后，数据化人事档案便可以用计算机对人事档案数据进行统计、分析和深入的数据挖掘等，实现知识层面的服务与共享，并使档案管理与服务深入数据层面，真正推动人事档案的信息化建设，改变管理理念和模式。人事档案内容展现人存储载体展现记录方式传统形式数字形式文字图像声音影视动画图2人事档案及其信息化建设。1.3建立人事档案数据库。第二步中实现了人事档案信息的内容数据化以后，需要对多源异构的多种源数据进行抽取和集成，确定结构化数据和非结构化数据，然后进行数据清洗，最后按照选定的数据库建立完整的人事档案数据库。1.4建立人事档案数据化目录。建立人事档案数据化目录，即按照人事档案编目条例、著录规则，参照《中国文献编目规则》，在原有人事档案检索工具（档案目录）的基础上，以方便检索、查询为原则，著录详简级次得当、完整的人事档案数据化目录。

2新时代人事档案信息化建设的问题

按照上述新时代人事档案信息化建设的内容，做好新时代人事档案信息化建设，需要解决如下问题。（1）人事档案信息化建设的过程管理与质量控制问题。尽管有2018年中央办公厅印发并实施的《干部人事档案工作条例》以及一系列的国家标准、行业规范、法律法规和规范性文件，并且有中组部进行的干部人事档案信息化试点与推广经验，但实践证明，人事档案信息化建设的过程管理与质量控制依然存在许多问题，必须加以解决。（2）人事档案全文数字化与数据化的基础设施建设问题。例如，必要的环境改造、配套设备等。实际投入是当前影响人事档案信息化建设的一个主要问题。（3）人事档案材料不规范、不完整的问题。（4）人员素质提高的问题。在信息化建设过程以及后期管理、利用、服务和维护过程中，需要人事档案管理与研究人员具有较高的计算机应用能力、应用软件使用能力、数据统计与分析、智能计算、数据挖掘等能力。（5）人事档案信息化建设的保密管理与安全性问题。（6）人事档案全文数据化的基础数据设施建设。实现人事档案信息化建设的最终目标，就必须建立基于内容的数据化目录、建立数字化或者数据化人事档案数据库。这都需要人事档案的主题词、分类号、基础知识库、本体词表等数据基础设施的编制与建设。这是目前人事档案信息化工作中的难点。

一、高校图书馆的人事管理现状

高校图书馆目前一般都采用数字图书馆的形式，数字图书馆是采用了数字处理技术，将图书馆建立成为一个虚拟的图文空间。在数据库内，将馆内的所有藏书进行登记、备注，从而简化管理者的工作内容，方便高校学生们进行阅读。但是，对于馆内的管理人员而言，却是一项全新的考验。对于高校图书馆的人事管理现状而言，普遍存在管理上缺乏适应性，在数字化图书馆的模式下，管理上容易出现疏漏。对于造成出现不适应以及管理疏漏的原因主要存在以下几个方面：

首先，对于数字图书馆而言，其真正进行实施与应用的时间并不是很久，而对于多数的高校图书馆而言，其内观人事管理人员的工作年限较长。因此，所造成的问题就是对于数字化管理，资深员工的应对能力。数字化图书馆，需要采用最多的工具就是计算机。而对于计算机而言，一些年长的图书馆管理员对于计算机的使用还不是非常熟练，从而造成了工作中的适应缓慢。

其次，数字化的图书馆管理主要是一个虚拟的图书馆界面，通过数据库以及多媒体信息进行藏书的信息记录与显示，从而将信息更好的呈现，帮助学生们更加快捷方便的查询与浏览。但是，对于人事管理而言，原有的一些部门不要过多的人员，或者一些部门已经没有存在的价值。因此，对于图书馆的内部人事安全，面临着裁员问题。那么，这对于一些资深员工而言，尤其是对于计算机操作不是非常熟练的管理人员而言，是一种很大的冲击。

第三，数字化的图书馆对于书籍的备份信息，需要及时更新。单片机技术在图书馆管理中也得到了应用。因此，需要图书馆的管理人员们学习更多的知识，从而适应新的管理模式。总之，高校图书馆的人事管理现状需要及时改善，对于存在的问题要尽快找到解决的办法予以解决，从而实现高校数字图书馆的良性运营。

二、高校图书馆人事管理的对策分析

对于目前高校图书馆存在的管理弊端，图书馆的高层管理人员，应该本着顺应科技发展的方向，提高管理人员的素质，尽快适应新的管理模式。例如，可以定期组织培训，对于数字化图书馆的相关变化以及操作等进行知识培训。最为重要的是，要培训管理者们的思想，从思想上给予影响，明确加强管理策略，提高管理素质，对于高校的图书馆而言，是非常有必要的。此外，对于高校的图书馆的人事管理方面，应该更大程度上加强管理者们的素质，避免出现利用开馆时间，在馆内大声讨论。人事的管理，需要根据各大高校的切身实际进行制度的制定，其最终目的在于能够通过人事管理与调度，实现高校图书馆的合理化运营。

【摘要】随着高校的不断发展及科学管理水平的不断提高，在高校数字化校园的建设背景下，建立适应高校数字校园的人事档案管理模式是人事档案工作的发展趋势。这一管理模式需要构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统，有严格的信息化要求、规范的应用以及严格的维护管理要求。

【关键词】高校；数字化校园；人事档案管理；模式

一、构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统

（一）严格执行信息化标准要求。数字化校园建设投入较大，影响较为广泛，信息化标准要求较高。因此，构建基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统，必须符合和遵守国家、教育部颁发的各类标准以及高等学校制定的信息化标准要求，满足国家及省级教育管理部门管理、科研统计要求，以便规范地进行业务数据的采集、存储、传输、应用。须严格参照教育行业数据标准进行规范设计，如《教育管理信息高等学校管理信息》等。采用纯B/S模式实现目前主流的技术与开发语言，基于WEB的多层体系结构进行开发，流程化界面和向导式操作应具有良好的可扩展性，依照安全要求设计合理的安全架构。（二）满足接入高校三大平台的相关要求。人事档案管理系统接入数字化校园，须集成到高校的三大平台，满足信息门户集成、公共数据平台集成、统一身份认证集成等功能。需要为门户开发对应的集成表现界面，并提供由该页面链接进入人事档案管理系统相应框架的功能。可根据高校需要，从系统数据库中抽取出需要共享的数据到公共数据中心，完成数据层的集成。须为信息门户单点登录开发相应的接口程序，支持现有的高校统一身份认证系统。

二、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的应用

（一）人事档案管理部门应用基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行信息化管理。1.全面、准确地采集人员的基本信息档案。通过基于数字化校园平台的人事档案管理系统，人事档案管理部门原有的人事档案数据信息可以导入系统之中，后续可单独及批量追加信息，如教职工的专业技术职务、行政职务等的晋升、变更；并根据需要定义各种信息项目，便于增加、修改信息。高校教职员工也可登录系统，上传人事档案相关材料，如各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖证书图片等数字档案，经人事部门审核后存入管理系统。这种多途径、多渠道的收集方式，促进了人事档案信息更全面、准确的收集。2.根据人员类别进行档案的自动分类管理。高校因人事管理需要，对教职工进行分类管理，基于高校数字化校园的人事档案管理系统可根据教职工的分类，可自定义不同的档案类别，并能根据实际变化情况变更类别。如：在职正式、离退休、延长退休、干部、工人、技术合同、临时合同等的分类，并可在各类别间进行变动，如在职变更为退休，在职变更为调动等，从而实现一键式分类，使人员的档案管理更清晰明了、定位准确、有序规范。3.合同档案管理。在基于数字化校园平台的人事档案管理系统中，可导入所需的合同内容、格式，并可完成劳动合同的签订、变更、续签、终止和解除等工作；系统可上传保存合同数字图片；筛选符合相应条件的人员，批量打印合同、续签合同、解除合同通知书等等。可在系统中灵活设置合同管理中的提醒条件，如合同到期、试用到期等。并能通过系统进行合同基数统计核算，使合同管理高效、完善、及时、准确。4.年度考核档案管理。年度考核流程通过基于数字化校园的人事管理系统与人事档案管理系统对接，完成年度考核表的收集归档工作及年度考核数据汇总工作。5.进修培训档案管理。教职工培训信息档案可批量导入系统，也可单个录入，可自定义参加培训人员姓名、编号、培训内容、培训单位、培训起止时间等，教职工可登录系统上传培训结业鉴定表等相关数字图片档案，人事管理部门审核保存归档。还可运用系统按年度、项目汇总进修培训档案信息，进行统计分析。6.自动生成各类人事档案相关表格。录入到系统中的人事档案数据形成档案目录，职务职称变动、工资变动均形成变动情况登记表。人事档案转入、转出，可制作生成名册表、转递通知单等。7.统计分析。可对系统中教职工的相关档案信息进行统计，如学历、学位、职称、年龄、工龄等各种信息结构、变动情况的统计数据、图表，生成相关报表等。（二）其他教职员工对基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统进行相关应用。根据不同人员类别，在系统中设置不同的应用权限，设定不同的操作及查阅范围。1.校领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅了解教职工的基本情况、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况，及时、准确地掌握相关信息，为学校工作决策提供参考。2.部门领导。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本部门教职员工基本信息、学历、学位、职称、个人简历、考核等档案情况；审核本部门教职工更新的信息和上传的各类学历、学位、进修、培训、职称、获奖等数字图片档案材料。为部门的管理、决策把关。3.教职工。在系统中可通过文字、数字图片等浏览方式，查阅本人的基本信息、学历、学位、职称、个人简历、年度考核结果等档案情况；上传更新图文数字档案材料，如学历、学位、职称、进修培训等。

三、基于高校数字化校园的人事档案管理系统的维护管理