文档系统管理全文(5篇)

本文作者：陈宗陵 单位：中石化南京工程公司

根据档案管理流程，可以按照管理过程将档案管理系统划分为文件整理过程，归档验收过程，档案管理过程，档案利用过程，系统管理工程等几个部分。

（一）文件整理过程。项目文档管理人员在获得的分配的项目后，即可进行项目文件的收集整理理工作，在本人负责的文件完成后即可交付档案部门归档验收。项目文件整理过程包括a、项目立项（包括项目申请、项目登记、项目计划、项目组成员等）；b、项目文件的编辑、输入、整理、归档；c、对项目文件的生成、收集、积累、归档过程，系统监控。d、非项目文件的存档准备。

（二）归档文件验收过程。档案人员和文档人员归档文件验收过程是靠“归档申请单”和“验收通知单”进行联系的。文档人员在进行文件归档时应向系统发出“归档申请单”，档案管理员接到“归档申请单”后，便可根据其中所列目录调阅对应的文件进行检查验收，验收完成后，将符合归档要求的文件登记入库，同时向文档人员发出“验收通过通知”，否则，向系统发出“返回修改通知”。

（三）档案管理过程。档案管理过程包括以下几项工作：a、对库存档案进行整理编排组卷；b、档案目录及检索工具的维护管理；c、定制报表，生成报表数据；d、档案日常管理数据统计（包括库房温湿度记录，库房状况记录等）；e、档案鉴定，档案移交；f、档案信息的。

（四）档案利用过程。系统应向用户提供电子档案的查询、阅览、在线档案的分级下载、实物档案的借阅、催还、归还管理，利用档案的分类统计，档案的修改与复制，对外发图管理。

（五）系统管理过程。系统管理过程主要包括以下工作：a、用户管理；b、数据的导入导出管理；c、制作档案数据光盘；d、定义档案数据类型及数据结构；e、审批过程的管理。

1系统总体方案设计

本系统方案设计采用B／S模式的三层体系结构，在SQLServer2000平台上设计开发，综合运用基于Web的中间件技术、应用集成技术、数据库及数据仓库技术、JSP技术、XML技术等实现系统功能。

2系统功能设计

本设计方案系统功能按用户权限，在Web浏览器可分成3种功能：一是普通用户（可以不登陆）可以实现气象技术装备许可证查询功能，查询生产厂家信息，气象装备目录信息，气象装备用户信息，气象装备许可证颁发记录档案；二是注册用户可实现基本气象技术装备许信息查询功能外，还可以进行可证申请和办理进度查询；三是系统管理用户进行数据录入、修改和变更，确保系统信息准确可靠，实现对各种气象技术装备许可证信息录入、修改、变更知识库的管理。系统功能按知识库和系统管理设计，可分为知识库管理管理、知识库查询和许可系统管理3个功能模块。系统模块设计包括：创建信息录入模块、信息统计模块、评估分析模块、到期自动提示模块和信息存储管理模块；设计许可证管理信息表；设计特定名称自动索引功能，特定名称索引不少于10种以上；设计许可证信息的快速查询和统计分析功能模块；设计装备许可证相关材料的打印功能模块。依据上述系统的功能设计方案，系统功能模块主要分为以下3个专题。

（1）创建气象技术装备使用许可证评估的知识库。主要从气象装备性能、业务运行率、观测数据质量、厂家的生产能力、市场占有率、售后服务、维修能力、技术升级情况等多方面对以往许可证评估管理的技术文档统一收集，集中管理，长期保存，归档整理，形成一套适用于现阶段使用许可证评估业务的信息管理系统。通过对现有使用许可证评估管理的业务需求进行分类深入研究，实现各类技术文档的无纸化归类管理，电子信息化管理。

（2）创建气象技术装备使用许可证信息检索系统。支持强大、灵活的信息检索功能，可以自定义信息检索、组合条件信息检索、快速定位查询检索及模糊查询检索，以图表产品的形式显示查询统计、分析评估的结果。

（3）创建自动判定许可证有效期的关键算法，设置首页自动提醒功能。形成各类气象装备使用许可证评估的知识库，集中展现和反映各设备厂家的整体研究实力和水平，供技术人员共享，提高自身水平；创建自动录入、查询、统计和分析评估信息管理系统，提高监督透明度；实现许可证有效期自动判定算法和提醒，提高装备管理的时效性和针对性。

摘要：文章针对电力企业文档编制存在效率较低、准确性不足等问题，深入分析了文档自动编制系统设计与应用的必要性和重要性，结合电力系统的特点和公司经营需求，应用人工智能技术，设计实现电力文档的自动编制系统，以及试点应用及场景验证方案，不仅能减少重复性工作，提升公司的经营管理效率，也能面向社会推广，具有一定的经济和社会意义。

关键词：电力企业；人工智能；文档编制；系统设计

1背景

国家电网公司（以下简称“公司”）作为全球最大的公用事业企业，随着体量的不断增大，公司每年要处理海量的文档（如发文、收文、通知、会议管理等），但目前电力文档，例如OA系统中的公告、通知和请示，调度和运检业务中的工单票据，巡检业务中的巡检报告等，仍主要依赖个人经验撰写，大量重复性和主观性工作导致文档编制存在效率较低、准确性不足等问题[1]。针对电力文档编制的上述问题，本文研究并分析公文、工单票据和巡检报告等电力文档编制的典型业务场景，提出智能文档自动编制系统技术路线和技术架构，研发智能文档自动编制系统，并选择典型业务场景进行智能文档自动编制系统的示范应用，实现公告、请示、工单票据及巡检报告等类型的电力文档自动组稿和撰稿，不仅能减少重复性工作，提升公司的经营管理效率，也能面向社会各行业进行推广[2]。

2需求分析

研究并分析公文、工单票据和巡检报告等电力文档编制的典型业务场景，提出智能文档自动编制系统技术路线和技术架构，研发智能文档自动编制系统。选择典型业务场景进行智能文档自动编制系统的示范应用，实现公告、请示、工单票据及巡检报告等类型的电力文档自动组稿和撰稿。

2.1电力文档自动编制系统技术路线和应用模式

摘要：传统毕业设计管理系统停留在题目双向选择上，并未很好地解决毕业设计全流程信息化管理，如任务书发放、开题报告生成、中期检查表在线提交、论文提交、成绩评定、数据导出等。通过多所高校实地调研分析，文章针对业务流程进行整合优化，开发了一套毕业设计管理系统。经过1年的试运行，本系统提高了毕业设计管理工作效率和数据汇总统计准确率。

关键词：毕业设计管理；题目管理；流程管理

引言

毕业设计是本科阶段最为重要的综合实践环节，是对大学期间所学知识的一个综合性考核。毕业设计一般在大四第二个学期进行，涉及周期长、文件多、范围广，且绝大部分学生是边实习边完成毕业设计任务[1]。传统毕业设计管理系统仅停留在题目选择上，缺少过程管理。为此设计一个高校毕业设计管理系统能包含毕业设计管理的全部流程就尤为重要。

1本系统优势

实现一键登录功能。接入高校现有用户认证系统，只要是学校许可用户均可使用本系统，无须重复注册，增加用户体验度。优化毕业设计选题功能。将以题目为中心的双向选择，改为以导师和学生为中心的双向选择。允许导师选学生，并分配题目给学生，更贴近现实。优化题目管理功能。实现了防止题目同质化处理功能。文档资料管理。增加毕业设计涉及所有文档资料的在线汇总功能。

2功能需求分析

摘要：汽车制造业是我国重要产业，内燃机在其中占据重要地位，为提高内燃机制造水平，实现规范化生产，应当高度重视制造工艺管理。基于此，本文先分析了内燃机制造工艺管理系统的重要性，然后详细分析了设计和实现。通过制造工艺管理系统辅助管理，更有利于收集生产数据用于工艺研发，提高工艺的规范性和标准化，为制造工艺创新发展奠定基础。

关键词：内燃机；制造工艺；管理系统

0引言

内燃机是汽车生产制造的重要零部件，其制造水平关系到汽车产业的发展和未来。随着信息技术和汽车产业的融合，针对内燃机制造的管理系统逐渐受到关注和重视，通过研发管理系统利用信息技术进行内燃机生产管理，能够提高管理效率，合理利用制造相关数据，提高内燃机生产效率。

1内燃机制造工艺管理系统开发的重要性

我国汽车保有量逐年提高，汽车工业成为我国重要产业，对经济发展提供巨大帮助。经过多年积累，我国已经从制造大国发展为制造强国，在零部件生产上已经达到了国际领先的水准，在国际竞争中占据优势地位。内燃机是汽车部件重要构成，内燃机制造工艺是汽车开发的关键，在汽车工业中有着较高的地位。针对内燃机制造工艺设计管理平台，能够利用网络技术整合制造、采购和加工等信息，提高资源利用率，降低生产成本，将成本应用于技术研发上。研发制造工艺管理系统能够实现对内燃机制造的集成化管理，更有利于企业掌握和调控生产，有利于在市场竞争中占据突出优势，适应市场的变化，能够给平衡产品开发和制造，在市场中建立优势局面。

2内燃机制造工艺管理系统的需求分析