文档系统管理全文(5篇)

本文作者：陈宗陵 单位：中石化南京工程公司

根据档案管理流程，可以按照管理过程将档案管理系统划分为文件整理过程，归档验收过程，档案管理过程，档案利用过程，系统管理工程等几个部分。

（一）文件整理过程。项目文档管理人员在获得的分配的项目后，即可进行项目文件的收集整理理工作，在本人负责的文件完成后即可交付档案部门归档验收。项目文件整理过程包括a、项目立项（包括项目申请、项目登记、项目计划、项目组成员等）；b、项目文件的编辑、输入、整理、归档；c、对项目文件的生成、收集、积累、归档过程，系统监控。d、非项目文件的存档准备。

（二）归档文件验收过程。档案人员和文档人员归档文件验收过程是靠“归档申请单”和“验收通知单”进行联系的。文档人员在进行文件归档时应向系统发出“归档申请单”，档案管理员接到“归档申请单”后，便可根据其中所列目录调阅对应的文件进行检查验收，验收完成后，将符合归档要求的文件登记入库，同时向文档人员发出“验收通过通知”，否则，向系统发出“返回修改通知”。

（三）档案管理过程。档案管理过程包括以下几项工作：a、对库存档案进行整理编排组卷；b、档案目录及检索工具的维护管理；c、定制报表，生成报表数据；d、档案日常管理数据统计（包括库房温湿度记录，库房状况记录等）；e、档案鉴定，档案移交；f、档案信息的。

（四）档案利用过程。系统应向用户提供电子档案的查询、阅览、在线档案的分级下载、实物档案的借阅、催还、归还管理，利用档案的分类统计，档案的修改与复制，对外发图管理。

（五）系统管理过程。系统管理过程主要包括以下工作：a、用户管理；b、数据的导入导出管理；c、制作档案数据光盘；d、定义档案数据类型及数据结构；e、审批过程的管理。

1系统总体方案设计

本系统方案设计采用B／S模式的三层体系结构，在SQLServer2000平台上设计开发，综合运用基于Web的中间件技术、应用集成技术、数据库及数据仓库技术、JSP技术、XML技术等实现系统功能。

2系统功能设计

本设计方案系统功能按用户权限，在Web浏览器可分成3种功能：一是普通用户（可以不登陆）可以实现气象技术装备许可证查询功能，查询生产厂家信息，气象装备目录信息，气象装备用户信息，气象装备许可证颁发记录档案；二是注册用户可实现基本气象技术装备许信息查询功能外，还可以进行可证申请和办理进度查询；三是系统管理用户进行数据录入、修改和变更，确保系统信息准确可靠，实现对各种气象技术装备许可证信息录入、修改、变更知识库的管理。系统功能按知识库和系统管理设计，可分为知识库管理管理、知识库查询和许可系统管理3个功能模块。系统模块设计包括：创建信息录入模块、信息统计模块、评估分析模块、到期自动提示模块和信息存储管理模块；设计许可证管理信息表；设计特定名称自动索引功能，特定名称索引不少于10种以上；设计许可证信息的快速查询和统计分析功能模块；设计装备许可证相关材料的打印功能模块。依据上述系统的功能设计方案，系统功能模块主要分为以下3个专题。

（1）创建气象技术装备使用许可证评估的知识库。主要从气象装备性能、业务运行率、观测数据质量、厂家的生产能力、市场占有率、售后服务、维修能力、技术升级情况等多方面对以往许可证评估管理的技术文档统一收集，集中管理，长期保存，归档整理，形成一套适用于现阶段使用许可证评估业务的信息管理系统。通过对现有使用许可证评估管理的业务需求进行分类深入研究，实现各类技术文档的无纸化归类管理，电子信息化管理。

（2）创建气象技术装备使用许可证信息检索系统。支持强大、灵活的信息检索功能，可以自定义信息检索、组合条件信息检索、快速定位查询检索及模糊查询检索，以图表产品的形式显示查询统计、分析评估的结果。

（3）创建自动判定许可证有效期的关键算法，设置首页自动提醒功能。形成各类气象装备使用许可证评估的知识库，集中展现和反映各设备厂家的整体研究实力和水平，供技术人员共享，提高自身水平；创建自动录入、查询、统计和分析评估信息管理系统，提高监督透明度；实现许可证有效期自动判定算法和提醒，提高装备管理的时效性和针对性。

摘要：文章针对电力企业文档编制存在效率较低、准确性不足等问题，深入分析了文档自动编制系统设计与应用的必要性和重要性，结合电力系统的特点和公司经营需求，应用人工智能技术，设计实现电力文档的自动编制系统，以及试点应用及场景验证方案，不仅能减少重复性工作，提升公司的经营管理效率，也能面向社会推广，具有一定的经济和社会意义。

关键词：电力企业；人工智能；文档编制；系统设计

1背景

国家电网公司（以下简称“公司”）作为全球最大的公用事业企业，随着体量的不断增大，公司每年要处理海量的文档（如发文、收文、通知、会议管理等），但目前电力文档，例如OA系统中的公告、通知和请示，调度和运检业务中的工单票据，巡检业务中的巡检报告等，仍主要依赖个人经验撰写，大量重复性和主观性工作导致文档编制存在效率较低、准确性不足等问题[1]。针对电力文档编制的上述问题，本文研究并分析公文、工单票据和巡检报告等电力文档编制的典型业务场景，提出智能文档自动编制系统技术路线和技术架构，研发智能文档自动编制系统，并选择典型业务场景进行智能文档自动编制系统的示范应用，实现公告、请示、工单票据及巡检报告等类型的电力文档自动组稿和撰稿，不仅能减少重复性工作，提升公司的经营管理效率，也能面向社会各行业进行推广[2]。

2需求分析

研究并分析公文、工单票据和巡检报告等电力文档编制的典型业务场景，提出智能文档自动编制系统技术路线和技术架构，研发智能文档自动编制系统。选择典型业务场景进行智能文档自动编制系统的示范应用，实现公告、请示、工单票据及巡检报告等类型的电力文档自动组稿和撰稿。

2.1电力文档自动编制系统技术路线和应用模式

摘要：进入新世纪之后，我国经济快速发展，以石油能源为基础的一些行业发展十分迅速，在这种情况下，石油企业也迎来了新的发展机遇，同时，对石油等能源的大量需求也导致石油企业之间的竞争十分激烈。为了切实提升企业在市场上的竞争力，除了从石油供应的质量和价格方面入手之外，还需要对企业现行的管理系统进行改革和创新，优化企业的配置，使得企业在发展过程中能够在市场上稳定客户群体，有效提升自身的市场竞争力和影响力。论文基于此，从限制当前石油企业发展的管理问题入手，分析了石油企业进行系统管理的原则，并深入探究了石油企业进行系统管理革新所覆盖的方面，以期为相关的行业从业人员提供指导和帮助。

关键词：石油企业；系统管理；革新

一、我国石油企业系统管理概述

进入新世纪之后，我国诸多石油企业开始注重信息化建设工作，并为此制定了一系列的规划和制度。举例来说，中国石油在2000年制定了《中国石油信息技术总体规划》，其中明确指出企业未来需要向信息化方向转型。经过多年的发展，当前石油企业在生产管道系统以及信息账户两个方面基本实现了信息化建设。

（一）管道生产系统的信息化对于石油企业来说，涉及到的天然气生产以及管道业务不仅需要进行管道的建设规划、生产调度，还需要对输气管道的运行管理、维护抢修等工作进行负责。因此，在进行管道生产系统的信息化建设时，需要从管道生产的整个系统中进行贯彻，包括检测系统、规划系统、监测系统以及控制系统等。现阶段，我国绝大多数石油企业管道生产系统的数据采集、模拟仿真以及天然气的营销管理均开始将信息化管理模式应用其中，但是仍然没有实现全面的信息化。在未来进行信息化建设时，需要进一步加强管道生产系统的信息化建设[1]。

（二）企业信息账户的信息化计算机技术的大量应用以及互联网的普及使得石油企业员工的办公实现了自动化，借助互联网以及局域网能够进行信息和文档的。石油企业通过应用信息账户来进行信息的通知以及动态信息的更新等诸多工作。借助信息账户的信息化，企业的工作也实现了公开化和透明化，这对于良好企业文化的建设具有非常重要的意义[2]。综合来看，当前我国石油企业信息化建设仍然处于初级阶段，因此如何对石油企业系统管理进行改革，进一步提升石油企业信息化水平，提升石油企业的工作效率，对于我国石油企业进一步发展具有非常重要的意义。

二、石油企业进行系统管理革新的必要性

一、档案管理信息系统通用需求

结合实际调研结果及我国的相关规定、标准，对档案管理信息系统的概念进行描述，满足和帮助档案机构建立需求分析框架，其中总体业务需求描述了档案部门及相关人员对档案管理信息系统的总体或者说是高层次的目标及要求。在信息时代，随着现代管理技术的发展，档案部门建设档案管理信息系统的原因是因为档案部门的手工管理及利用方式已不适应现实状况，另外由于档案部门已经有档案管理信息系统多种原因不能满足现在的需求，必须加强档案管理信息系统建设。系统的目标一定要与本单位实际相结合，在办公自动化的前提下实现归档自动化，并带有一定前瞻性且性价比高的系统，以网络为基础的文档一体化，是档案价值体现之所在，形成电子档案的电子文件归档系统，实现更加便捷、完善的档案现代化利用，防止信息“孤岛”的出现。结合实际工作中遇到的实际功能需求，捕获与归档功能，电子文件管理系统应具备如下捕获功能：可以捕获来自于多种外部系统的文件，不同单位可以根据本单位实际选择外部系统的类型；必须能够捕获各种类型电子文件，捕获各种类型的子文件的能力是作为电子文件管理系统所必须具备，如：博客、压缩文件、多媒体文档。保持各组件间的有机联系，具有自动捕获电子文档及尽可能多的相关元数据的功能，确保各个组件结构上的完整，而且数据的完整性和准确性也得到提高；系统设计前要确定各种数据类型的获取方法，根据系统的配置规则和初始文号，可以批量捕获外部系统的文件，批量导入过程中，文件和元数据需要一并导入，并能及时修正导入过程中的错误，可以将原有文件转换格式后捕获，并保留格式间的联系，系统应该告知用户进行处理，档案管理信息系统必须具有预归档的功能。分类功能是档案管理信息系统的基础与核心，系统应确保设置分类方案不打乱电子文件形成时的有机联系，应该基于对机构职能和业务活动的分析；系统应允许授权用户的分类方案进行相关变动，系统应该允许授权用户对原分类方案进行相应操作；在分类方案的不同类目、案卷下允许存在相同的名称或编码，系统应该允许存在相同的名称或者编码。鉴定和处置功能，对档案的鉴定工作非常重要，系统可以设置电子档案的保管期限表，具有进行保管期限定义、修改、维护的能力。系统可以自动检索出过期档案，并加入待销毁列表，经过鉴定后发现其并无保存价值需要销毁；系统具有复审功能，档案管理员根据销毁审批单；系统必须具有转存与迁移的功能，需要我们及时更换软、硬件载体；销毁时要保证该电子文件的彻底销毁，必须确保已销毁的文件已经从系统中彻底清除，档案管理系统必须为转移或销毁的文件保留元数据存根。档案管理信息系统的控制功能，系统必须具备阻止非法操作行为的功能，使授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。系统必须具备审计跟踪功能，以保证文件的真实性和完整性；系统可通过审计跟踪功能记录用户的活动，如检查用户的行为是否存在滥用权限；系统管理员可自行确定用于审计跟踪的行为，应允许管理员选择并决定审计跟踪；系统应对系统内进行监视并形成审计跟踪报告，系统应具备访问控制功能，系统应具备安全类别的划分功能，系统应该支持一个访问控制机制配置选项，系统应允许系统管理员定义用户角色，维护权限管理；系统应能对重要文件进行特别的保护。查找与检索功能，其系统检索模块应遵守相关规则，系统应支持多途径的检索方式，系统可以选择支持网络化检索方式，系统应支持直观、灵活的检索结果及输出方式，允许同时进行查看、传输和打印等。系统报表设计和制作功能，系统应具备统计功能，如根据其实际业务需求自定义统计报表的格式；系统必须具备根据统计内容生成内容、形式丰富的统计报表功能。另外管理功能是系统应具备数据处理功能，系统应具备存储保管功能，系统应具备备份和恢复功能。

二、通用性能需求

它是档案管理信息系统在设计时必须考虑的，包括信息系统的准确性，即系统数据在传递过程中吻合程度；系统的及时性是指系统对用户的请求可以在很短的时间内就得到响应；档案管理信息系统应该具备稳定且灵活的体系结构，其功能设计也应当遵守相关规范的要求；系统的友好性，体现为以用户为中心，系统的先进性保持其最合理、最经济的先进性水平。

作者：王洪雁 单位：白山市职业技能中心