文档知识管理全文(5篇)

摘要：知识经济时代，知识竞争已逐渐成为企业之间的主要竞争，知识管理的理念与实践已逐渐应用到各行各业。文件、档案是企业重要的知识资源。企业文档一体化是企业档案管理发展的必然趋势，企业文档一体化，即从系统、整体的角度，将企业文件与档案统筹管理，整合企业文件与档案资源，促进企业信息资源建设与开发，促进企业知识管理的实现。在知识管理环境下，企业可以通过一体化的文档管理制度、共享、合作的文化理念、人才建设等有效措施实现文档一体化。

关键词：知识管理；文件管理；档案管理；企业文档一体化

1企业文档一体化的内涵

企业文件是企业在经营管理活动过程中直接产生和使用的一切信息记录。企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。在企业经营管理活动中，企业档案可以分为党群管理类、行政管理类、经营管理类、科研开发类、特殊载体类等。文档一体化是把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，组织成为一个科学的大系统，从整体相互联系的角度对若干子系统进行处理、统筹安排，从而达到减少或消除重复劳动，提高工作效率和工作质量的目的。企业文档一体化就是将企业文件管理与档案管理有机联系起来，从系统、集成的角度对企业文件、档案进行管理，从而发挥文件、档案的重要作用以及两者整体的最大价值，最终实现从企业现行文件到企业档案的整体优化和高效管理。企业文档一体化的具体内容包括：文件、档案生成控制的一体化，流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化是指在文件最初生成阶段，应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求；流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理；信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。

2知识管理环境下企业文档一体化的紧迫性

在知识管理环境下，企业员工同样意识到知识的重要价值，员工急需在企业中营造知识共享的良好环境。文件、档案是企业重要的知识资产，员工的日常工作离不开文件、档案的支持，员工越来越重视文件、档案的服务利用工作。因此，在知识管理环境下，员工要求档案部门提供高效的档案信息服务，要求文件管理、档案管理的整合，要求文档一体化管理，促进知识的挖掘、共享和创新。在知识经济时代，企业之间的竞争逐渐由实体竞争上升为知识竞争，知识在企业发展中的价值越来越重要，知识管理的理念与实践广泛应用到各行业各领域。在大量信息存在的“信息爆炸”时代，人类面对着各种各样的信息，信息用户需要准确、高效地查找到自己所需要的真实、准确、完整、可靠的信息。而文件、档案记载着企业经营管理活动中的重要信息，企业档案具有真实性、完整性、可靠性，企业文档价值日益突显，为信息用户提供了真实的信息保障。因此，企业文档一体化管理，开发文档信息资源是知识管理环境的客观要求。知识管理环境要求企业重视知识，充分挖掘知识价值。企业在进行知识管理的过程中，通过知识收集、整理、应用、共享、创新等环节，将企业隐性知识显性化，并科学高效地管理显性知识，使企业员工随时随地地可以找到自己需要的知识，通过企业整体的智慧不断提高企业创新能力和竞争力，促进企业的发展。因此，企业需要进行文档一体化管理，通过文档一体化管理促进企业知识管理，

3知识管理环境下企业文档一体化实现的有利因素

一、知识管理背景

（一）知识管理定义

知识既可以指隐藏在人的大脑中的经验，也包括企业内外部研究报告、标准规范、制度文档等，是企业组织的重要资产[2]。在银行业，知识资产是指银行在长期经营过程中不断积累起来的经验和信息，包括各类业务专家经验，各类业务、交易、客户信息等结构化信息，以及各种电子文档、邮件、音视频等非结构化信息。知识资产既是银行创造价值不可缺少的特有资源，也是银行获取竞争优势的核心竞争力之一。知识管理是对知识及其产生、处理和应用进行管理的活动，主要目的是通过建立用于收集、处理和共享知识的软件系统，推动企业知识的积累与分享，提高知识资产利用水平。与传统意义上对电子文档进行存储管理不同的是，知识管理需要与业务相结合,强调知识的学习应用与创新，包括整体化的知识学习与碎片化的知识精准运用。在银行开展知识管理，通常包含三方面的内容：对显性知识资产的组织管理，比如对各类专题研究报告、制度、手册开展统一存储、搜索查询等；对隐性知识资产的提炼管理，体现为对各种评审专家、理财专家、投资专家的个人经验的总结凝练，利于上述知识的快速利用和大范围分享；对显性知识资产和隐性知识资产之间相互作用的管理，即对知识变换的管理，体现为知识的应用或创新的过程。

（二）国内外银行同业知识管理实践

银行业作为知识密集型行业，高度体现出以知识为基础的基本特征。越来越多的国内外银行同业意识到知识的积累与利用对提升核心竞争力的关键作用。

1.世界银行知识管理案例介绍。

世界银行作为知名的开发性金融机构，提出了“知识银行”的设想：首先满足员工便捷获取知识的需求，再将知识传播到外部客户和合作伙伴，最终将这些外部知识纳入到其自身系统中，构成一个可持续发展的知识交流中心。为收集和共享知识，世界银行定义了80个专家领域，并建立了全球化的非正式的“实践社区”，每个社区通过一个帮助台进行控制，创建专家名录，并且在全职知识经理以及业务人员的帮助下设立电子公告板，收集相关项目最佳实践以及经验教训。为营造知识分享的内部文化，世界银行在人才评价体系中通过设立知识分享奖等机制，提升全体员工提高知识分享主动性。因在知识管理领域的卓越实践，世界银行成为全球最受赞赏的知识型企业（MAKE）之一。

对信息资源的争夺是信息社会的一个显著特点。事实上，自古至今，拥有资源便占领制高点，这一点从未发生变化。近代前期，劳动力、劳动工具曾是最重要的资源；近代以后，信息、知识已逐渐成为支配性资源。大数据、云计算的兴起，更加彰显了从海量信息中提取有价值知识的重要性。在这样的总体背景下，任何学科和行业都应该对此有适度的关注，否则就会有脱离社会运转轨迹的危险。对于档案管理工作而言，要想摆脱现实困境，重新发现自身价值，也须得在信息资源挖掘和知识服务问题上做适当的探索。一般而言，知识分为显性知识和隐性知识两类。显性知识是记录于一定物质载体上的知识，隐性知识是存在于人们头脑中的经验、经历、技巧、诀窍、灵感等难于表达的知识。因此，知识服务可以有显性知识服务与隐性知识服务之分。知识服务是档案管理应对知识时代浪潮的内在要求，也是实现向知识管理转型的重要过渡。档案是显性知识的典型代表，业界具有诸多显性知识处理的经验积累与现实实践，而缺乏隐性知识处理的任何技术或经验优势。鉴此，笔者认为，就目前阶段而言，档案界可着力于提供显性知识服务，努力在这方面做精做细，至于隐性知识的挖掘则不是当前的主要任务。

1可行性：档案管理具有先天的显性知识资源服务属性

档案是显性知识的典型代表档案是社会组织或个人在其社会活动过程中形成的有保存价值的历史记录，是固化的历史经验和历史记忆。因此，几乎没有人会否认，存储着知识资源的档案无疑是最重要的显性知识。笔者认为，“档案”意味着它是最具有长远历史价值的显性知识。关系如下图1。事实上，人们寻找历史经验最重要的途径就是从档案中获取知识。自人类发明文字以来，固化的记录就代替了口耳相传，成为人类文明延续的主要方式。虽然知识管理学者普遍认为，隐性知识是知识管理的核心，但是值得指出的是，隐性知识最终还是要依靠显性化技术成为文档，才能得到最大限度的传播和延续。单纯的隐性知识传播和延续非常有限，因此我们常常采取纸质的或数字的方式将那些濒危的非物质文化遗产以记录的形式保存下来。因此，从这个意义上说，文档在知识管理体系中占有举足轻重的地位，具有不可替代性。我们也不难发现，许多单位，如中国联想集团、海尔集团等，都会通过公司规章要求员工外出考察、培训、参会、研讨活动之后以及离退职之前，把相应的文档材料上交或做出总结报告。更为严格的某些公司（如IBM公司），会为每个人专门发放文档资料整理袋，用于放置所有相关工作资料，并由专人定期回收。这些方式都体现了通过文档控制企业知识财富的理念，以及文档资源的极端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中也说道：“文档是知识容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。”[1]除了在实践领域常常以文档记录方式传播延续人类知识财富以外，在知识管理界、档案界和企业界，档案管理与知识管理的密切关系常常引起诸位学者的研究和关注。如彭明彧认为，“文档管理系统是知识管理系统的重要基础”，“档案管理与知识管理终极目标具有平行性”，“知识管理与档案管理的运行方式具有并行性”，“知识管理和档案管理原则具有部分兼容性[2]。张斌认为，“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容[3]。徐拥军认为，档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通，二者可以相辅相成[4]。

2必然性：档案管理的终极追求与知识服务理念相契合

作为一种历史较为悠久的管理活动，档案管理的追求经历了一个与时俱进的变迁过程。通过开展档案编纂或研究，封建时期，以服务王权为取向，近代时期，以服务社会为目标。但无论如何，基于档案内容而“提供服务”这一本质似乎从未改变。在20世纪90年代，顺应新的时代需求，档案学提出了“后保管范式”，主张档案管理由载体保管向信息管理转变，“档案工作者由实体保管者向信息和知识的提供者转变”[5]。档案后保管范式本质上是“一种以来源为中心,以知识为中心的管理”[6]，其目的和核心就是实现“知识服务”。这种追求体现了档案管理更加关注其信息资源价值，重视并强调应用档案显性知识提供知识服务的理念。这不也正是知识管理的核心价值观吗？值得注意的是，在实践层面，档案管理的知识服务理念也正在悄然兴起。如数字档案馆（室）的建设、电子文件中心建设。数字档案馆（室）的本质就是利用信息技术搭建起来的一站式档案知识服务平台，其以扩大开放、便于利用、最大限度挖掘档案价值、以多元手段服务用户为重要特征，经常采用的专题纪录片、专题展览、专题推送、在线参观、在线利用等服务形式，实质体现了知识服务的价值追求。又如，田湾核电档案的知识服务思路。田湾核电站是中国著名的三大核电基地之一，其将核电档案与设备、人员一起并列为公司工程建设和安全运营的三大支柱。田湾核电档案注重围绕档案承载核心资源、展现技术特色、控制工程质量、实现精细化管理进行全方位管理、开发、利用，注重应用信息技术和网络技术提高文档知识资源开发和深度利用，如建立了合理化建议库、技术专利库、科技论文库、项目案例库、经验总结库等各类型的直接服务于企业的知识库。通过实施ECM，成功建设了企业级内容中心和知识服务中心，致力于为公司管理创新、经营效益和可持续发展提供全方位的知识服务。可以说，田湾核电档案管理理念是一种实实在在的、紧密结合实际的、为企业带来巨大收益的知识服务典型。美国马里兰大学教授布鲁斯•W•德尔斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可谓一针见血：“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似———都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[7]

3优越性：档案管理具有成熟的显性知识服务处理技术与流程

根据知识管理理论研究及其相关的主要实践活动，有学者将知识管理分为行为学派、技术学派，经济学派和战略学派四个主要流派，并进一步指出，行为学派主要侧重对隐含知识的学习、创造和灵活应用。技术学派主要侧重对显性知识的积累、传递和方便提供。经济学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、学习并最终完成价值发现。战略学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、转化并最终完成包括价值发现在内的各种战略目标。[8]显然，档案管理与上述技术学派非常相似。从具体处理技术来看，档案管理作为一种信息资源管理活动，在其悠久的历史发展中积累了丰富的经验，对知识管理中的显性知识处理技术有重要的参考和借鉴意义，如重视基于历史主义的来源原则、全宗思想、成熟的档案实体分类和档案内容分类技术、编码技术、检索技术等等。另外，档案管理注重“保存”的意识，也有利于知识的沉淀、积累以及后期的二次开发和利用。从具体处理流程来看，对比发现，知识管理（显性知识）的一般流程与档案管理的一般流程有较大的吻合度,阶段相似度非常明显。二者极其相似的环路闭合处理流程，并非巧合，而是基于共同的信息资源管理本质，基于共同的对知识（信息）的整合、创新和利用的管理目标。如上所述，知识管理的实施，必然涉及知识的产生/收集、加工、整理、存储、评价和利用等环节，这些具体的处理环节在档案管理领域已经发展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地处理信息，如何更准确地检索与利用信息，以及如何更长久地积累信息，档案管理的经验不可谓不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础，而且长期涉及组织知识，他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的，哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物质文化遗产保护工作、城市记忆工程、口述历史等，这些工作中最重要的一部分就是需要对历史中珍贵的隐性知识进行显性化，以实现永久流传。在此，档案表现出来的优势已经相当明显。而且，档案管理在知识（信息）流程化处理过程中表现出来的先天优势，可以让档案工作者在面对知识的任何时候想到的都是整个生命周期内的知识处理与创新，而不是局部的单个的知识单元。在大数据时代，面对海量的信息，这种整体相关思想对知识创新和利用更是至关重要的。

1图书馆知识管理及其内容

1.1图书馆知识管理的含义

知识管理最初是在西方发达国家企业管理中应用，是为了能够使显性知识得到充分的发挥和挖掘隐性知识。知识管理有广义和狭义的概念，狭义的是信息管理的高级阶段，是运用先进的技术和工具来进行管理。广义的则包括以知识库和知识流为对象的图书馆业务管理、人力资源管理、知识资源管理、个性化知识服务、学习型图书馆环境等。

1.2图书馆服务知识管理的内容

（1）知识资产管理是指其所拥有的显性知识和隐性知识的总和。其最重要的一个方面是采用有效的措施将隐性知识转化为可管理的显性知识，并使之为图书馆工作服务。

（2）人力资源管理是知识管理的核心，通过知识管理，创造一种奋进的学习氛围，建立有效的激励机制，充分发挥图书馆每一个部门和员工的能动性与创造性。

（3）知识组织管理是把知识客体中的知识因子和知识关联表示出来，以便人们识别和理解知识。其主要任务是在信息获取和信息预处理的基础上，通过知识挖掘，对信息进行精简、提取，发现隐含在信息中的有用信息知识单元并对其进行组织。

摘要：在现代化办公趋势下，中小知识型企业面临知识管理散乱、现有管理系统不适用、协同办公与知识管理过程分离等问题。本文对当前市场上的两大类知识管理产品进行研究，总结了中小知识型企业在知识管理方面现存的主客观问题及需求，并从知识管理流程的角度，提出了六项针对中小知识型企业协同知识管理系统的设计策略。

关键词：中小型企业；知识型企业；协同办公；知识管理

知识管理是对知识获取、整合、共享、应用、创新与保护的全过程的管理。现代管理学学者彼得•德鲁克认为：管理从本质上是用智慧代替鲁莽、用知识代替习惯、用合作代替强制，并预测大约在2030年左右，人们将逐渐进入“知识社会”。他认为知识管理中的复杂问题需要用协同的思想来解决，即通过协同知识管理（CollaborativeKnowledgeManagement，CKM），帮助企业传递工作经验，降低人才流失成本，防止出现人才断档，最终实现对企业运作成本的控制。知识管理软件系统是企业实现有效知识管理的重要技术手段与强有力的支撑，使用知识管理软件系统管理知识，会要求人们按照规定的管理方法和管理流程管理知识和获取知识，促进企业更加科学化、流程化地对知识进行管理1，从而降低企业内部项目工作成本，加快企业对外界需求变化的反应速度，并提升企业创新能力与竞争力。

一、协同知识管理产品现状分析

现有协同知识管理软件主要分为：针对大型企业的IaaS产品与针对小型组织的SaaS产品，两类产品在知识管理方式、产品功能架构以及适用场景方面具有显著区别。（一）IaaS企业协同产品的特点及优劣势。目前主流的IaaS（InfrastructureasaService，基础设施即服务）企业协同产品有蓝凌、泛微、金和、点击科技等，此类产品的功能包括知识管理、项目管理、工作流程管理、协同工作、信息管理等十余种，一般适用于中型或大型企业，其优点包括可根据不同企业具体需求开发，软硬件私有部署，安全性高，功能丰富，能满足企业各类工作场景需求。但目前市场上的协同产品更注重协同与办公自动化，对于知识管理的重视程度不足，只作为产品中的一个子功能模块进行开发。此类产品的知识管理方式有建立知识库、进行档案管理、数据中心、考试管理、知识排名等。虽然此类产品设置了知识管理功能模块，但在实际操作中该模块利用率较低，主要问题表现在：1.功能庞杂、用户体验差。系统功能复杂冗余，在界面和交互上缺乏吸引力，导致除了必要的工作流程外，用户并不愿意主动尝试其余模块；2.激励性不高、使用被动。系统没有设置相应的奖励机制或其他促进员工进行知识管理与共享的措施，导致用户之间互动性差；3.智能化管理程度低。企业信息与知识的管理局限于单纯存储与简单分类排序，知识内容难以被再次利用，用户需要搜索大量文件，并且逐一挑选，管理系统智能化不足，知识再利用效率低下；4.投资大、见效慢且定制化成本高。企业建设此类知识管理系统，需要从采集、整理知识开始，建立完备的知识管理平台周期长，成本高。（二）SaaS企业协同产品特点及优劣势。主流的SaaS（SoftwareasaService，软件即服务）产品有印象笔记企业版、Thoughs、语雀、石墨文档、有道云笔记等，其产品的主要特点是以数据资料的记录为主，只提供软件服务。且产品量级较轻、购买成本低、操作简单，但同样存在以下缺陷：1.知识管理与协同工作分裂。上述产品需要与多家三方软件进行联动，以达到协同工作与知识管理的衔接；2.功能较为局限。产品功能以文档的编辑与管理、共享为主，知识管理的功能模块不深入，使用范围受限；3.此类产品比较适合小型组织使用，随着企业规模扩大，知识管理和任务流程的日渐复杂，其管理的效率与有效性也将降低。同时，公有云端存储的方式也存在安全隐患。综合两类产品，发现IaaS产品主打软硬件一体，多为大型企业定制化开发，其较高的经济成本投入与较长的开发周期，都不适用于中小知识型企业灵活多变、资本有限的特点。而SaaS产品，虽然体量轻，功能精简，但对于知识管理的专业性不足，管理流程不完善，不足以支撑中小知识型企业的管理需求。

二、中小知识型企业的知识管理问题与需求

知识型企业是指以知识或知识型员工的智力资本为输入，以知识加工、知识创新和知识传播为主要活动，通过提供知识产品或知识服务来满足顾客的需求，进而实现知识价值最大化和追求可持续发展的有机体2。获取知识、降低知识管理成本、实现知识整合的标准化是影响此类企业发展的重要因素。（一）中小知识型企业知识管理问题。从客观角度来讲，中小知识型企业自身规模较小、人员较少、资源有限。而知识管理工作需要投入大量时间、人力与物力成本，且短时内收益不显著，企业难以认识到知识管理工作对于企业发展的重要性，或者即便认识到了，市面上现有产品也很难满足此类企业的特殊需求，从而导致企业内部知识财产分布散乱、管理工作无系统性以及知识再利用效率低等问题。从主观角度讲，由于企业在知识管理方面的认知局限，企业内的知识管理工作与项目工作分离。常表现为企业在某特定时间段内，对前期项目工作进行集中整理，容易因为结果导向的思维，出现项目工作细节的丢失的问题。因此在后续知识再利用环节，回溯过程困难，经验性的知识难以被标准化地利用。另一方面，企业内部的业务竞争与利己主义，也是知识共享难以实行的一大重要原因。在知识经济时代，企业的兴衰已不再单纯取决于其拥有的物质资本，还在于对知识和有效信息的积累和运用3。因此，开发一款面向中小知识型企业，且能为此提供轻量、专业、系统、平价、有针对性的协同知识管理产品成为迫切需求。（二）中小知识型企业知识管理需求分析。根据中小知识型企业相关的文献研究，选取中小知识型企业中具有代表性的三类进行研究，分别是设计创意类企业、教育培训企业、咨询服务企业。笔者对三类企业高层、中层、基层人员进行实地观察、问卷与访谈，总结得到以下共性需求：1.组织架构权限需求。根据企业内部组织架构特点，对不同层级成员进行相应的权限设置，以便于不同成员获取相应的知识内容；2.人力资源管理需求。包括成员能力水平评估，成员工作时间统计等，便于管理者快速调动人力，提升管理效率；3.工作进程与内容协同管理的需求。成员之间通过协同系统进行经验交流，并在规范化工作流程中实时对项目知识进行管理；4.精细化知识管理的需求。知识管理应从不同维度进行分类，达到精细化管理。一是对“人”，知识输入者、管理者、分享者等多种角色的精细化分；二是对“内容”，包含专业知识、经验、案例、外部资料等具体内容进行分类整理，从而形成一个多方参与、实时互动、结构清晰、形式灵活的知识管理体系；5.知识存储与智能化管理的需求。搭建企业专有知识库，知识库根据企业规模、业务特点、人员结构进行组建，一般由高层管理者进行构想与审核，由中层管理者进行落实，由员工层进行完善。最后形成专属于企业自身的知识库。