项目档案全文(5篇)

林业科技档案是在项目的实施过程中产生的资料。项目档案是项目实施过程中各项工作的真实记录，是国家和本省重要的林业科技信息资源，应按照集中统一管理的原则做好项目档案工作，确保项目档案的真实、完整、准确、安全和有效利用。为了有效保护和利用国家科技信息资源，要做好林业科技项目档案的管理工作。

一、现状及问题

近几年建瓯林业技术推广中心先后承担了大量的林业科技研究和推广项目。总的来说在项目推广和研究方面取得了很大成绩，项目运行正常、科技项目档案相对正常，科技项目示范作用彰显。但有些还存在项目档案建设滞后的问题。归纳起来主要存在以下问题：

（一）重业务轻档案，档案意识薄弱。

有些林业科技人员对不够重视档案工作，林业科技部门多少都存在着重业务轻档案记录的现象，没有把林业科技档案工作看作是林业项目建设中不可缺少的基础性工作，没有把收集林业科技档案作为自己的重要职责，而看作可有可无，说起来重要，忙起来不要。没有意识到林业科技档案是项目验收的重要组成部分，是项目管理的重要内容，是项目验收、项目监测、效益评价的重要依据，常常是到了要检查验收时临时报佛脚，加班加点东拼西凑闭门造车，使档案的真实性准确性完整性大打折扣。

（二）保障不足。

有的无人分管或只分工不真管，没有领导保障；有的不给足够的设备经费、业务经费，没有经费保障；有的不按规定设机构、给编制、定职能、配人员，没有行政保障等等。林业科技项目档案管理员大多是兼职的、没有专职管理员、单位没有给予培训学习的经费和机会，档案员没有更新知识的机会，直接影响到科技档案的收集、归档从而影响到林业科技项目档案的形成的质量。

【摘要】石油企业在经营管理的过程中产生了数量众多的工程建设项目，形成了大量的石油工程建设项目档案。这些工程项目档案内容繁杂、涉及范围广泛、时间跨度大，要想高效管理和使用这些档案资料，就必须制定科学规范的石油工程建设项目档案管理制度，采用有效的管理手段，提高项目档案管理的工作效率。因此，本文分析了当前石油工程项目档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出了相应的对策。

【关键词】石油工程；建设项目；项目档案；档案管理

一、石油工程项目档案管理工作存在的问题

（一）项目档案管理意识薄弱。长期以来，在石油工程项目管理中存在着重建设轻档案的问题。项目管理人员的档案管理意识淡薄，项目各参与方往往将注意力集中在工程进度的管理上，对项目建设过程中的档案资料收集与整理工作不够重视，造成重要的项目资料缺失，对工程项目的后续管理带来不便。由于对项目档案管理工作的重要性认识不足，有些项目管理人员没有将项目档案的收集与整理工作纳入项目建设流程，也没有对项目档案管理工作进行明确的职责分工，而项目施工人员的流动性较大，如果不设立专门的档案管理人员，就很难做到及时整理收集项目档案资料。而且，大型项目的建设单位众多，每个建设单位在施工过程中都会产生项目档案资料，如果缺乏统一管理，很容易造成项目档案资料不完整。（二）项目档案管理制度执行不力。近些年来，尽管国家相关部门制定并了一系列工程建设项目的档案验收规定，但部分工程建设单位对于工程建设项目档案验收管理制度宣传不力、要求不到位，加之项目建设周期长、施工单位多、水平参差不齐以及人员流动性大等问题，导致工程建设项目档案管理制度没有得到很好的落实，出现施工单位项目档案资料管理标准不一、管理制度不规范的现象。同时，一些建设单位并未将项目档案管理视作企业内部管理体系的重要一环，造成项目档案资料管理出现盲区。（三）项目档案管理分散。由于石油工程建设项目往往规模大、建设周期长、参与建设的单位众多，项目档案的形成周期长，种类多，管理项目档案的单位众多，档案管理分散等情况，导致项目档案容易出现信息遗漏、资料丢失，难以确保项目档案资料的完整性。（四）项目档案管理信息化程度低。石油工程建设项目的档案资料数量大，且变化频繁，导致相应的档案数字化工作量大。同时，石油工程建设项目档案资料中的图纸幅面大、保存时间长、蓝晒图纸字迹模糊，导致其数字化难度较大，从而限制了石油工程建设项目档案的数字化进程，造成项目档案管理的信息化程度低，影响了使用过程中的查全率和准确率。

二、基于信息化的油田档案管理策略

（一）强化档案管理意识，明确管理职责。在工程项目前期，建设单位就应该组织针对施工单位的档案管理相关规章制度的培训，提高施工单位人员对项目档案管理工作的重视程度，明确档案管理职责。同时，将石油工程建设项目档案管理工作整合到业务工作流程中，建立清晰的归档责任和考核指标。明确档案管理的职责，制定专门的档案整理收集人员，专门负责收集整理项目档案资料。除此以往，建设单位的档案管理人员应该加强与各职能部门的沟通与协调，主动跟踪工程进度，深度参与工程项目的建设，实时进行业务指导。（二）统一项目档案归档制度。在项目建设前期，建设单位档案管理部门应该就项目档案的归档对施工单位提出统一要求。按照国家出台的项目档案管理规范和项目档案资料编制规定，要求施工单位按照统一的要求制订档案资料整理归档实施细则，针对项目档案的归档范围、组卷要求、各单项工程归档时间等方面尽可能地给出具体要求，有效避免因各施工单位项目档案归档制度及文件编制规则的不同而造成项目档案资料归档不规范，对于施工单位提供的不符合要求的档案文件、图纸等资料应该要求返工修改。（三）与建设项目同步进行档案管理。建设单位要将项目档案的管理工作视作工程建设项目管理的重要组成部分，将档案管理工作贯穿于项目建设的全过程。要求档案管理部门与建设项目的进度同步进行档案管理工作，如发现问题应及时提出改进方案，负责工程建设项目的档案收集、整理、保管等工作，并对项目建设的各个阶段的档案收集与整理进行指导和监督，既要检查工程质量也要检查档案质量，确保工程项目档案的准确性、完整性。（四）加强项目档案管理的信息化建设。新形势下，石油工程建设项目档案的信息化管理是大势所趋。应根据现阶段的档案管理工作，充分重视项目档案管理工作的信息化程度，确定项目档案管理的信息化范围，优先对重点工程项目、使用频繁的项目档案进行数字化归档，建立相应的电子档案数据库，做好电子档案数据库的管理，逐步实现全部项目档案资料的数字化，提供网络查询、阅览服务，从而提高石油工程建设项目档案的利用效率。

三、结束语

1建设项目管理中档案管理的重要性

建设项目中的档案资料是工程的重要资料，项目档案既记录着工程建设过程中的史实，又是建设项目竣工后建设单位进行维修及改建等工作的重要依据，对建设项目的管理有很大的作用。为了能够保证建设项目档案的系统、完整、准确，促进建设项目管理中的档案管理规范化，提高建设项目档案管理水平，我国档案局制定了《重大建设项目档案验收办法》，大力开展建设项目档案管理的业务指导与执法检查活动。在《重大建设项目档案验收办法》中，规定档案验收是项目竣工验收必不可少的一项工作，没有经过项目档案验收或者项目档案验收不合格的建设项目，不能通过整个建设项目工程的竣工验收。由于项目档案验收对整个建设项目的竣工验收有着决定性的作用，充分体现了项目档案管理在整个建设项目管理中的重要性。因此，切实做好建设项目管理中的档案管理工作，是建设单位不可忽视的课题。

2现阶段建设项目管理中的档案管理现状

2.1建设项目管理中的档案管理意识薄弱

现阶段，很多建设项目单位的档案管理意识比较薄弱，没有充分认识到项目档案管理工作的重要性。在建设项目管理中，总是存在一种"重建设、轻档案"的思想，建设单位的领导及管理层都没有认识到建设项目档案是整个建设项目管理的重要依据，对建设项目档案管理缺乏责任感。尤其是在建设项目施工中，因为建设施工的任务比较重、项目较多，所以建设单位的领导层都比较重视工程施工的质量与进度等，往往忽视了建设项目的档案管理工作，没有将档案管理工作落实到位。建设单位通常在建设工程快要完工的时候，将档案管理纳入每日议程中，这样就不能够保证项目档案的准确性与真实性，从而影响到日后建设单位对建设档案的使用，对建设工程质量不能完全保证。

2.2项目档案管理的机制不健全，运行机制不完善

在重大建设项目施工建设中，涉及到的工程参建单位会比较多，比如说建设项目的法人、施工、设计等工程参建单位。由于建设单位的项目档案管理机制不健全，档案部门虽然制定了一系列档案管理规章制度，但是存在着形同虚设的现象，在工程建设中没有形成有效的管理机制，使得建设单位对档案管理制度的执行力不够。再加上建设总承包公司对建设项目的档案管理任务分配不明确，不能够很好的协调档案管理工作，不能形成良好的档案管理网络，对每个职能部门的职责划分不明确，部门之间缺乏一定的沟通与配合，这样就直接造成了建设项目的文件材料管理不顺畅，档案的完整性得不到保证，最后对建设项目的档案收集、整理及归档工作造成很大的影响，从而影响到建设工程质量。由于建设项目管理中档案管理的运行机制不完善，在建设项目开始建设时，建设单位很容易忽视项目档案的管理工作，从而忽视建设项目各个环节中文件及资料的形成、积累以及整理归档的过程；还可能导致大部分的资料分散在各个分包单位，在工程竣工时，如果建设单位没有提前去收集档案资料，等工程竣工之后，收集这些资料的难度更是难上加难；还可能造成工程建设的监督不足，建设单位没有按照国家的档案管理规定进行整理，监督不力，致使建设项目施工的档案资料收集零乱。

摘要：电力工程总承包项目档案管理，贯穿于工程项目建设的全过程，是工程建设中重要工作之一，也是工程项目竣工验收和移交的重要组成部分。本文依托工程管理经验，探讨总结了总承包项目档案管理手段和模式，供同行交流和参考。

关键词：工程；总承包；档案；管理

近年来，设计企业向工程公司转型，以其能发挥工程设计的主导作用，有效控制工期、有利于保证工程质量、有效地控制投资等明显优势，获得业主的青睐。工期短、成本低、质量高的优点正使许多建设单位在选择总承包方时，首选设计企业。在总承包工程项目施工中，按照国家、行业规范的有关要求，结合具体工程的实际情况相应开展工程项目的档案管理工作。

1工程总承包项目档案管理的组织实施

1.1明确归档范围。工程总承包项目从签订合同开始，首先明确合同各方在工程总承包项目文件材料归档范围。一是业主作为投资方，在工程项目委托设计单位总承包之前，已经开展了前期准备工作，如：征地、立项、资金筹措等，这些工作形成的文件材料应该由业主立卷归档。二是监理方形成的文件材料，是直接由监理单位进行收集、整理、归档并向业主移交。三是总承包单位负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作；指导、监督和检查分包单位项目文件材料归档情况；对分包单位提交的项目档案进行汇总、整理；项目竣工后向业主移交齐全、完整、系统的项目档案。四是分包单位负责收集、整理分包范围内形成的项目文件材料，接受总承包单位的检查、指导，并对归档的项目文件材料的完整性、准确性、系统性负责，在单位工程结束后，及时将单位工程档案向总承包单位移交，如果不及时移交，则视为此项单位工程没有结束。

1.2建立全过程管理体系。全过程管理是以总承包单位为管理核心，以国家、行业标准规范为管理依据，以制度、监督和检查为管理控制手段，在总承包单位以及项目建设、设计、施工、监理、分包等单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理模式。这一管理模式力图将工程项目建设档案管理贯穿于工程项目建设的全过程，确保工程项目建设中形成的每一份文件材料都处于受控状态。第一，项目前期准备阶段预先谋划。自工程立项开始，总承包单位就应将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程，着手开展档案文件材料的收集、积累和整理工作。总承包单位根据工程建设的内容、特点，结合具体单位工程、分部、分项工程划分和工程实施进度，制定工程档案工作的初步计划，明确档案工作管理体制，确定主管领导、归档标准、质量和进度要求等内容，建立档案工作组织机构，配备必要的工作人员。建立健全档案工作制度，制定档案管理的规范和办法，保证各分包单位、总承包单位各部门在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中有据可依。将档案管理纳入到合同管理之中，即在签订施工和设备采购合同时，对工程档案管理细节提出明确要求。第二，项目开工时统一标准。工程开工时，总承包单位应及时与业主方取得联系，以书面形式明确工程项目文件材料的收集范围、整理标准、质量要求和档案移交等事宜。要求各分包单位配备档案人员，建立覆盖全工程项目的档案管理网络。通过会议等形式，提高各分包单位对档案工作的认识，制发有关制度、标准到各分包单位，统一工作要求，明细档案的收集、归档和整理的范围、分类、编号等。明确总承包单位各部门以及各施工、监理等单位的档案工作职责，为工程项目实施过程中形成的大量文件材料的收集、整理和归档管理打好基础。第三，项目实施阶段实时监控。在工程项目实施过程中，将档案工作融入工程建设全过程，与工程实体质量同等重视。总承包单位在检查工程质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单位工程验收时，同时验收归档文件材料的完整程度与整理质量。将档案资料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设的计划管理工作，纳入施工管理考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责。建立工地现场档案室，推行预立卷制度。工程各阶段施工完成后，各分包单位应按档案管理的有关规定，将收集、整理好的档案及时向总承包单位档案室移交，并经档案室人员认真检查验收合格后，双方签字认可。检查验收的档案出现不完整、不准确、不符合规范要求的，归档单位必须拿回，进行整改后再重新归档，否则视为此项单位工程未完成，以保证档案的完整性与准确性。第四，项目竣工阶段总结反馈。总承包单位负责协调国家档案行政管理部门和行业主管部门，开展工程建设档案的专项验收。及时解决验收发现的问题，进一步完善档案质量，在整个工程项目档案移交前整改完善到位。第五，项目竣工后档案的移交。工程结束后，由总承包单位按照合同的规定，将工程建设全部档案同时向业主和生产运行等单位移交，并办理交接手续。还应按照本单位要求向本单位移交所需的工程建设档案。至此，工程总承包项目档案工作全过程的管理才算完成。

2工程总承包项目中档案管理应注意的问题

BT（BuildTransfer）即“建设—移交”，是项目建设领域采用的一种投资建设模式，项目发起人通过与投资者签订合同，由投资者负责项目的融资、建设，并在规定时限内将竣工后的项目移交项目发起人，项目发起人根据签订的回购协议分期向投资者支付项目总投资的过程。BT模式是随着我国经济体制改革的深入推进，在项目投融资建设领域出现的一种新的建设管理方式。与普通的建设项目相比，BT模式建设项目在管理体制、工作流程、运行模式等方面有自身特点，其档案管理工作面临诸多新的问题。为此，辽宁省档案局牵头开展了“BT项目档案管理模式的研究与实践”课题研究工作，有效地解决了BT项目档案管理责任主体不明确、业务指导不对称、档案安全保管及信息化建设等一系列问题，为BT项目档案管理提出行之有效的解决方案。该课题荣获2016年度国家档案局优秀科技成果二等奖。研究成果

1.明确监管职责，建立监管模型

BT项目各方在项目档案管理工作方面的监管职责为：(1)项目发起人负总责，承担BT项目档案规章制度制定、监督、指导工作，负责项目前期文件的收集、整理以及全部项目档案的最终接收工作。(2)BT项目投资方负责投融资过程、施工准备文件的收集、整理工作，负责各参建单位施工过程、竣工阶段、回购期间形成档案的监督、指导工作，以及回购前项目档案的接收、保管工作。(3)临时机构如征地拆迁办公室、建设指挥部、BT项目管理办公室等负责工作过程中形成文件的收集、整理工作。(4)勘察设计单位负责收集、整理勘察及设计过程中形成的设计文件。(5)施工单位负责本单项（单位或标段）工程施工过程、竣工文件等收集、整理工作。(6)监理单位负责收集、整理监理过程中形成的监理文件，同时履行审核项目竣工文件的完整、准确和案卷质量等情况的职责。

2.建立文件质量控制体系组织、机构控制

BT项目相关方要明确分管领导和部门，建立相应的档案管理机构，配备必要的专（兼）职档案人员，形成项目发起人、BT项目投资方、BT项目公司以及施工、监理等多级项目档案管理网络。如图2所示。制度控制。制定档案人员岗位责任制，将责任细化分解，落实到人；制定BT项目文件收集、整理、归档、保管、借阅等制度，以及照片、电子、光盘等不同载体文件的管理制度；将档案管理纳入项目建设基本程序和合同管理。过程控制。在项目前期、设计、施工等各阶段，要针对项目立项、批复、审查备案、勘察设计、施工、监理等过程中形成的文件材料进行收集，确保每一事项文件齐全，确保施工文件收集与施工过程同步进行。结果控制。BT项目完工，施工单位应将自己承担的单位工程或单项工程的施工过程文件材料在收集齐全、整理规范后，向BT项目公司归档；BT项目竣工，要启动竣工档案验收程序，重点对BT项目形成的各种形式和载体（音像、电子）档案的完整准确、真实有效以及签章手续等进行验收；BT项目回购结束后，BT项目公司要将项目档案按照要求向项目发起人或其指定单位完整移交。

3.提出验收移交办法交工验收

BT项目交工验收之前，BT项目发起人邀请第三方对BT项目投资方、BT项目公司等形成的档案进行综合评估，对评估中提出的问题进行整改后方可进行交工验收。交工验收由项目发起人组织，被验收的主体为BT项目投资方及参建方项目档案。档案验收。BT项目档案的验收工作应在BT项目竣工验收之前3个月内完成，由项目发起人按照项目管理审批（核准、备案）的权限向相应的档案行政管理部门提出申请，档案行政管理部门负责组织档案验收。没有通过档案验收的BT项目不得进行BT项目的竣工验收。移交时间。BT项目交工验收后的3个月内,由BT项目公司将项目档案移交给项目发起人或其指定的使用单位。创新点