智慧档案管理全文(5篇)

摘要：高校档案馆收集和集中各个阶段的重要活动、重要组织等文件内容，对高校本身的发展建设具有非常重要的意义。然而，随着科技的飞速发展，信息技术的广泛应用，给高校档案馆带来更多的发展机遇，也提出更多的历史挑战。创建智慧档案馆，加强档案信息的智能化、科技化，实现高校档案馆的信息化建设也成为目前的主要研究方向。本文结合智慧档案馆的相关要求，以大数据为基础，就高校档案馆的建设策略提出比较科学的建议。

关键词：高校档案；智慧档案馆；建设

0前言

高校档案作为高校工作的重要组成部分，它是高校建设和发展的全过程历史记录，对高校的发展具有重要的信息价值和参考意义。当前，随着社会经济的快速发展和高校发展建设内涵不断深入、范围不断扩大，高校档案信息资源的数量急剧增加，种类更加丰富，形式更加多样化[1]。高校档案管理水平，在很大程度上体现高校综合管理水平。一个管理水平高超的高校，其档案管理也必然超然卓越。面对浩瀚的档案数据内容，如何做好高校档案管理工作，如何充分发挥大数据优势，提高高校档案信息服务水平，增强高校档案信息工作的实效。建设智慧档案馆，让处于大数据时代洪流之中的高校档案馆发挥高校档案工作者“善假于物”的特点，运用大数据的思维模式改革传统高校的信息化管理，科学、高效地运用大数据技术，开创档案大数据智能化服务体系建设的新局面[2]，从而增强档案管理的有效性，为优化高校档案治理体系、提升高校档案管理水平奠定基础。

1高校档案管理信息化建设现状

根据近期高校档案馆信息化建设情况的统计，不少高校在档案信息化建设上投入大量精力并取得一定成效。以重庆市为例，据2021年重庆市教育系统档案事业统计数据，该市绝大多数高校进行实体档案数字化工作。尽管如此，但或多或少还存在某些问题，结合实际情况分析，主要表现为如下几种：

1.1档案管理传统化意识较重

机关后勤工作是党和政府工作的重要一环，机关后勤档案管理更是集政策、保密、专业于一身的繁杂工作。随着政府自身建设的加强，机关后勤服务工作已经从服务型和保障性的边缘职能向具有核心意义的建设、监管的中心职能转变。因此，推进机关后勤档案管理规范化、科学化，夯实新时代机关事务管理基础，建设现代化的后勤管理“大数据库”，进一步推进公共机构节能、办公用房、公务用车、接待服务、后勤服务等信息化平台建设，不断提升机关事务智能化水平，更好地做好政府机关服务显得尤为重要。

1机关后勤档案管理工作现状

一是后勤档案管理重要性持续强化。近年来，机关后勤档案管理工作取得重要进展，各级党委政府对档案工作的重视程度越来越高，各单位档案室建设日益标准，工作环境得到不断改善。二是档案管理信息化程度不断提升。档案工作的信息化建设有了新的发展，结合电子政务档案，档案管理系统软件逐步改版升级，档案工作信息化技术含量全面提升。三是档案培训专业化程度不断增强。对档案人员的培训工作细致深入，档案人员综合素质、专业化程度不断提高。四是后勤档案管理面临高质量发展新挑战。随着政府机关职能的转变、业务范围的不断拓展及部门间沟通交流的增多，机关后勤档案的信息数据呈现爆炸式增长，数据类型向多样化方向发展，档案管理工作内容发生了质的变化，档案管理者必须具备更专业的档案知识，掌握一定的信息技术处理能力，才能更加适应岗位的需求。

2机关后勤档案管理存在的问题

2.1机关后勤档案管理人员整体素质有待提升

现阶段机关后勤档案管理人员存在思想观念不与时俱进、专业化程度不高、档案管理效率较低的问题。档案管理工作者对自身的职业认同感较低，在实际工作中，部分档案工作者存在全局意识不强、开拓创新精神不足、对信息化专业知识钻研不深、在实践中提高自己的工作能力干劲不足等现象，这些落后的思想和行为降低了机关后勤部门档案工作的效率，对推进“服务型政府”的建设也造成了一定影响。2.2机关后勤档案管理与先进技术不接轨机关后勤单位目前仍然实行封闭式的服务体系，服务对象主要是政府里的机关干部，对外接触少，档案管理人员走出去培训和学习的机会不多，大多数单位机关后勤工作依旧遵循传统的老路，档案整理、登记、归类、存储方式缺乏科学方法和先进技术支撑，导致机关后勤档案管理服务功能发挥不足。

2.3机关后勤档案管理信息化制度体系不健全

1城建档案管理相关论述分析

城建档案是城市规划建设和管理的主要依据和条件，城建档案的管理水平是城市管理水平高低的衡量标准之一，是城市管理科学化的主要渠道[1]。城建档案优化管理，是城市人们正常生活的保障，人们生活中所涉及到基础设施建设档案的正确性与完整性，直接作用于人们的正常生活。城市档案是预防自然灾害，减少城市损失的重要基础。城建档案在社会主义经济发展过程中，占据举足轻重的地位，完整的城建档案是城市在破坏后及时恢复与重建的依据[2]。城建档案从科学的角度反映城市的发展规律，是城市科学研究与发展的重要信息资源。城建档案集中反映城市规划建设和管理的过程，对于城市规划与发展以及城市建设科学研究水平具有重要作用。1960年在城市建设基本建设档案规划中，明确城建档案范围包括工业建筑工程、民用建筑工程、交通运输工程、市政工程以及城市规划五分方面[3]。其中国城市规划档案包含城市基础设施建设档案、城市规划档案以及国土整治规划档案三大方面。城建档案管理工作具有综合性、完整性、专业性以及特殊性的特点，城市的本身就是一个综合体，城市规划的各项工作以城市为基础展开。基础设施项目在建设过程各项内容相互交错，通过单行工程互相配合，实现城市规划以及城市规划管理工作。基于城市规划的综合性，城建档案管理工作必须要与城市规划需求相符合。工程项目建设项目众多，涉及内容甚广，城市规划发展与建设需要基于城市的历史情况开展，因此档案在管理过程中应注重其完整性。城镇档案项目具有专业性特征，因此在开展管理工作时，必须要注重档案的专业区分，保证其专业性特点。城市规划中，以特殊性事件为对比，规避传统规划过程中存在的弊端[4]。因此城镇档案管理工作在开展过程中，应注其特殊性，为城市规划发展奠定基础。

2城建档案管理在城市规划中存在问题

2.1城建档案利用意识不强

城建档案伴随着城市的发展而产生，在城镇规划中发挥着重要作用。档案管理不仅在于保存，发挥档案信息价值才是档案管理工作的真谛。当下社会人们对档案利用意识较低，一定程度上影响城市现代化建设与发展。城建档案管理工作是城市现代化建设、改进以及管理的依据，在城市规划建设之前，将城建档案作为参考依据，避免及建设过程中产生不必要的浪费。由于我国城镇档案管理工作起步较晚，相关系统建设处于发展阶段，导致档案意识不强的现象产生。档案利用意识不强直接影响城镇档案作用的有效发挥，对城市规划产生一定负面影响。

2.2城建档案管理制度不健全

城建档案管理制度不健全的根本原因在于城建档案并没有形成行之有效的档案管理机构，导致档案管理的各项工作无法落实，行政执行力缺乏，档案管理组织系统与工作任务内容不符，难以形成上下统一，兼具系统性以及全面性的管理系统。基于此种管理体系，难以对城建档案管理工作进行专业的指导，使之与城市规划需求不匹配，难以发挥城建档案管理工作在城市规划中的重要作用。

摘要：在“互联网+”的信息化时代背景要求下，当前中职院校的档案管理工作亟需向数字化转型。本文从分析中职院校数字档案管理信息化的必要性、探究中职档案室加强数字档案信息化建设的切入点以及如何实现数字档案信息化建设的人才培养三个方面，阐述了中职院校数字档案信息化建设的必要性和有效路径。以期为当前中职院校数字档案信息管理工作的开展和工作者管理水平的提升提供参考借鉴，满足当前中职院校档案管理的建设需求。

关键词：互联网+；中职数字档案；信息化建设

中职院校数字档案信息化建设是中职“互联网+”信息环境下学校建设的重要内容，数字档案指的是通过计算机软件管理、共享、保存和利用的文件，而数字档案信息化指的是通过信息技术工具收集、处理、保存和共享档案资源，以实现档案管理的高效化和共享化。概言之，数字档案建设以信息化资源建设为中心，以电子档案的管理为重点，以互联网为基础，为学校教研及学生管理而服务，以拓展档案信息资源存储平台、扩大档案信息资源开放和有效利用为目标。随着“互联网+”理念在中职校园建设中的不断深入，以什么样的策略和方法实现学校档案管理水平的有效提升，促使中职院校档案建设向数字化、信息化转型，才能更好地履行档案管理的应用职能，已成为当下中职档案管理工作者必须思考的重要问题。

一、“互联网+”环境下学校数字档案信息化建设的重要性

随着互联网的普及与发展，档案管理的信息化和数字化已成为当下学校档案建设的主要趋势，已成为“互联网+”环境下的学校档案管理的新要求。实现中职院校数字档案信息化建设，能为“智慧校园”的建设形成助力，使学校的档案管理更具便捷性和高效性，同时也能有效提升中职院校档案管理工作者的业务能力创新意识。

1.促“互联网+”环境下的校园建设智慧化《全国档案事业发展“十五”计划》指出，档案信息化建设是当前档案事业发展的明确目标，随着“智慧校园”理念的不断深入，数字档案已成为智慧型学校管理服务的重要组成部分。此外，随着中职院校步入高速发展期，对学校档案资源的利用显得愈发重要。例如，中职院校的档案工作可以对院校的教学评估、队伍建设、师资规划、宣传教育等方面带来积极影响。“智慧校园”的建设与学校数字档案二者是相辅相成的关系，一方面智慧校园的建设能为数字档案信息化建设起到促进作用，另一方面，中职院校的数字档案建设也能推进智慧校园的建设。因此，中职院校的数字档案建设跟随着智慧校园的建设步伐，并为中职校园建设的转型和升级带来助力。

2.促进中职院校档案管理高效化观察传统的中职院校档案管理模式可发现，以往以手工操作、纸质资料保管为主的档案管理模式存在着诸多弊端。一是管理所需的时间成本较高，容易导致人力和物力的浪费；二是传统的单一化档案管理方法不利于信息的高效存储和提取，难以实现档案管理的规范化和科学化；三是中职学校档案库中有着大量的师生资料档案，固有的资料保管模式不利于开展对学校人员资料和信息的数据分析；四是单一化的纸质档案管理存在档案遗失的风险，若档案丢失则将对学校档案管理工作带来负面影响。反之，数字档案信息化能为当前的中职档案工作带来管理理念、管理模式和管理方法的极大转变。一是依托信息技术进行档案管理可以极大地缩短档案管理所需的时间，节约了时间成本；二是数字档案的建设能极大地降低档案管理的物力成本，让电子软硬件设施帮助工作者处理海量复杂的信息，使得档案管理工作更为高效；三是数字档案的建设便于对中职院校教师的职称、年龄、科研成果等数据进行分析，也便于进行学生学籍信息、在校和毕业情况等信息进行统计；四是中职院校有着大量的师生档案和科研资料，数字档案的建设能更好地实现资料备份和保密性存储，在一定程度上提升了中职院校档案管理的安全性和保密性。基于以上分析，在中职院校开展数字化建设已刻不容缓。

档案是人类社会活动的记录，档案管理是对人们在社会活动中形成的文件档案进行积累、收集、保管和利用的过程。博物馆是保护和传承人类文明的殿堂，是连接过去、现在、未来的桥梁。档案管理工作与博物馆都是在记录历史、传承文明、服务社会、造福人民，是党和国家事业发展不可或缺的基础性、支撑性工作。档案管理作为博物馆工作的重要组成部分，是推动博物馆事业发展的重要基石。纵观陕西历史博物馆（简称陕博）的发展，档案管理的重要作用就是最好的佐证。陕西历史博物馆筹建于1983年，1991年6月20日落成开放，是中国第一座大型现代化国家级博物馆，它的建成标志着中国博物馆事业迈入了新的发展里程，从此之后中国的博物馆事业进入了一个快速发展期。笔者在此以陕博为例，对博物馆里的档案管理工作的作用、成效以及如何进一步提升档案管理工作的水平作一梳理，并提出相应的对策。

一、档案工作概况

陕西历史博物馆的档案管理根据工作需求的不同分为综合档案室、人事档案室、学术档案室、陈列档案室、文物数据中心档案室等五个部分，由党政办公室、人力资源部、科研规划部、陈列展览部、信息资料部等五个相关职能部门分别管理。其一，综合档案室。综合档案室设立在党政办公室，是省级二级档案室。全馆各部室于每年4月底之前将归档的文件材料整理收集移交到综合档案室。档案材料主要有：馆发党委和行政文件，公函，纪要，会议记录，各类合同，各类收文，当年获奖证书，奖牌，完工的各类维修施工图纸资料和需要存档的其他资料。综合档案室根据文件形成规律，保持文件之间的有机联系并区分不同价值进行归档整理，统一编号，编写检索工具和卷宗介绍，为后期查阅和利用提供方便。其二，人事档案室。人事档案室设立在人力资源部。保管全馆在职人员、离休、退休人员等人员档案；根据人事档案管理要求：收集、鉴别和整理人事档案材料；建立人事档案名册，办理人事档案查阅、接收和转递；登记人员职务、工资的变动情况。并根据单位人员变动及时核对、整理、归档。其三，学术档案室。学术档案室设立在科研规划部。保管范围主要包括四类学术活动过程中形成的具有保存利用价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录：陕博承担的课题研究、以陕博为主、外协为辅的科研课题，从课题的申请到完成科研成果，进行鉴定验收，申报奖项和推广运用的全过程；陕博学术会议、讲座和沙龙等交流活动；对外学术交流与合作考察、研究课题；陕博专业技术人员学术成果登记和统计。其四，陈列档案室。陈列档案室设立在陈列展览部，是陈列展览工作的原始记录和对陈列展览作品知识产权的确认与见证。保管范围主要包括：陈列大纲（陈列方案），陈列形式设计图，展览实景，展品照片、录像，有关借展、设计、施工的协议书，有关展览的学术文章、书籍、图录、光盘、宣传册；新闻宣传稿、新闻媒体对展览的宣传报道；展览开幕式（议程、嘉宾名单、致辞）及嘉宾、观众参观的文字和影像资料；讲解稿；观众意见；有关展览的文化产品资料；陈列展览总结。其五，文物数据中心档案室。文物数据中心档案室设立在信息资料部柜。保管范围主要包括：文物采集初审数据、及证明相关资料、文物数据的主要指标打印备份、文物数据信息分别进行机器备份、移动硬盘备份、光盘备份。

二、档案工作的作用与成效

多年来陕博通过“分类保管、有序集中”的原则部署档案工作，使得档案材料得到科学保管、合理利用，积极有力地推进了博物馆的整体工作。综合档案室对全馆档案统一管理，对于各部门归档材料的收集范围、归档时间和归档要求有明确的制度和规定。人事档案室、学术档案室、陈列档案室、文物数据中心档案室按照各自职能特点，做好日常档案材料的收集、整理工作。其作用与成效主要表现在：一是作为文化窗口影响力更强。陕博自2017年以来年均接待观众280万人次，现已成为“讲好陕西故事彰显陕西形象”最主要的文化窗口之一，在全国乃至国际上具有较高知名度和影响力。二是人才队伍建设成效显著。在选人用人方面通过科学设置、严格程序、公平公正的选拔与使用人才，其做法主要是：积极引进人才；输送陕博内部人才外出学习；做好后备人才储备工作。选拔任用能干事敢担当有作为的干部，并培养干部人才梯队，在促进干部队伍年轻化等方面取得了重要成效。三是陈列展览屡获大奖。近三年来举办境内展览（馆内展览、全国巡展）50余个，跨境交流展近10个。其中原创专题展览先后4次获得“全国博物馆十大陈列展示推介精品奖、国际及港澳台合作奖”，累计获奖情况在国内文博界创造了纪录。四是文保科研成绩突出。成功申报“馆藏壁画保护修复与材料科学研究国家文物局重点科研基地”“陕西省博士后创新基地”；组织编撰的《陕西省志•文物志》荣获陕西省第十三次哲学社会科学优秀成果（著作类）一等奖；出版发行的《文博》学术期刊成功晋级全国中文核心期刊行列。《文博讲坛》《历博讲坛》等成为业内广泛认可的学术讲座品牌。五是信息资源建设转型发展。积极推进“互联网+博物馆”“互联网+文物教育”计划，探索AI、AR、VR等现代技术与博物馆展示传播相结合。大力发展云展览，特别是2020年肺炎疫情以来，利用陕西数字博物馆云展览平台推出了144个博物馆虚拟展馆、125个数字专题展览、900余件文物云介绍、145个线上专题讲座和省内百家博物馆的线上讲读平台，举办国内首个关于疫情主题的线上展览“陕西省抗击肺炎疫情电子见证物虚拟展”。

三、关于进一步提升档案管理工作的思考

面对新时期、新形势、新任务，档案工作如何在博物馆事业发展中起到更好的助推与支撑作用，笔者特作以下思考与探讨，并提出以下措施与对策。一是加强档案管理人员培养及引进。档案工作具有专业性和特殊性两项要求，搞好档案工作既需要档案管理人员专业能力强，同时还要把政治思想过硬放在首位考虑。档案管理人员必须具备坚定执行党的政治路线，严格遵守政治纪律和政治规矩，在政治立场、政治方向、政治原则、政治道路上同党中央保持高度一致。因为这个岗位对工作人员要求高，陕博专业的档案人员始终缺少，经过多年培养的人才因为工作需要及个人原因不断地转换到其他岗位任职，致使档案部门的工作受到了不同程度的影响。要从根本上解决这个问题，笔者以为陕博应在设置岗位外招及内部人员培养上下功夫，各档案室应保障2名专职档案管理人员，才能更好地开展档案管理工作。因为，人的因素第一，只有科学设置岗位，合理配置人员，积极调动档案管理人员的能动作用，这是档案事业发展的基础。二是加强档案利用编研能力。陕博作为国家一级博物馆，是中国博物馆进入快速发展的标志。在档案编研工作上由于档案人员配备不够、精力不足，制约了档案编研工作的开展，即或开展的编研课题也存在深度不够的问题。博物馆主流是文博科研工作，藏品研究成果丰富，非主流专业关注的人少，科研成果也少。陕博应为每年的科研课题做出规划，拓宽学术视野，应该将档案科研纳入科研规划，制定灵活的奖励制度，鼓励、调动博物馆工作者尤其是年轻人的积极性和创造性，培养更多人关注、了解档案工作，从档案中发掘课题，提升陕博综合学术影响力，把“一个博物院就是一所大学校”的重要指示精神真正落到实处。三是探索智慧档案运用。智慧博物馆是陕博近年来关注的方向。智慧保护是基础、智慧管理是核心、智慧服务是目的。近几年，陕博不断升级运用OA系统实现办公综合管理，极大地提高了工作效率，从而对系统和资源进行了有效整合。但是由于档案工作的特殊性，始终没有实现与馆内OA系统的对接。应尽快开发符合功能要求的管理系统，为推进档案材料的收集、档案查阅审批程序等方面提升档案服务功能，有效运用“数据”从而实现“人”与“物”之间的可视可触，加快档案智慧化进程，从而进一步优化档案管理工作，促使档案工作与陕博快速发展相匹配、相适应。谆谆教导我们:“档案工作确实要由封闭向开放，由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”作为博物馆的档案工作者理应顺势而为，创新工作模式，探索新思路、新方法，我们应该把目标放在“不仅是历史的保存者和记录者，也是当代中国人民为实现中华民族伟大复兴的中国梦而奋斗的见证者和参与者”，紧密结合博物馆内在运行规律和今后发展方向进行思考和探索，切实把档案工作做实、做细、做深、做好，为助力博物馆事业加速发展与腾飞贡献力量。